Rédiger un cahier des charges intranet : guide pour un projet réussi + Modèle prêt à l’emploi

Rédiger un cahier des charges intranet : guide pour un projet réussi + Modèle prêt à l’emploi

Rédiger un cahier des charges intranet : guide pour un projet réussi + Modèle prêt à l’emploi

La mise en place d'un intranet peut transformer la communication interne et la collaboration au sein de votre entreprise. Grâce à des outils comme Lively software, il est possible de centraliser les informations, améliorer la productivité, et faciliter le partage de données. Mais pour garantir le succès de ce projet intranet, il est essentiel de bien planifier et de rédiger un cahier des charges structuré. Ce document permet de définir clairement les besoins et spécifications, de faciliter la sélection de la solution technologique et de suivre les étapes du projet.

Dans cet article, nous vous accompagnons dans la création d’un cahier des charges pour la mise en œuvre de votre intranet. Nous vous expliquons l’importance de ce document, ce qu’il doit contenir, et nous vous proposons un modèle à télécharger pour vous guider dans la mise en place de votre propre projet.

Notre modèle prêt à l’emploi est téléchargeable gratuitement en bas de l’article

Pourquoi un cahier des charges pour un projet intranet est-il indispensable ?

Un cahier des charges intranet est un document indispensable qui regroupe toutes les informations clés nécessaires pour le bon déroulement du projet. Ce document définit les objectifs, les attentes fonctionnelles, les besoins techniques ainsi que les contraintes budgétaires et temporelles. Chez Lively Software, nous avons constaté que les entreprises qui rédigent un cahier des charges détaillé bénéficient d'une meilleure adoption et d’une intégration fluide de leur intranet.

Un bon cahier des charges vous aide également à anticiper les défis potentiels tout au long du projet, tout en vous assurant que la solution déployée correspond exactement à vos attentes.

Les éléments clés d'un cahier des charges intranet

  1. Définition des objectifs de votre solution intranet

    définition objectifs intranet

    Avant de démarrer votre projet, il est crucial de clarifier les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre intranet. Voulez-vous améliorer la communication interne ? Centraliser les informations RH ? Créer un espace collaboratif pour vos équipes ? Chaque objectif défini aidera à guider les décisions technologiques et fonctionnelles tout au long du projet.

  2. Identification des utilisateurs cibles de votre plateforme de communication

    définition utilisateurs cible de l’intranet

    L'intranet doit être conçu pour répondre aux besoins spécifiques de ses utilisateurs. Cela peut inclure différentes catégories de collaborateurs, comme les équipes opérationnelles, les cadres, etc. En identifiant précisément les différents groupes d’utilisateurs, vous pourrez définir les fonctionnalités et les droits d’accès nécessaires pour chacun.

    Par exemple, certains utilisateurs pourraient avoir besoin d’accéder aux modules de gestion des documents, tandis que d’autres se concentreront davantage sur la communication ou la gestion de projets collaboratifs.

  3. Fonctionnalités et spécifications techniques de votre plateforme intranet

    fonctionnalités clés de l’intranet

    Une fois les objectifs et le public cible déterminés, il est temps de lister les fonctionnalités et les spécifications techniques requises pour le projet. cela peut inclure :

    1. Fil d’actualité pour diffuser en temps réel les informations
    2. Agenda partagé pour une gestion simplifiée des réunions, événements, etc.. Et une meilleure synchronisation
    3. Annuaire RH pour gérer facilement les contacts et équipes
    4. Espaces collaboratifs pour chaque service ou projet
    5. Mises à jour automatisées avec des widgets dynamiques, comme l’accueil des nouveaux collaborateurs ou les contacts clés
    6. Sécurité et protection des données conformes aux normes RGPD
    7. Gestion des droits d’accès selon les rôles et responsabilités.

    Assurez-vous de bien différencier les besoins fonctionnels (ce que l’intranet doit permettre de faire) des besoins techniques (les solutions technologiques qui permettent de répondre à ces besoins).

  4. Mesures de performance et indicateurs clés de l’intranet (KPIs)

    kpi à mettre dans un intranet

    Pour évaluer le succès de votre intranet, vous devez définir des indicateurs de performance (KPI). Parmi ceux-ci, vous pouvez inclure le taux d’adoption par les collaborateurs, le niveau d’engagement, le nombre de connexions quotidiennes, ou encore la rapidité d’accès aux documents. Chez Lively Software, des outils de suivi en temps réel vous permettent d'évaluer ces performances directement depuis le tableau de bord et d’exporter ces éléments.

  5. Calendrier et budget de mise en place de la solution intranet

    budget et calendrier prévisionnel d’un projet intranet

    Comme pour tout projet d'envergure, la définition du budget et du calendrier est une étape indispensable. Cela permet de planifier les ressources nécessaires et d'assurer que le projet reste dans les limites financières et temporelles établies. Un calendrier clair avec des jalons précis permet de suivre l'avancement du projet et de garantir sa bonne exécution.

    Avec une solution comme Lively Software, votre projet d’intranet peut être déployé en aussi peu que 3 mois ! De la conception à la mise en ligne, Lively simplifie chaque étape. Nous pouvons vous accompagner également pour définir votre budget en fonction de vos besoins spécifiques et de l'envergure de votre projet. Vous pouvez consulter notre page des tarifs pour plus d’informations.

Ce que doit contenir concrètement un cahier des charges intranet

Pour réussir la rédaction de votre cahier des charges intranet, voici les principales sections à inclure :

  1. Présentation du projet et de l’entreprise
    • Objectifs globaux et raison d’être du projet intranet
    • Spécificités de l’entreprise
    • Publics cibles (employés, équipes spécifiques, etc.)
  2. Besoins fonctionnels
    • Liste des fonctionnalités attendues (annuaire d’entreprise, gestion des événements, espace de collaboration, flux d'actualités, etc.)
    • Fonctionnalités spécifiques à intégrer (intégration Microsoft Teams, outils RH, gestion des documents,etc.)
  3. Contraintes techniques
    • Infrastructure existante (serveurs, cloud, etc.)
    • Compatibilité avec les outils actuels
    • Sécurité et RGPD
  4. Planning et budget
    • Phases de développement (conception, tests, déploiement)
    • Budget alloué
    • Délai de réalisation
  5. Suivi et évaluation
    • Critères de performance
    • Processus de formation et d’adoption des utilisateurs

Les erreurs à éviter lors de la conception du cahier des charges d’un intranet

Lors de la conception du cahier des charges, certaines erreurs peuvent compromettre la réussite de votre projet intranet. Voici quelques points à surveiller pour vous assurer que votre cahier des charges est complet et adapté :

  1. Ne pas impliquer les utilisateurs finaux : Un intranet doit répondre aux besoins réels de ses utilisateurs. Dès la phase de rédaction du cahier des charges, il est essentiel de consulter les équipes concernées pour éviter de créer une plateforme qui ne correspond pas à leurs attentes.
  2. Sous-estimer la gestion du contenu : Un intranet sans une stratégie claire pour la gestion du contenu risque de devenir inutile. Prévoyez dans votre cahier des charges des processus de mise à jour réguliers et identifiez les responsables de chaque section.
  3. Ignorer les aspects de sécurité et de confidentialité : Le respect des normes de sécurité, notamment la RGPD, doit figurer dans votre cahier des charges. Protéger les données sensibles est primordial, surtout dans les secteurs soumis à une forte régulation.
  4. Manquer d’accompagnement dans le temps : Un intranet est un projet en constante évolution. Votre cahier des charges doit prévoir un plan d’accompagnement et de mise à jour continue pour garantir que votre intranet reste pertinent et utilisé.

Téléchargez votre modèle de cahier des charges

Pour vous aider à démarrer votre projet intranet, nous mettons à votre disposition un modèle de cahier des charges intranet prêt à l’emploi à télécharger gratuitement. Ce modèle est conçu pour vous guider pas à pas dans la définition de vos besoins, des fonctionnalités attendues et des spécifications techniques.

Lively : Faites passer votre projet intranet à l’étape supérieure

Lively Software est la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent propulser leur projet intranet au niveau supérieur. Avec une interface conviviale, des fonctionnalités de collaboration avancées comme le fil d'actualité et l'agenda partagé, ainsi qu'une sécurité renforcée, Lively Software permet d’améliorer la communication interne et la productivité de votre organisation.

Conclusion

Un cahier des charges intranet bien rédigé est essentiel pour assurer la réussite de votre projet. Il permet non seulement de définir clairement vos objectifs et besoins, mais également de faciliter la collaboration entre les parties prenantes et de respecter les contraintes de temps et de budget.

N’hésitez pas à télécharger notre modèle et à adapter son contenu en fonction de votre organisation et de vos spécificités. Un bon intranet commence toujours par une bonne préparation !

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