Lorsqu'une collectivité territoriale lance un projet d'intranet, une question revient
rapidement : quelles fonctionnalités faut-il réellement
intégrer ? Entre les besoins
des agents de terrain, les attentes des services RH, les contraintes techniques et
les nombreuses options proposées par les éditeurs, il n'est pas toujours simple de
faire les bons choix.
Les choix à faire dépendent avant tout du contexte de chaque collectivité :
sa
taille, les métiers représentés, la part d'agents de terrain, les outils déjà en
place ou encore son niveau de maturité numérique
. Intégrer des fonctionnalités qui ne
répondent pas aux usages réels des agents peut freiner l'adoption de l'intranet et
complexifier inutilement sa mise en œuvre.
Comme nous l'expliquons dans notre article
Intranet en
mairie : ce qui fonctionne vraiment dans les collectivités, la réussite d'un
projet d'intranet en mairie repose surtout sur une bonne compréhension des besoins
des utilisateurs et une préparation rigoureuse dès la phase de cadrage.
Dans cet article, découvrez une méthode simple et concrète pour choisir les
fonctionnalités les plus adaptées à votre mairie et préparer efficacement votre
projet d'intranet.
L'essentiel en 4 étapes :
Pour sélectionner les fonctionnalités les plus pertinentes
pour votre intranet en collectivité, suivez ces quatre étapes clés :
Sommaire
- Étape 1 : Identifiez les besoins de vos agents
- Étape 2 : Priorisez les fonctionnalités de votre futur
intranet
- Étape 3 : Vérifiez la faisabilité technique des
fonctionnalités retenues
- Étape 4 : Formalisez vos choix dans votre cahier des
charges
- Les erreurs les plus fréquentes lors du choix des
fonctionnalités d'un intranet en collectivité
- En résumé
- FAQ
Étape 1 : Identifiez les besoins de vos agents
La première étape d'un projet d'intranet en collectivité consiste à identifier
les besoins de vos agents. Une fonctionnalité n'est pertinente que si elle
répond à un usage concret et facilite le quotidien des utilisateurs.
Avant d'établir votre liste de fonctionnalités, posez-vous quelques questions
essentielles :
- Quelles informations les agents doivent-ils consulter en priorité ?
- Quels documents doivent être accessibles rapidement ?
- Quels échanges souhaitez-vous faciliter entre les services ?
- Quels sont les besoins spécifiques des agents de terrain ?
- Quelles tâches pourraient être simplifiées grâce à l'intranet ?
- Quels outils les agents utilisent-ils déjà et quelles fonctionnalités sont
déjà couvertes afin d'éviter les doublons ?
Cette réflexion permettra de poser les bases d'un portail agent plus facilement
adopté par les utilisateurs et de renforcer durablement la communication interne
de votre mairie.
-
Exemples de besoins selon les profils d'utilisateurs
| Profil |
Besoin principal |
Fonctionnalités à privilégier |
| Agents de terrain |
Accéder facilement aux informations, même sans adresse e-mail
professionnelle ou poste informatique individuel. |
Application mobile, notifications, actualités, etc. |
| Agents administratifs |
Retrouver facilement les documents, procédures et contacts. |
Gestion documentaire, moteur de recherche, annuaire, etc. |
| Managers |
Informer leurs équipes et partager des ressources. |
Publications ciblées, communautés, espaces collaboratifs, etc.
|
| Ressources humaines |
Centraliser les informations RH et simplifier les démarches. |
Espace RH, formulaires, gestion documentaire, etc. |
| DSI / Administrateurs |
Sécuriser et administrer la plateforme. |
Gestion des droits, authentification (SSO), intégration avec les
outils existants, gestion des comptes, sécurité des données,
statistiques, etc. |
Conseil pratique : lors de vos
ateliers
de recueil des besoins, demandez aux agents quelles informations ils
recherchent le plus souvent, quelles difficultés ils rencontrent au
quotidien et quels outils ils utilisent déjà. Les fonctionnalités à intégrer
dans votre futur intranet découleront naturellement de leurs réponses.
Étape 2 : Priorisez les fonctionnalités de votre futur intranet
Une fois les besoins de vos agents identifiés, il est temps de définir quelles
fonctionnalités intégrer dès le lancement et lesquelles pourront être déployées
par la suite.
L'objectif n'est pas de tout mettre en place dès le premier jour,
mais de concentrer vos efforts sur les fonctionnalités les plus utiles. Cette
approche facilite le déploiement de votre intranet, favorise son adoption et
permet de faire évoluer la plateforme au rythme des besoins de votre commune.
Classez les fonctionnalités en trois niveaux de priorité
Pour simplifier vos arbitrages, classez chaque fonctionnalité dans l'une des
catégories suivantes :
- Phase 1 : les fonctionnalités indispensables pour le lancement de votre
intranet.
- Phase 2 : les fonctionnalités qui viendront enrichir l'expérience
utilisateur après les premiers mois d'utilisation.
- Phase 3 : les fonctionnalités d'évolution qui accompagneront la montée
en maturité de votre projet.
Pour déterminer dans quelle phase intégrer chaque fonctionnalité, posez-vous les
questions suivantes :
- Combien d'agents seront concernés ?
- Cette fonctionnalité sera-t-elle utilisée régulièrement ?
- Quel sera son impact sur le quotidien des agents ou sur les processus de la
collectivité ?
- Est-elle indispensable dès le lancement ?
- Sa mise en œuvre nécessite-t-elle des intégrations techniques ou des
ressources importantes ?
Exemple de répartition des fonctionnalités par phase
| Phase |
Exemples de fonctionnalités |
| Phase 1 : indispensable au lancement |
Actualités, annuaire, gestion documentaire, application mobile
|
| Phase 2 : pour enrichir l'expérience
utilisateur |
Communautés, espaces collaboratifs, formulaires RH |
| Phase 3 : pour faire évoluer l'intranet
|
Intégrations avancées avec le SIRH ou d'autres logiciels
métiers, automatisations, fonctionnalités spécifiques |
Cette méthode vous aidera à construire un projet d'intranet cohérent, réaliste et
évolutif, tout en tenant compte des besoins de votre organisation et de vos
contraintes de mise en œuvre.
Pour vous aider à faire les bons choix dès le lancement, nous avons préparé
un
modèle de définition des fonctionnalités de votre futur intranet en mairie
. Ce
document prêt à remplir vous permet de comparer les besoins de vos différents
métiers, d'attribuer un niveau de priorité à chaque fonctionnalité et de
préparer efficacement vos échanges avec les éditeurs.
Étape 3 : Vérifiez la faisabilité technique des fonctionnalités retenues
Avant de valider définitivement les fonctionnalités de votre futur intranet en
collectivité, assurez-vous qu'elles sont compatibles avec votre environnement
informatique et les ressources dont vous disposez. Une fonctionnalité peut être
pertinente sur le papier, mais s'avérer complexe à mettre en œuvre si certains
prérequis n'ont pas été anticipés.
Voici quelques questions à vous poser avant de finaliser votre sélection :
- Les fonctionnalités sont-elles compatibles
avec vos outils existants
(Microsoft 365, SIRH, AD, etc.) ?
- Les agents de terrain pourront-ils
accéder facilement à l'intranet depuis
leur smartphone ou leur tablette ?
- Les droits d'accès et l'authentification unique (SSO)
répondent-ils à vos
exigences de sécurité ?
- Votre organisation dispose-t-elle des ressources nécessaires pour
administrer
la plateforme
au quotidien ?
- Qui sera chargé de publier, valider et mettre
à jour les contenus, et
comment ces rôles seront-ils répartis entre la communication, les RH et la
DSI ?
L'objectif n'est pas de résoudre immédiatement tous les aspects techniques, mais
d'identifier les éventuels points de vigilance avant le lancement du projet.
Cette anticipation facilitera les échanges avec les éditeurs et vous aidera à
choisir un logiciel intranet adapté aux contraintes de votre collectivité
territoriale.
Étape 4 : Formalisez vos choix dans votre cahier des charges
Une fois les fonctionnalités de votre futur intranet en collectivité
sélectionnées, priorisées et validées sur le plan technique, formalisez-les dans
votre cahier des charges d'intranet. Si vous ne l'avez pas encore rédigé,
consultez notre guide complet sur le
cahier des charges
d'un intranet en mairie et en collectivité avant de comparer les
solutions proposées par les éditeurs.
Pour chaque fonctionnalité, indiquez notamment :
- l'objectif recherché ;
- les utilisateurs concernés ;
- le niveau de priorité (Phase 1, Phase
2 ou Phase 3) ;
- les contraintes techniques ou les
besoins d'intégration identifiés.
En documentant clairement ces éléments, vous obtiendrez des réponses plus
précises de la part des éditeurs et faciliterez l'évaluation des différentes
solutions d'intranet.
Pour vous accompagner dans cette étape, téléchargez notre modèle de cahier des
charges intranet en mairie. Vous y retrouverez un document prêt à remplir pour
formaliser vos besoins, prioriser les fonctionnalités, identifier les contraintes
techniques et préparer efficacement vos échanges avec les éditeurs.
Les erreurs les plus fréquentes lors du choix des fonctionnalités d'un intranet
en collectivité
Même avec une méthode claire, certaines erreurs reviennent régulièrement dans
les projets d'intranet en mairie. Les identifier en amont vous permettra de
faire les bons choix, de favoriser l'adoption de votre intranet et d'éviter des
ajustements coûteux après son déploiement.
-
Vouloir tout intégrer dès le lancement :
privilégiez une approche progressive en déployant d'abord les
fonctionnalités essentielles.
-
Choisir les fonctionnalités en fonction de
l'éditeur : partez toujours des besoins réels de vos agents, pas
du catalogue de fonctionnalités.
-
Oublier les agents de terrain :
assurez-vous que l'intranet répond aussi aux usages des agents sans poste
informatique.
-
Négliger l'expérience mobile : une
application mobile est essentielle lorsque de nombreux agents ne disposent
pas d'un poste informatique individuel. Elle garantit un accès simple à
l'information, où qu'ils se trouvent.
-
Sous-estimer la gouvernance de
l'intranet : anticipez la gestion des contenus, des droits d'accès
et l'administration de la plateforme dès le début du projet.
En résumé
Les fonctionnalités de votre intranet auront un impact direct sur son adoption
par les agents et sur la réussite de votre projet. Bien choisies, elles
renforcent la communication interne, facilitent la diffusion de l'information,
favorisent la collaboration entre les services et font de votre intranet un
véritable outil du quotidien pour l'ensemble de vos agents.
FAQ
Quelles fonctionnalités sont les plus utilisées dans un intranet en mairie ?
Les fonctionnalités les plus utilisées sont généralement
les actualités,
l'annuaire, la gestion documentaire, les notifications push et l'application
mobile
, qui facilitent l'accès à l'information pour l'ensemble des agents.
Peut-on ajouter de nouvelles fonctionnalités après le lancement de
l'intranet ?
Oui. La plupart des projets d'intranet en collectivité évoluent
progressivement.
Il est recommandé de lancer une première version avec les
fonctionnalités essentielles, puis d'enrichir la plateforme en fonction des
nouveaux besoins et des retours des utilisateurs.
Une application mobile est-elle indispensable ?
Lorsque votre mairie compte des agents de terrain sans poste informatique,
une application mobile est essentielle
pour diffuser les informations
importantes et favoriser l'adoption de l'intranet.
Comment comparer plusieurs solutions d'intranet en collectivité ?
Comparez les solutions selon leur capacité à répondre à vos besoins
fonctionnels, leur simplicité d'utilisation, leurs possibilités
d'intégration (Microsoft 365, SIRH...), leur sécurité et leur facilité
d'administration.
Combien de temps pour définir les fonctionnalités d'un intranet ?
Cette phase dépend de la taille de votre collectivité. En pratique, quelques
ateliers avec les principaux métiers permettent généralement d'identifier
les besoins, de prioriser les fonctionnalités et de préparer efficacement le
cahier des charges intranet.
