Les bonnes pratiques RH pour la communication de crise Covid ?

Les ressources humaines sont en première ligne pour gérer les différentes crises en entreprise, qu’elles soient internes, externes, sanitaires, économiques, sociales… C’est particulièrement le cas avec la crise sanitaire actuelle. En effet, 94% des entreprises sont impactées par des changements structurels suite à la crise du Covid-19 (source : Baromètre Tissot 2020).

La crise sanitaire de 2020 pousse les responsables des Ressources Humaines à se réinventer, à tester et à mettre en place de nouveaux modes de travail. Pour organiser la nouvelle façon de travailler et gérer le flux d’informations liées à la crise, les outils de communication interne, et plus particulièrement les logiciels intranets, se sont révélés être leurs meilleurs alliés.

Les outils de communication interne au service de la gestion de crise

Un accompagnement optimal des salariés à distance grâce à l’intranet

La mise en place du télétravail a été efficace pour la plupart des entreprises françaises : les RH ont pu s’appuyer sur des plateformes rapides à déployer pour garantir un accompagnement des salariés malgré la distance. Ainsi, il est aujourd’hui possible de bénéficier d’un intranet clé en main, adapté à vos besoins en communication interne, en moins d’un mois : c’est ce que propose Lively Software.

La suite logicielle Lively est un véritable hub d’information et de communication, indispensable pour mettre en place une réelle communication de crise : les widgets comme les sondages permettent d’avoir rapidement une vue d’ensemble sur l’avis de vos salariés, et la diffusion des informations importantes est facilitée par nos templates d’articles, de grands formats, de quick posts… Sa modularité permet de créer un intranet à votre image, adapté à vos besoins.

Avec tous ces outils de communication interne, les RH bénéficient d’un accompagnement optimal de leurs salariés , même les nouveaux arrivants, grâce à une diffusion de l’information fluide et efficace.

Les outils digitaux au service de la communication RH externe

Pour faciliter le recrutement, les RH ont la possibilité d’utiliser des logiciels de gestion de candidature ATS (Applicant Tracking System), de logiciels d’entretiens automatisés, de chatbots et de robots humanoïdes.

Ces logiciels permettent d'accélérer les processus de recrutement et donc de laisser aux RH le temps de privilégier l’aspect humain : après un premier tri par les logiciels, c’est l’humain qui prendra la décision.

Dans un contexte de crise, ces logiciels deviennent indispensables : les RH doivent agir rapidement et se concentrer sur les priorités, afin de recruter les bons profils pour faire face à cette phase difficile.

Enfin, toujours dans l’optique d’améliorer le recrutement, la digitalisation de votre entreprise servira grandement votre marque employeur. Les candidats sont de plus en plus sensibles aux valeurs des entreprises et la digitalisation vous permet de communiquer de façon plus transparente sur vos engagements. Le community manager RH a donc un véritable rôle à jouer : les réseaux sociaux deviennent la vitrine de votre entreprise. En période de crise, les candidats et les nouvelles recrues ont souvent besoin de voir que l’entreprise s’engage, et répond concrètement aux problématiques en cours.

Les logiciels de communication interne, un indispensable pour la réassurance de vos salariés

Accompagnez vos équipes dans leur organisation au quotidien

Pour garantir un plan de télétravail efficace et un suivi pertinent, les RH doivent s’assurer que tous les collaborateurs soient prêts et aptes à utiliser de façon optimale les outils proposés. Ainsi, Agapes Restauration propose à tous les nouveaux utilisateurs une découverte de son intranet Lively grâce à un chatbot : l’occasion de découvrir toutes les fonctionnalités utiles au quotidien.

L’une des grandes missions des RH dans la gestion de crise va être d’assurer à chaque collaborateur un environnement de travail adapté.

Accompagnez vos équipes en télétravail grâce aux outils digitaux

Fournissez à vos salariés une interface unique leur permettant d’accéder à tous leurs outils digitaux : un hub de communication et de collaboration efficace les aidera à trouver en un clin d’oeil les outils qui leur sont utiles. Ainsi, Lively Digital Workplace rassemble dans une plateforme intuitive et ergonomique toutes les notifications du salarié, et tous les outils qui lui sont utiles.

La mise à disposition d’un intranet facilitera aussi la communication avec vos salariés, et permettra une circulation de l’information fluide et efficace.Vous pourrez ainsi diffuser à l’intégralité de vos salariés l’information officielle, et ainsi les tenir informés de la gestion de crise. Ainsi, Voyages E. Leclerc, pendant le premier confinement, a privilégié Lively pour la communication de crise : plus besoin de mails, l’ensemble de l’information était centralisée et les salariés retrouvaient directement l’information les concernant.

Vous êtes déjà équipés d’outils digitaux, notamment Office 365, mais rencontrez des difficultés à diffuser l’information officielle ? N’hésitez pas à intégrer vos outils dans votre futur intranet : par exemple, l’intégration de Teams dans Lively vous permettra de bénéficier d’un écosystème de communication interne complet.

Pour une utilisation optimale de vos outils digitaux, n’hésitez pas à mettre à disposition de vos salariés des formations et tutoriels. Ainsi, exploitez votre site intranet pour centraliser tous les webinars, videos de présentation et tutoriels permettant à vos salariés une prise en main complète de votre écosystème digital.

Facilitez le travail de vos salariés avec des solutions physiques

Vos outils digitaux peuvent vous aider à fournir un environnement de travail optimal à vos collaborateurs. Par exemple, Accor Hotel propose à ses salariés de venir travailler directement dans les hôtels de la chaîne pour un environnement de travail plus calme, proche de chez eux : ils utilisent leurs outils de digitalisation pour lister les différents hôtels partenaires, lister les personnes présentes et ainsi assurer un suivi du protocole sanitaire.

Digitalisez vos protocoles RH

Si vous ne bénéficiez pas des outils adéquats, le suivi des heures de présence de vos collaborateurs peut être un véritable défi : difficile de gérer les congés via des feuilles de demandes si votre salarié travaille depuis chez lui.

L’Intranet vous permet de regrouper tous vos formulaires, de diffuser des informations importantes relatives aux actualités fonctionnelles de l’entreprise. Vous pouvez même aller plus loin en mettant à disposition des salariés la gestion de leurs congés depuis leur smartphone : l’application mobile Lively permet ainsi de poser ses congés, mais aussi de valider ceux de son équipe.

Conclusion

Les ressources humaines jouent un rôle majeur dans la gestion de crise : gestion du télétravail, motivation des salariés, respect des protocoles sanitaires … mais aussi tâches du quotidien (salaires, absences, congés maladies, formations…).