Quelle gestion de l’information et des datas au sein de votre intranet ?

L’intranet nouvelle génération est l’environnement de travail numérique du salarié : il doit pouvoir y retrouver les outils métiers, les applications et les informations qui lui sont utiles au quotidien. Une des erreurs à ne pas commettre est de vouloir fournir aux utilisateurs une plateforme trop exhaustive. Il est donc nécessaire de faire une sélection de l’information et des datas pour chaque utilisateur afin de leur offrir une interface agréable et facile à prendre en main ! Découvrez nos conseils pour que votre plateforme soit rapidement adoptée par vos équipes.

Pourquoi personnaliser l’information sur votre intranet ?

Tous vos collaborateurs n’ont pas besoin d’avoir accès aux mêmes informations. Pour que chaque utilisateur reçoive l’intégralité des informations qui le concerne, il est important de faire un tri. Si toutes les publications de l’entreprise apparaissent sur leur fil d’actualité, vos collaborateurs risquent de se sentir submergés et de ne plus faire la distinction entre les informations qui sont importantes pour eux et les autres.

Faire une première sélection pertinente de l’information à recevoir selon les profils leur fera donc gagner un temps précieux au quotidien. De plus, un outil qui propose trop d’informations souffre en général d’une interface utilisateur trop complexe. La plateforme risque alors de ne pas être utilisée par certains utilisateurs, découragés par sa complexité d’utilisation.

Ainsi, avant de rendre votre intranet Lively accessible à tous vos collaborateurs, vous pourrez créer des communautés et y inscrire les utilisateurs selon leur profil. Seules les publications de ces communautés apparaîtront sur leur fil d’actualité, ce qui fluidifiera la diffusion de l’information. L’objectif majeur de l’intranet nouvelle génération est d’avoir une vue d’ensemble des outils métiers, des tâches et des documents afin de permettre aux utilisateurs de gagner en efficacité : les surcharger d’informations serait donc contre-productif.

Pour une plateforme optimisée : sélectionnez l’information pertinente

Pour encourager vos collaborateurs à utiliser votre intranet nouvelle génération, il est important d’effectuer les premiers paramétrages avant de leur en donner l’accès. Pour plus de simplicité, certains choix d’informations et de datas doivent être imposés aux utilisateurs. Ainsi, l’outil sera abouti et leur donnera envie de l’utiliser quotidiennement. De plus, certains utilisateurs souhaitent avoir accès à l’information qui les concerne sans avoir à effectuer de manipulations. L’ambition principale du newsfeed Lively est de fournir l’actualité spécifique à chacun des utilisateurs sans qu’ils n’aient besoin de la chercher. Vos collaborateurs gagnent donc du temps au quotidien ce qui renforce leur productivité.

Par exemple, tous vos collaborateurs doivent avoir accès aux actualités de l’entreprise mais des communautés peuvent être créées en fonction des services afin de mieux cibler les utilisateurs. Il en va de même pour les outils métiers, tous les services n’ont pas besoin des mêmes applications au quotidien : mettez uniquement à disposition de l’utilisateur les outils associés à son service !

Pour les informations non essentielles : laissez le choix aux utilisateurs !

Bien qu’il soit attendu de vous que vous fournissiez une plateforme adaptée au profil des utilisateurs, il est difficile de connaître les réelles habitudes de chacun. Par exemple, vous pouvez être certain·e qu’un membre du département Sales voudra être abonné aux informations relatives à la signature de contrats. Néanmoins, il est plus difficile de déterminer s’il sera intéressé par l’information concernant l’intrapreneuriat de votre entreprise. Il est donc essentiel de laisser le choix à chaque collaborateur de s’abonner aux informations qui l’intéressent, même si elles ne sont pas liées à son activité principale.

Son interface sera ainsi entièrement personnalisée en fonction de ses besoins et de ses envies. Vos collaborateurs auront l’impression de composer leur propre espace de travail et seront plus enclins à l’utiliser au quotidien !

En résumé…

• Une plateforme personnalisée en fonction des profils fluidifie l’accès à l’information pertinente

• L’objectif majeur de votre intranet nouvelle génération est de donner une vue d’ensemble des outils métiers, des tâches et des informations pour chaque utilisateur

• Il est essentiel de fournir une plateforme prête à l’emploi : sélectionnez les informations qui seront affichées dans le newsfeed de vos collaborateurs en fonction de leur profil

• Laissez vos collaborateurs s’abonner aux informations de leur choix pour qu’ils puissent composer leur propre espace de travail