Refondre votre intranet pour en faire un outil moderne de communication interne

Nous étions au “Salon Digital Workplace, Intranet et Solutions Collaboratives” qui a eu lieu à Paris Porte de Versailles du 19 au 21 mars derniers. Ce salon de l’intranet est un rendez-vous annuel des acteurs, développeurs, éditeurs, professionnels français et internationaux qui réfléchissent aux tendances et usages des plateformes de communication interne et de Digital Workplaces.
A cette occasion, nous avons pris part à la table ronde : “Comment faire de votre intranet un outil de communication interne et de travail collaboratif ?”.
Retour sur les recommandations des professionnels et comment vous pouvez les appliquer !

1.   Un retour à la sobriété pour un intranet efficace : allez à l’essentiel

La sobriété est redevenue un leitmotiv pour les professionnels de l’intranet. La tendance d’aller à l’essentiel, de mettre le focus sur l’utile, de n'embarquer que les fonctionnalités nécessaires est de retour chez les éditeurs de solutions collaboratives. L’intranet n’est plus un simple outil informatique, mais un outil de communication interne et de digital workplace efficace, d’où la nécessité de refondre les anciennes plateformes pour passer à l’intranet dernière génération. Au-delà de la refonte des fonctionnalités, c’est l’organisation de l’éditorial et donc de la société qui peut être repensée. Par exemple, pensez à rendre la publication plus flexible afin que chaque service puisse davantage gérer et renseigner ses documents, et ainsi conserver l’information à jour.

Au niveau de l’information, quand vous entamez une refonte, n’hésitez pas à faire du tri ou même de partir d’une page blanche. Laissez l’ancien intranet fonctionner durant quelques mois pour comparer avec le nouveau et ainsi prouver que les anciennes données ne sont plus consultées ! Vous pourrez ensuite faire des ajustements au besoin.

2.   Prolongez l’expérience utilisateur sur le mobile

L’application mobile est un réel accélérateur pour l’adoption de votre plateforme collaborative. Même si vos collaborateurs ne possèdent pas tous de mobile professionnel, pensez à compléter votre intranet web avec une application mobile. Elle fait aujourd’hui partie des outils incontournables pour la digitalisation de votre entreprise Cette dernière comporte des éléments de modernité à ne pas négliger, à l’instar des push de notifications que vous pouvez coupler à des rappels par mail.

L’application mobile ne doit pas nécessairement proposer l’intégralité des fonctionnalités de l’intranet web. Mettez en place une plateforme mobile qui procure à votre intranet plus de simplicité, donc un aspect “user friendly” amélioré.

Enfin, il est important de proposer à vos collaborateurs une continuité des usages entre le web et l’application, afin de leur permettre de continuer leur navigation en quittant leur ordinateur pour leur mobile. Ainsi, le collaborateur peut consulter l’intranet sur son poste de travail et switcher vers le mobile entre deux réunions, par exemple.

3.   Assurez une évolution de votre intranet grâce aux appréciations de vos collaborateurs

L’une des conclusions de la conférence concerne le caractère évolutif de votre outil collaboratif. Afin d’assurer une évolution quasi spontanée et pérenne de votre outil collaboratif, faites confiance aux collaborateurs et laissez-les développer leurs propres usages de l’intranet. Ils feront évoluer votre intranet de façon spontanée et pérenne. Vous pouvez également utiliser les feedbacks ou les retours silencieux (les KPIs) pour une meilleure visibilité des usages et impliquer les plus motivés dans l’évolution de l’intranet.

Enfin, l’intranet doit disposer d’une interopérabilité entre plusieurs outils, mais ne doit pas nécessairement les remplacer. Ceci permettra aux différents utilisateurs de garder leur autonomie quant à l’outil qu’ils privilégient.

4.   Challengez le changement de cet outil moderne

L’intranet promeut l’intelligence collective et la conduite du changement au sein de votre entreprise. Il est primordial d’accompagner vos collaborateurs dans l’acceptation de cet outil moderne en s’appuyant sur des actions interactives et inclusives pour faciliter leur prise en main (module de visite guidée, tutoriels, FAQ, sessions de présentation et de formation des collaborateurs…).

L’intranet, grâce à sa plateforme collaborative et sa gestion efficace de l’information, supprime les silos entre entités. Il accompagne le management et favorise l’esprit d’équipe. Avec un bon usage de l’intranet, vos collaborateurs développent de plus en plus un réflexe proactif dans leurs interactions.

Pour vous assurer que l’intranet réponde aux besoins spécifiques de chaque collaborateur, il est aussi nécessaire d’impliquer plusieurs profils dans la gouvernance du projet de refonte. Ainsi, vous évitez les frustrations et faites passer le message clair que l’intranet est un outil inclusif pour l’ensemble des fonctions et qu’il n’est pas uniquement réservé aux équipes DSI ou à la communication interne. En définitive, ne surévaluez pas la résistance au changement. Elle peut être progressivement dissoute avec une implication des acteurs dubitatifs au début et une communication régulière sur les avantages de votre plateforme collaborative.

Conclusion

2023 est une année qui marque un tournant majeur surtout après la crise Covid. Pour les professionnels de l’intranet, la tendance se tourne aujourd’hui vers l’efficacité d’un outil moderne alliant esprit collaboratif et levier phare pour la communication interne.

Lors de ce “Salon Digital Workplace, Intranet et Solutions Collaboratives” à Paris, les experts du domaine en sont ressortis avec les recommandations suivantes :

• Un retour à la sobriété (aller à l’essentiel)
• Le prolongement de l’expérience utilisateur sur une application mobile
• Une inclusion des profils différents dans la gouvernance pour faire évoluer l’intranet
• Et pour finir oser le changement en stimulant l’intelligence collective sur votre plateforme collaborative.