Embarquez les managers dans votre projet d’Intranet pour une adoption favorisée

Pour que votre projet d’Intranet soit un réel succès, il est particulièrement nécessaire que l’ensemble des salariés l’utilisent au quotidien, y compris les managers. Il arrive parfois que les managers manquent d’intérêt ou de temps à consacrer aux outils de votre digitalisation : ils sont habitués à fonctionner d’une certaine manière et sont parfois réticents à adopter de nouvelles pratiques. Pourtant, lorsque les managers sont convaincus par l’utilité d’un nouvel outil, ils ont tendance à inciter leurs équipes à les prendre en main. Il est donc primordial de faire de vos managers de réels ambassadeurs de votre plateforme collaborative !

Quel rôle jouent les managers dans l’adoption de nouvelles pratiques numériques ?

Un projet d’Intranet a souvent pour objectif d’harmoniser l’accès aux outils ainsi qu’à l’information. C’est pour cette raison qu’il est fondamental que l’ensemble des salariés utilise la plateforme au quotidien. Autrement, la plateforme collaborative perd de son efficacité : si certains utilisateurs ne se connectent pas régulièrement alors ils n’accèdent pas à la même information. Les managers devront alors utiliser d’autres canaux de diffusion pour partager les annonces.

Au contraire, lorsque l’Intranet est utilisé au quotidien par tous les membres de l’entreprise, il permet de faire gagner du temps dans la diffusion de l’information. Un manager qui prend en main l’Intranet dès son lancement sert d’exemple aux autres salariés. Si le manager en comprend son utilité, il pourra convaincre ses équipes de se l’approprier et même les former à son utilisation. Au contraire, s’il montre une réticence, le manager pourra dissuader les équipes d'utiliser leur plateforme collaborative durant leur temps de travail.

Les recommandation de nos experts pour convaincre vos managers d’utiliser votre nouvel Intranet

Ainsi, il est plus qu’essentiel de convaincre vos managers de la plus-value que représente l’adoption d’une plateforme collaborative. Suivez les recommandations de nos experts pour convaincre vos managers sans trop d’efforts !

Recommandation n°1 : Fournissez un outil simple d’utilisation

La première étape consiste à créer un outil qui soit convaincant par nature : il doit être accessible à tout moment, facile à prendre en main et répondre aux besoins des collaborateurs.

Entre deux réunions ou dans les transports, vos collaborateurs restent informés grâce à l’application mobile Lively. Plus besoin d’un poste fixe pour accéder aux outils métiers, aux documents et aux publications, les salariés du terrain sont aussi bien informés que ceux du siège.

De même, votre plateforme collaborative doit être pensée pour être simple à prendre en main et ergonomique. Autrement, elle risque d’avoir un effet décourageant dès la première utilisation. L’Intranet Lively a été pensé pour répondre aux besoins des collaborateurs, tout en restant simple d'utilisation puisqu’il reprend les codes auxquels les utilisateurs sont habitués (articles, posts, commentaires, likes, etc.).

Recommandation n°2 : Intégrez des usages spécifiquement conçus pour les managers

Les Intranets nouvelle génération sont particulièrement utiles pour les managers puisqu’ils sont de réels hub de notifications et d’informations. En un clin d'œil, les utilisateurs accèdent à l’ensemble des informations qui les concernent. Il s’agit d’un usage particulièrement avantageux pour les managers qui peuvent communiquer avec leur équipe, ou seulement certains membres, en quelques clics. L’information est partagée en fonction des profils et des postes des utilisateurs : les managers peuvent donc cibler les collaborateurs afin d’éviter de les submerger d’informations superflues.

Des espaces de partage dédiés aux équipes et aux projets peuvent être créés pour partager l’ensemble des documents idées relatifs à un projet en particulier. Ainsi, le manager peut avoir une vue d’ensemble du travail de son équipe et de l’avancée du projet.

Recommandation n°3 : Donnez un intérêt collectif à utiliser la plateforme

Au-delà des intérêts personnels que chaque collaborateur peut avoir en utilisant son Intranet, certains usages ont pour ambition de faciliter le travail collaboratif. Un Intranet réunit l’ensemble des outils, des informations et des documents nécessaires au travail quotidien des utilisateurs. Ainsi, même après plusieurs mois, un document peut être retrouvé en quelques clics grâce à la recherche globale. De plus, si les outils sont intégrés à leur plateforme collaborative, les salariés seront plus à même de les adopter et donc d’utiliser les mêmes logiciels que les autres collaborateurs.

Puisqu’il s’agit de l’outil de communication par excellence, le manager peut se servir de l’Intranet pour mettre à la disposition de ses équipes toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation d’un projet : compte-rendus de réunions, deadlines, etc. Tout est rassemblé au même endroit, les salariés ne perdent donc plus de temps à rechercher l’information, ils savent déjà où elle se trouve !

En résumé…

Afin que l’adoption de votre plateforme collaborative soit la plus naturelle possible, il est nécessaire que les managers soient impliqués dans le projet.

Voici les recommandations de nos experts pour convaincre les managers d’adopter votre Intranet nouvelle génération :

• Fournissez-leur un outil simple d’utilisation et ergonomique afin qu’ils puissent facilement se l’approprier et convaincre les autres salariés de l’utiliser

• Intégrez des usages spécifiquement conçus pour les managers : une vue d’ensemble des projets en cours, la possibilité de cibler les salariés, la création d’espaces de partage dédiés à certains projets, etc.

• Créez une plateforme utile pour l’ensemble des membres de l’entreprise