Faites de votre Intranet un outil incontournable pour vos collaborateurs !

Ces deux dernières années, la transformation numérique des entreprises a permis de maintenir leur activité malgré la crise sanitaire. De plus en plus de sociétés font le choix d’adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques numériques. Néanmoins, 32% d’entre elles ressentent le besoin d’être accompagnées dans cette démarche : une conduite du changement des méthodes de travail et de la structure interne est donc à mener. Il existe une réelle volonté d’équiper les salariés avec de nouveaux outils numériques, mais les collaborateurs ne sont pas toujours prêts à les utiliser. L’adoption de ces nouvelles pratiques est un réel défi… Nos experts vous accompagnent donc dans la création d’une stratégie afin de faire de votre Intranet un incontournable pour l’ensemble de vos équipes !

Les objectifs d’un Intranet en entreprise

Un Intranet a pour ambition principale de fluidifier l’accès à l’information, cependant pour qu’il soit réellement efficace il est nécessaire que les salariés s’y connectent régulièrement. Pour que la connexion quotidienne à leur Intranet devienne un réflexe chez les salariés, les informations partagées doivent être pertinentes pour chaque utilisateur. L’Intranet Lively assure une gestion simplifiée de l’information grâce à un système d’abonnement : les salariés sont automatiquement inscrits à certaines communautés et peuvent s’abonner librement à d’autres pour accéder uniquement à l’information qui les concerne. Les communautés auxquelles ils sont automatiquement inscrits sont celles qui réunissent l’information générale de l’entreprise, nécessaire à tous.

De plus, l’Intranet peut être un réel allié du quotidien s’il réunit l’ensemble des outils utiles à chaque utilisateur. Dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ses outils métiers peuvent être ajoutés à son profil afin qu’il connaisse précisément les logiciels mis à sa disposition et qu’il les retrouve sur une interface unique.

Les recommandations de nos experts pour faciliter l’adoption d’un Intranet

La mise à disposition d’une plateforme collaborative pour les salariés est une étape primordiale pour assurer la transformation numérique de votre entreprise Cela dit, il est important de disposer d’une stratégie bien établie afin que votre Intranet soit adopté puis utilisé au quotidien par vos collaborateurs. Découvrez les recommandations de nos experts pour faciliter la prise en main de vos nouveaux outils numériques.

Recommandation n°1 : Structurez l’information

Avant de donner à vos salariés l’accès à leur Intranet, certains paramétrages doivent être effectués afin de réussir son lancement. Les administrateurs peuvent sélectionner les outils à intégrer en fonction des profils utilisateurs, par exemple. Certains d’entre eux peuvent être obligatoires, notamment Teams ou Google Meet puisqu’ils renforcent la collaboration entre les utilisateurs. D’autres sont au contraire réservés à certains postes, il n’est donc pas nécessaire que tous les salariés y aient un accès privilégié. Au contraire, cela risque de rendre l’expérience utilisateur complexe et donc de démotiver les plus réticents.

En ce qui concerne la gestion des informations, il est parfois difficile de connaître les habitudes de l’ensemble des utilisateurs. Avec Lively, les utilisateurs peuvent s’abonner librement aux contenus qui les intéressent. Ils s’approprient alors leur espace personnel et construisent une plateforme qui leur ressemble. Pour l’information générale, l’ensemble des collaborateurs sont automatiquement inscrits. Grâce à ces abonnements, les administrateurs peuvent facilement cibler les utilisateurs concernés par une information !

Recommandation n°2 : Construisez une interface utilisateur simple et ergonomique

Les collaborateurs doivent pouvoir retrouver en un clin d'œil l’information pour que leur Intranet leur soit réellement utile. Ainsi, s’il est important qu’ils retrouvent les outils qu’ils utilisent au quotidien, l’intégralité des fonctionnalités ne doit pas nécessairement être intégrée à leur plateforme. En effet, le risque serait de trop charger l’interface utilisateur et donc de la rendre difficile d’utilisation. Pour que les collaborateurs les plus réticents puissent s’approprier leur plateforme, il est donc nécessaire de la rendre particulièrement ergonomique et facile à prendre en main.

Par exemple, si vous utilisez un logiciel de gestion de projets, il est intéressant d’inclure le tableau des tâches à votre Intranet pour que leur suivi soit optimal. Néanmoins, il n’est pas utile d’inclure toutes les fonctionnalités : la création des tâches doit rester externe à l’Intranet pour ne pas complexifier l’interface. Ainsi, les utilisateurs disposent d’une vue d’ensemble de leurs outils et peuvent y accéder plus facilement, sans pour autant surcharger l’interface d’informations. Seules les actions les plus utiles au quotidien des collaborateurs sont reprises sur leur Intranet.

Recommandation n°3 : Choisissez adroitement vos outils à intégrer

De nombreux outils numériques sont utilisés au quotidien par les collaborateurs… Un Intranet permet à ses utilisateurs de prendre de la hauteur sur leurs actions et d’avoir une vue d’ensemble des outils et informations à leur disposition.

Par exemple, de nombreuses entreprises souhaitent intégrer la totalité de leurs mails à leur plateforme collaborative. Pourtant, il est plus facile pour les utilisateurs d’ouvrir leur boîte mail dans un nouvel onglet. L’Intranet Lively intègre donc uniquement les mails les plus importants (derniers mails reçus, mails suivis, etc.) afin d’y accéder en temps réel.

Votre Intranet doit permettre aux utilisateurs de gagner en productivité et en efficacité. Il assure une vue d’ensemble des informations et des outils disponibles. Son intégration dans le quotidien de vos collaborateurs peut s’avérer être un réel défi : une intégration optimale des outils et une interface bien pensée faciliteront néanmoins sa prise en main. Nos équipes d’experts vous accompagnent donc dans la création d’une plateforme collaborative sur mesure, qui répond à l’ensemble de vos problématiques internes !

En résumé…

• Construisez un Intranet ergonomique et facile à prendre en main afin d’encourager son adoption par l’ensemble de vos collaborateurs.

• Ciblez efficacement vos collaborateurs pour qu’ils accèdent uniquement à l’information qui les concerne.

• Intégrez uniquement les fonctionnalités réellement utiles au quotidien des collaborateurs pour ne pas surcharger votre plateforme collaborative.