Pour réussir votre intranet, plusieurs stratégies sont possibles, mais encore faudrait-il choisir celle qui correspond à vos besoins et objectifs. En effet, la stratégie intranet consiste à mettre en place un plan d’actions bien coordonnées, à définir les moyens à déployer pour atteindre vos objectifs. Ainsi pour que votre stratégie intranet soit un succès, elle doit nécessairement répondre à vos attentes, à la culture et à la vision globale de votre entreprise. Vous êtes prêt à déployer votre stratégie intranet ? Voici quelques conseils pratiques !
I. Élaborez votre stratégie en faisant l’état des lieux de votre organisation
La mise en place d’un intranet en entreprise doit être le fruit d'une bonne étude, d’analyses, ainsi qu’une bonne compréhension de vos besoins et objectifs. Pour un intranet performant, vous devez tenir compte des spécificités de votre entreprise.
- Évaluez vos processus existants :
Examinez les processus actuels de votre entreprise pour déterminer les lacunes mais aussi les opportunités d'amélioration. Cette évaluation vous permettra de savoir quelles fonctionnalités prioriser sur votre future plateforme.
- Sondez vos employés :
Votre intranet est l’affaire de tous vos collaborateurs car ce sera leur principal support de collaboration. Leur implication est donc nécessaire dans la phase analyse, conception. Recueillez leurs feedbacks à travers des questionnaires, ou encore des ateliers, réunions ou d’autres activités qui favorisent les échanges. Avec ce type d'enquête, vous saurez cerner les besoins, déceler les processus ou outils à changer, pour répondre au mieux à leurs attentes.
- Analysez vos données :
Étudiez clairement les données à votre disposition pour comprendre les tendances et les modèles d'utilisation des outils ou processus actuels. Vous pourrez ainsi évaluer leur efficacité ou productivité et faire le bon choix. Est-ce que vous communiquez par mail, ou vous avez un RSE ( réseau social d’entreprise) ? Est-ce que la communication est assez fluide avec vos outils existants ? Est-ce qu’ils vous assurent une bonne gestion de vos informations et de vos données ?
- Consultez les responsables :
En tant que porteur de ce projet, vous devez vous réunir avec les responsables de chaque entité pour déterminer leurs priorités et objectifs. Leurs avis permettront de mieux cadrer votre projet intranet et d'identifier les ressources ou outils de travail indispensables pour chaque métier.
- Évaluez vos concurrents :
Renseignez-vous sur la concurrence, n’hésitez pas à benchmarker d'autres entreprises pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ainsi, vous saurez anticiper d’éventuels obstacles et miser sur les stratégies à succès.
Une fois que vous aurez évalué vos outils et process existants, défini vos besoins, vous pourrez dès lors fixez vos objectifs pour votre future plateforme.
II. Fixez des objectifs clairs à votre intranet
La pertinence de votre stratégie intranet s’évalue en fonction des résultats qu’elle pourrait vous fournir et des changements qu’elle pourrait apporter dans le quotidien de votre entreprise. Si votre intranet est bien pensé, bien conçu, il sera un levier sûr pour créer du lien entre vos collaborateurs, augmenter leur productivité, booster leur engagement et porter également votre culture d’entreprise. Si votre intranet vous fait atteindre les 7 objectifs suivants, vous pouvez être sûrs que votre stratégie est bien réussie :
- Améliorer votre communication interne :
l’intranet doit vous permettre de rendre plus
fluide la communication entre vos collaborateurs,
les départements et les responsables. Il doit vous permettre de transmettre les décisions ou informations prises par le top management à tout le groupe, de mettre en place des organigrammes, une messagerie instantanée,
un RSE (Réseau Social d'Entreprise),
un gestionnaire d’événements et bien d’autres fonctionnalités adaptées à vos besoins.
- Accroître la productivité :
La cause du manque de productivité n’est pas toujours intrinsèque, elle émane pour la plupart du temps de notre environnement ou de notre dispositif de travail. C’est pourquoi l’intranet nouvelle génération intègre cette donnée en vous proposant une plateforme structurante, dynamique, qui vous fournit des outils et des ressources améliorant votre productivité. Il vous fait gagner du temps, fédère les équipes et incite à l’innovation en impliquant tous les collaborateurs.
- Augmenter l'efficacité de la collaboration :
Outil collaboratif puissant, l’intranet rend beaucoup plus efficace le travail d’équipe sur des projets complexes ou tâches ardues. Vous avez à votre disposition des annuaires sur l’intranet pour contacter en cas de besoin des collègues, ou encore pour avancer ensemble sur un projet, des outils pour faire des sondages et impliquer les collaborateurs, des communautés avec des pages dédiées aux collaborateurs d’une même entité ou même projet.
- Optimiser la qualité de l'information :
C’est l’un des principaux défis de l’intranet. Avec un intranet bien réfléchi et élaboré, les collaborateurs ne se perdent plus dans un volume d’informations incontrôlable.
Vos informations sont désormais centralisées, sur la plateforme mais surtout ciblées.
Chaque collaborateur reçoit directement l’information le concernant.
- Faciliter la mobilité :
La flexibilité, la mobilité est aujourd’hui l’une des caractéristiques majeures d’une organisation moderne. Un intranet bien conçu vous donne un accès facile à vos outils et documents de travail depuis votre ordinateur portable ou votre appareil mobile. Vous recevez l’information comme vous si vous étiez au bureau quel que soit le lieu où vous vous trouvez.
- Assurer la gestion des connaissances :
Une stratégie intranet réussie implique une bonne gestion des connaissances ainsi qu’une mise en réseau. Vous avez à votre disposition un organigramme détaillé, un annuaire, un bar à documents, une gestion documentaire centralisée, des communautés ainsi qu’un référentiel sur chaque corps de métier. Vous ne perdez plus des heures à chercher, vous trouvez facilement le contact d’un collègue, une information sur un projet ou sur l’entreprise.
- Promouvoir la culture d'entreprise :
Une plateforme collaborative efficace renforce votre culture d'entreprise en fournissant à vos collaborateurs un espace dédié pour se connecter, partager et s'engager. Votre
intranet porte votre culture d’entreprise
et permet à vos nouveaux salariés de l’intégrer facilement; de s’adapter à votre fonctionnement. Vos équipes seront plus rapidement fédérées.
En résumé
Concevoir un intranet est un projet de taille pour l’entreprise. Il mérite une réelle étude quant à la stratégie à déployer car si elle est réussie, elle peut bouleverser positivement tout le fonctionnement de votre organisation. En effet, l’intranet est devenu un véritable moyen de communication interne pour l’entreprise, un parfait allié pour la fonction RH et un outil sûr pour la DSI. Il est étroitement lié à tous les métiers de votre organisation, sa mise en place devient l’affaire de tous et son succès impactera tous les niveaux de votre organisation. Ainsi, il devient judicieux, avant de mettre en place votre intranet, de faire l’état des lieux de vos outils et process existants, de déceler vos manquements ainsi que vos besoins. Vous déploierez ainsi une plateforme performante, réussie, à la dimension de vos attentes.
