Fin du 100% télétravail : réservez vos bureaux grâce au widget FlexDesk !

Après plus d’un an de télétravail continu, un retour au bureau généralisé semble s’annoncer pour la rentrée 2021. L’objectif est de rompre avec le sentiment d’isolement parfois difficile à vivre pour les collaborateurs. Néanmoins, il reste important de maintenir des mesures sanitaires afin de protéger l’ensemble de l’entreprise. C’est pour cette raison que Lively a fait le choix de développer rapidement une solution de réservation de bureau pour que vous puissiez revenir dans vos locaux en toute sérénité !

Découvrir FlexDesk

Flexdesk : fonctionnement et usages

De nombreuses entreprises ont fait le choix de passer à des bureaux en open space : cet aménagement a l’avantage d’encourager la collaboration et l’entraide, néanmoins il n’est pas toujours adapté aux réglementations sanitaires. Pour éviter tout risque de contamination, il est donc souvent nécessaire de respecter une jauge maximale de collaborateurs à l’intérieur des locaux.

Qu’est-ce que Flexdesk ?

FlexDesk est un widget développé pour l’Intranet 2.0 Lively, son objectif est de permettre aux salariés de réserver un bureau à une date et un horaire précis afin qu’ils puissent se rendre dans les locaux. Il assure également une visibilité des bureaux disponibles et des réservations à venir.

En fonction des disponibilités à la date et à l’horaire fixés, les collaborateurs peuvent ainsi choisir le site, l’étage et même le bureau qu’ils souhaitent réserver !

Comment l’utiliser ?

Le widget est visible depuis la page d’accueil : il affiche le nombre de places disponibles en fonction des sites et vos prochaines réservations. Lorsque vous souhaitez réserver un bureau, il vous suffira d’utiliser ce widget en indiquant :

• Le lieu

• L’étage

• Le jour

• L’horaire

• La durée de réservation

Si vous souhaitez réserver un bureau en particulier, vous pourrez également consulter les jours et les horaires auxquels il est disponible et le réserver lorsqu’il est libre.

Enfin, le widget affiche toutes vos réservations à venir (date, horaire et lieu) et vous recevez un rappel la veille puis quelques heures avant le début de chacune d’entre elles. Ainsi, vous vous souviendrez d’y aller ou d’annuler votre réservation si elle n’est plus d’actualité afin de laisser la place à vos collaborateurs. Le plan et l’affichage des places disponibles encouragent les salariés à choisir des dates et des bureaux qui ne sont pas surchargés pour respecter les mesures sanitaires.

Favorisez le travail collaboratif

L’ambition principale du retour au bureau après cette longue période de télétravail imposé est de rompre avec le sentiment d’isolement que peuvent ressentir certains salariés. Même si les outils numériques, tels que l’intranet 2.0 Lively, ont accompagné les collaborateurs tout au long de cette période en leur assurant une communication à distance continue avec les autres salariés, on remarque un manque de contact réel.

Le widget FlexDesk a donc été développé afin de pallier ce manque : il permet aux utilisateurs de sélectionner des membres de leur équipe et de réserver plusieurs bureaux pour qu’ils puissent travailler ensemble. Une fois la réservation effectuée, les autres membres reçoivent une invitation qu’ils peuvent accepter ou refuser en fonction de leurs disponibilités. L’initiateur peut également préciser l’objet de cette rencontre (projet en cours, réunion, etc.) afin que les autres utilisateurs puissent se préparer au mieux. De cette manière, chaque collaborateur arrive avec ses propres idées et peut en discuter réellement avec les autres membres !

Bien que le télétravail n’empêche pas les interactions sociales, notamment lorsque les entreprises choisissent de mettre en place des outils numériques collaboratifs, le partage d’idées reste souvent plus efficace lorsqu’il est fait en présentiel. Il est donc nécessaire d’organiser sa semaine entre présentiel et télétravail pour faire avancer les projets en équipe. Le widget FlexDesk permet à tous les utilisateurs de créer leur propre planning tout en respectant celui des autres !