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Teams et votre Intranet, deux outils complémentaires

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Depuis les débuts de la crise sanitaire, Teams s’est imposé comme l’outil de communication collaborative par excellence et est donc passé de 20 à 44 millions d’utilisateurs*, mais nombre d’utilisateurs l’ont utilisé dans l’urgence, sans formation.

L’intranet, lui, est toujours l’outil de diffusion de l’information de prédilection des entreprises; il a énormément évolué au cours des dernières années, pour devenir un outil ergonomique et interactif. On parle même maintenant d’Intranet Nouvelle Génération.

On pourrait craindre que Teams et l’Intranet ne fassent doublon : au contraire, ils sont parfaitement complémentaires. Teams regroupe d’excellents outils de productivité. Associer votre Teams à un Intranet permet de combiner les outils de productivité et les outils de communication pour booster la performance de vos collaborateurs.

Lively vous accompagne pour associer Teams et votre Intranet

Associer ces deux plateformes garantie à votre entreprise un écosystème de collaboration et de communication complet. Pour optimiser l’association de Teams et de votre Intranet, il faut :

  • Ne pas faire de doublons entre les différents outils : Deux outils qui font doublon vont perturber les collaborateurs, qui ne sauront lequel choisir. On risque de voir l’un des deux délaissés. Ou pire : l’entreprise risque de se diviser entre les deux outils; dans ce cas, on ne pourra ni supprimer l’un des deux, ni favoriser l’adoption de l’autre sans générer des mécontentements et donner lieu à des utilisateurs réfractaires.

  • Faire en sorte que les deux outils soient utilisés et donc compter sur les habitudes des utilisateurs pour dynamiser les plateformes : il faut vous appuyer sur la popularité d’un outil pour favoriser l’adoption de l’autre. Une imbrication des deux outils réussie vous permettra d’atteindre cet objectif.

Voici les conseils de Lively pour réussir l’intégration de Teams et de votre Intranet.

Séparez les usages

Teams et votre intranet n’ont pas les mêmes finalités. Teams est un outil de communication instantanée, au quotidien, pour échanger les informations qui ne sont pas vouées à rester dans le temps, alors que votre intranet : un outil de communication interne, permettant de partager l’information globale, destinée à être retrouvée par la suite.

Lors de l’intégration de ces outils, adoptez une communication claire : votre Intranet est l'assistant digital quotidien de vos collaborateurs, où il retrouvera toutes les actualités, les évènements et les documents qui le concernent, alors que Teams est un outil de gestion de projets qui sera plébiscité pour le travail d’équipe.

Imbriquez Teams dans votre Intranet

Vous pouvez créer des communautés de type Projet sur votre intranet. Celles-ci seront destinées à accueillir toutes les informations concernant un projet précis : état d’avancement, planning, documents associés… Mais il peut être intéressant d’avoir accès au Channel Teams associé, pour voir la conversation liée au projet et ainsi bénéficier d’une information centralisée.

Teams est aussi l’outil parfait pour favoriser la communication entre collaborateurs. Votre annuaire sur Lively est un outil complet permettant de retrouver l’ensemble des collaborateurs, grâce aux filtres que vous avez mis en place ou des critères précis tels que le poste ou le service. Ajoutez-y la possibilité de contacter vos collègues via Teams directement depuis leur fiche profil, et la collaboration entre équipes sera grandement simplifiée !

Enfin, Teams peut être un outil puissant de communication interne. Par exemple, organisez une annonce de la direction pour la rentrée et créez un événement associé en visio. Créez votre publication sur l’intranet, mettez en valeur votre article avec quelques images et les médias associés et, touche finale : ajoutez la visioconférence Teams associée. Les utilisateurs auront ainsi toutes les informations sur l’événement, et la conférence sera directement accessible depuis l’article.

Intégrez votre Intranet dans Teams

Comme vu précédemment, les informations globales sont plutôt destinées à être publiées sur l’intranet. Ainsi, la gestion du projet au quotidien se fera via Teams, et les suivis globaux ou les informations destinées au comité de pilotage seront plutôt sur l’intranet.

Mais certaines personnes peuvent ne pas avoir le réflexe d’aller sur l’intranet, et souhaiter uniquement utiliser Teams. On peut penser aux responsables techniques, qui peuvent penser que l’intranet est plutôt dédié à la communication et aux ressources humaines. Le risque :

  • Pour eux : ne pas bénéficier de la vue d’ensemble fournie par les autres membres du projet sur l’intranet,

  • Pour les autres : ne pas accéder aux informations principales que ces responsables pourraient transmettre, et qui seraient noyées dans l’information du quotidien de Teams.

La solution : imbriquer votre intranet Lively dans Teams en créant un channel Lively. Vos collaborateurs pourront ainsi :

  • Recevoir l’information globale du projet, ou même l’intégralité des informations corporate, dans un channel dédié Teams
  • Partager sur l’intranet sans avoir à quitter son outil de travail.

Ainsi, Teams et votre Intranet Nouvelle Génération sont deux outils complémentaires, vous permettant de bénéficier d’un écosystème de communication interne complet, sans pour autant faire doublons. Ces deux outils peuvent même bénéficier d’un effet d’entraînement mutuel : en se basant sur les habitudes de vos collaborateurs, vous pourrez faciliter l’adoption des deux outils.

Pour obtenir tous ces bénéfices, il est primordial que vous sépariez les usages entre Teams et votre intranet. Vous pourrez ensuite faire une imbrication, de Teams dans votre intranet mais aussi de votre intranet dans Teams. Résultat, tous vos collaborateurs seront satisfaits et l’utilisation des deux outils sera effective !

*source : https://fr.statista.com/infographie/21194/utilisateurs-actifs-quotidiens-microsoft-teams/

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