Comment améliorer votre gestion documentaire grâce à votre intranet nouvelle génération ?

La digitalisation des entreprises comporte de nombreux avantages, elle a notamment permis de simplifier les procédures de gestion documentaire. Pourtant, cette digitalisation s’accompagne également d’une démultiplication des canaux : les documents sont partagés au format papier, par mail, sur le drive… Vous pouvez rapidement vous retrouver submergés et perdre du temps au quotidien à rechercher un document en particulier. C’est là que votre intranet nouvelle génération entre en jeu : centraliser et triez vos documents sur une plateforme unique pour mieux vous y retrouver !

Les avantages de Lively pour votre gestion documentaire

De nombreux documents circulent chaque jour au sein de votre entreprise et vos collaborateurs peuvent rapidement se retrouver submergés par leur nombre si leur gestion n’est pas encadrée. La première étape pour mieux gérer le flux de documents est de passer au tout numérique afin de limiter les canaux de transmission. Néanmoins, cette solution n’est pas toujours suffisante si vos collaborateurs n’utilisent pas les mêmes moyens de communication. Opter pour un intranet nouvelle génération vous permettra de centraliser tous vos documents sur une seule et même plateforme, ce qui comporte de nombreux avantages.

Les avantages de Lively pour votre gestion documentaire

L’une des conséquences majeures de la démultiplication des canaux de transmission est la perte de temps qu’elle engendre. La recherche d’un document précis peut être laborieuse si l’on ne sait pas sur quelle plateforme il se trouve. Grâce à l’intranet nouvelle génération, vos collaborateurs n’auront plus à se poser cette question : tous les documents utiles y sont accessibles en quelques clics !

Améliorer la diffusion

Les documents importants et utiles à l’ensemble des collaborateurs, tels que les notes de service et les documents RH, peuvent être mis en avant sur votre intranet ! Vos collaborateurs y auront accès au démarrage de leur poste de travail et pourront les retrouver aisément à tout moment pour s’y reporter.

Cibler les personnes concernées

En plus de pouvoir diffuser certains documents à l’ensemble des collaborateurs, l’intranet nouvelle génération vous permet de créer des communautés sur lesquelles vous pourrez partager des documents qui ne s'adressent qu’à une partie de l’entreprise. Ainsi, vous ferez gagner du temps aux autres collaborateurs qui n’auront pas à trier des documents qui ne les concernent pas. L'arborescence de documents présente au sein des communautés permettra aux utilisateurs de retrouver rapidement l’ensemble des documents qui concernent une équipe ou un projet.

Les outils pensés par notre équipe pour vous accompagner au quotidien

Avec notre suite logicielle Lively, nous avons pour objectif de placer l’utilisateur au cœur du processus de développement. Nous cherchons à concevoir un outil qui réponde au mieux à vos besoins : il deviendra ainsi un réel allié pour vos collaborateurs ! C’est dans cette optique que nous avons conçu de nombreuses fonctionnalités qui simplifieront vos activités quotidiennes.

Le bar à documents

Derniers documents consultés, documents récemment ajoutés sur la plateforme : retrouvez aisément vos documents les plus pertinents dès votre page d’accueil !

La recherche sémantique

Vous en avez assez d’essayer une vingtaine de mots-clés avant de réussir à trouver celui qui vous donnera accès au document souhaité ? Votre intranet nouvelle génération interprète votre requête et vous aide à trouver l’information qu’il vous faut !

La visionneuse de documents

La navigation dans votre bibliothèque peut être laborieuse : pour gagner du temps et télécharger uniquement les documents les plus pertinents, Lively met à votre disposition un outil de prévisualisation.

L’espace ressources

Il est important de laisser vos collaborateurs gérer leur propre espace de travail. Avec Lively, ils pourront archiver les ressources destinées à rester dans le temps dans un espace dédié qu’ils pourront organiser comme ils le souhaitent.

Intégration d’Office 365 ou de la Google Suite

Grâce à votre intranet nouvelle génération Lively, accédez à vos documents O365 ou Gsuite directement sur votre plateforme collaborative ! Ainsi, vous pourrez associer vos textes, vos présentations et vos tableaux aux contenus publiés sur votre intranet. Pour mieux travailler en équipe, mettez en avant vos documents utiles dans les communautés projets, ils suivront les mises à jour effectuées en dehors de Lively et seront faciles d’accès pour tous les collaborateurs concernés.