72 % des intranets publics stagnent en adoption.
Mais les collectivités qui
réussissent leur projet ont un point commun : elles ne commencent pas par choisir un
outil. Elles commencent par comprendre les besoins de leurs agents et concevoir un
intranet réellement adapté à leurs usages.
À travers ce replay, découvrez les enseignements tirés de projets menés auprès de
collectivités territoriales, les erreurs les plus fréquentes et les bonnes pratiques
qui favorisent durablement l'adoption d'un intranet.
Le replay du webinaire
Concevoir un intranet est une chose. En faire un outil réellement utilisé par les
agents en est une autre.
Au cours de ce webinaire, nous partageons les retours
d'expérience issus de projets menés auprès de collectivités territoriales et
revenons sur les facteurs qui favorisent l'adoption d'un intranet. Vous
découvrirez des exemples concrets, les erreurs les plus fréquentes et les bonnes
pratiques qui permettent de concevoir un intranet réellement adapté aux usages des
agents.
Au programme
- Les principaux freins à l'adoption d'un intranet.
- Les erreurs les plus fréquentes avant et pendant le projet.
- Les bonnes pratiques observées sur le terrain.
- Des exemples concrets issus de collectivités territoriales.
- Les réponses aux questions des participants.
Vos intervenants
Emma Houix et Jean-Baptiste Ethève accompagnent les collectivités dans leurs
projets intranet, chacun avec une expertise complémentaire.
Depuis plus de 9 ans, Emma accompagne les collectivités dans la mise en
œuvre de leurs projets intranet. De la conception au déploiement, elle
partage les bonnes pratiques observées sur le terrain pour favoriser
l'adoption par les agents et faire de l'intranet un véritable outil du
quotidien.
Jean-Baptiste accompagne les collectivités dans le cadrage de leurs
projets intranet. Il les aide à définir les besoins, prioriser les usages
et concevoir des solutions réellement adaptées aux usages des agents, aux
contraintes du système d'information et aux réalités du terrain.
Ce webinaire est fait pour vous si…
Vous êtes DGS, DSI, responsable communication, RH ou impliqué dans un projet
d'intranet en collectivité.
Ce replay vous sera particulièrement utile si :
- vous préparez un projet d'intranet ;
- votre intranet est encore peu utilisé par les agents ;
- vous cherchez à mieux informer les agents terrain ;
- vous souhaitez proposer un outil simple à utiliser et facile à administrer ;
- vous recherchez des retours d'expérience avant de lancer votre projet.
Ce que nous observons sur le terrain
Dans une mairie, tous les agents n'accèdent pas à l'information de la même
manière. Pendant qu'un agent administratif consulte les actualités en temps réel
depuis son poste de travail, une ATSEM, un agent technique ou un agent des espaces
verts découvre parfois encore certaines informations sur un panneau d'affichage ou
dans son bulletin de paie.
Cette réalité explique en partie pourquoi de nombreux
projets peinent encore à être adoptés.
Quelques chiffres qui illustrent cette réalité
- 72 % des intranets publics stagnent en
adoption.
- 40 % des agents terrain n'ont accès à
aucun canal d'information fiable au quotidien.
- 69 % des collectivités disposent de
moins de 0,5 ETP pour animer leur intranet.
Ce qui sépare un intranet adopté d'un intranet abandonné
-
Les usages avant les fonctionnalités
Les collectivités qui réussissent leur projet ne cherchent pas à déployer
l'intranet le plus riche en fonctionnalités. Elles commencent par répondre à
des
besoins concrets et conçoivent un outil qui simplifie réellement le
quotidien des
agents.
-
Une gouvernance claire dès le départ
L'adoption se construit également grâce à une organisation claire. Définir
les
rôles, les responsabilités et les règles de publication dès le lancement du
projet
permet de garantir un intranet vivant, cohérent et durable.
-
Un intranet pensé pour tous les agents
L'intranet doit être accessible à tous les profils d'utilisateurs, qu'ils
travaillent dans les bureaux, sur le terrain ou sur plusieurs sites. Plus
les
usages sont adaptés à leur quotidien, plus l'adoption est naturelle.
4 usages qui favorisent l'adoption d'un intranet
Les collectivités qui obtiennent les meilleurs résultats commencent généralement par
quelques usages simples, utiles et rapidement adoptés par les agents.
Ces usages répondent à des besoins concrets du quotidien et permettent d'installer
progressivement de nouveaux réflexes
1. Inscription à des événements
Avant, les inscriptions se géraient par email, avec des réponses dispersées
et des agents terrain souvent oubliés du processus. Aujourd'hui, chaque agent s'inscrit depuis son mobile en
quelques secondes, et la liste des participants se consolide
automatiquement en temps réel.
2. Notes de service
Plutôt que de noyer tout le monde dans un email collectif, les notes de
service sont publiées directement sur l'intranet, ciblées par service ou par site. Chaque
agent reçoit ce qui le concerne, et un accusé de lecture permet de s'assurer
que l'information a bien été prise en compte.
3. Infos pratiques
Le menu de la cantine, la disponibilité des véhicules, les dernières infos
RH. Ce sont souvent ces petits contenus du quotidien qui poussent les agents
à ouvrir l'intranet chaque jour, bien
plus que les grandes communications institutionnelles.
4. Accès aux documents RH
Un point d'accès unique vers la
version officielle et en vigueur de chaque document. Les agents trouvent ce
qu'ils cherchent en quelques secondes, sans avoir à solliciter les équipes
RH ni fouiller dans leurs emails.
-
Vous souhaitez faire le point sur votre projet ?
Chaque collectivité possède ses propres enjeux, son organisation et ses
contraintes. Échangeons ensemble sur votre projet afin d'identifier les usages les
plus adaptés à vos besoins et les premières actions à mettre en place pour
favoriser l'adoption de votre intranet.
Questions fréquentes
-
Vous vous posez des questions avant de lancer votre projet d'intranet ?
Retrouvez les réponses aux interrogations qui reviennent le plus souvent
lors de nos
échanges avec les collectivités territoriale
-
Comment s'assurer que les agents terrain reçoivent l'information au même
moment
que les agents administratifs ?
En adoptant une approche mobile-first
: un
intranet accessible depuis le mobile, sans nécessiter de PC ni d'adresse
email
professionnelle, et des notifications
push
ciblées qui diffusent l'information en temps réel à tous les agents.
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Comment éviter qu'un intranet soit abandonné au bout de 6 mois ?
En démarrant avec 3 à 5 usages quotidiens
essentiels plutôt qu'une liste interminable de fonctionnalités,
et en
identifiant dès le départ 2 à 3 contributeurs
engagés pour animer l'outil régulièrement. Un intranet vivant est un intranet qui publie
du
contenu utile en continu.
-
Quelles sont les premières étapes concrètes pour lancer un intranet en
mairie ?
3 étapes avant tout choix technique :
faire un état des lieux honnête de l'existant, cartographier toutes les
populations et leurs accès réels, puis définir 3
à 5 usages prioritaires selon sa situation.
