Fluidifier l'information en entreprise via l’intranet : bonnes pratiques

7 collaborateurs sur 10 sont victimes d’infobésité. En effet, 74% des collaborateurs ont le sentiment de passer à côté des informations et des actualités de l'entreprise. Ce chiffre confirme que trop d’information tue l’information ! Et pourtant les entreprises pourraient bien améliorer leurs flux d'informations grâce à leur intranet. Voici comment votre intranet vous permet d’organiser vos informations et votre communication.

1.   Hiérarchisez l’information avec votre intranet

La bonne information, à la bonne personne, au bon moment : c’est le régime informationnel que doit vous offrir votre intranet. Il vous accompagne pour mieux gérer et structurer vos informations. Pour ce faire, c’est très simple !

1.     Faites le Zoom sur l’information principale

Faire un focus sur l’information principale vous évite de vous disperser dans un flot d’informations. La page d’accueil permet de mettre en avant votre information du moment et de faire le focus sur celle-ci. N’hésitez pas à la mettre à jour dès qu’une nouvelle actualité a lieu !

2.    Faites le distinguo entre information statique et information dynamique

Aider vos collaborateurs à bien assimiler l’information, c’est d’abord faire la différence dans votre manière de communiquer sur vos actualités (nouveautés de l’entreprise) et vos informations de référence (présentation de l’entreprise, procédures…). Cette démarche leur permet de retrouver plus vite ce qu’ils recherchent. Ainsi, n’hésitez pas à créer des pages réservées aux informations plus statiques, et à rassembler les actualités dans d’autres espaces dédiés.

2.   Ciblez l’information

Il est vrai qu’ instaurer une culture de l’information dans l’entreprise met à l’aise les collaborateurs et renforce leur sentiment d’appartenance. Mais encore faudrait-il qu’elle soit bien ciblée. Évitez de donner accès à tout à tout le monde, au risque de submerger vos collaborateurs. L’information doit être ciblée, organisée et diffusée en fonction des attentes de chaque collaborateur et de la fonction qu’il occupe. C’est ce qui rendra pertinente votre communication comme expliqué dans cet article.

Il faudra donc en amont :

1.     Définir un environnement personnalisé pour chaque profil utilisateur

Il est important de bien cibler votre audience lors de la communication interne de votre entreprise, tout comme vous le faites pour votre communication externe. Pour cela, vous devez définir vos "personae" (personnages-types). Certains contenus, tels que les sujets relatifs aux ressources humaines ou au bon fonctionnement de l'entreprise, sont utiles pour tout le monde. D'autres, en revanche, sont plus ciblés et concernent des groupes bien précis, comme une zone géographique ou un projet spécifique. Pour gérer ce ciblage, vous pouvez utiliser un intranet qui permet de classer l'information en fonction du profil de l'utilisateur. Ainsi, l'information est distribuée uniquement aux personnes concernées. Par exemple, vos collaborateurs basés à Lyon n'ont pas besoin d'avoir accès aux informations relatives aux locaux de Paris. Vous pouvez aussi créer des communautés privées pour limiter l'accès aux contenus sensibles ou confidentiels de l'entreprise.

2.    Donner à votre collaborateur la liberté de choisir son information

Pour une communication interne efficace, il est primordial de diffuser d'abord une information ciblée et personnalisée en fonction des besoins spécifiques de chaque groupe de collaborateurs. Il est aussi nécessaire de leur donner les moyens de découvrir les informations globales et importantes qui concernent l'entreprise dans son ensemble. Pour cela, il est recommandé de mettre à disposition des collaborateurs des outils leur permettant de choisir les informations qui les intéressent et de les organiser selon leurs préférences. Cela permet de favoriser leur engagement et leur implication dans les sujets importants de l'entreprise.

3.   Faites le tri et gardez les informations d’actualités

Après avoir décidé sur quoi communiquer, à qui le communiquer et comment le lui communiquer, vos collaborateurs ne seront plus pollués par des tonnes d’informations,car vous aurez préalablement pris le soin de trier vos informations. L’essentiel sera centralisé, organisé suivant les différents profils, et partagé à la bonne audience.

1.     Faites le ménage de printemps dans votre intranet

Il est essentiel de maintenir une certaine hygiène sur votre intranet. Effectuez régulièrement un nettoyage des contenus obsolètes pour optimiser l'espace de stockage et renforcer la sécurité de vos données. Il est recommandé de supprimer les informations périmées pour améliorer l'expérience utilisateur et garantir la pertinence des informations disponibles.

2.    Créez des alertes pour rafraîchir votre intranet

Rafraîchissez votre plateforme avec les actus du moment. Mieux encore, vous pouvez programmer des alertes de rappel pour des publications que vous souhaitez supprimer d’ici une période bien précise, soit après 6 mois, 1 an, 2 ans … Tout dépendra de la durée de votre choix. Le but étant de vous permettre d’avoir le réflexe de toujours mettre à jour vos contenus. Lorsque c’est possible, programmez aussi l’archivage automatique des contenus qui ne seront plus d’actualité.

En résumé :

L'intranet avec son dispositif complet gère et structure vos informations. Lively Software vous permet par exemple de :

• Hiérarchiser l’information par ordre de priorité. Vos collaborateurs n’auront pas de mal à retrouver l’information principale.
• Cibler votre communication en fonction des divers profils utilisateurs. Vos collaborateurs recevront directement les informations spécifiques à leur fonction.
• Mettre en avant les informations du moment grâce à la page d’accueil. Les actualités ne passeront plus inaperçues pour vos équipes.
• Avoir accès en temps réel, à partir du bureau, du site, de chez soi, ou du transport, au dossier d’informations de référence concernant l'entreprise. Les collaborateurs pourront les consulter au besoin.

En somme, Lively vous garantit un service complet pour votre knowledge management au sein de votre entreprise.