Jusqu'où aller dans la personnalisation de vos espaces collaboratifs ?

La mise en place d’un espace collaboratif tel qu’un intranet nouvelle génération implique nécessairement la possibilité pour les utilisateurs de le personnaliser. L’objectif de Lively est de fluidifier les échanges et de faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien. On pourrait donc penser qu’une plateforme entièrement personnalisée par chacun des utilisateurs serait plus avantageuse. Mais dans les faits, la personnalisation partielle est plus efficace. Pourquoi ? Nos experts vous en expliquent les raisons  !

Pourquoi personnaliser vos espaces collaboratifs  ?

Dans la plupart des entreprises, de nombreux outils numériques servent quotidiennement aux salariés. En règle générale, ils varient considérablement d’un service à l’autre. La personnalisation permet d’harmoniser les outils collaboratifs utilisés au sein de l’entreprise, ce qui simplifie le travail d’équipe. Les utilisateurs pourront accéder aux mêmes fonctionnalités collaboratives depuis leur plateforme. C’est un réel atout au quotidien : plus besoin de perdre du temps à chercher ses outils de travail  ! De plus, lorsque la personnalisation est réussie, les utilisateurs ont directement accès aux informations qui les concernent. Ils gagnent donc du temps en étant informés en un coup d'œil de l’avancée de leurs projets en cours. C’est ce qui rend la plateforme plus intuitive : vos collaborateurs auront plus de facilités à la prendre en main et l’utiliseront au quotidien  !

L’objectif principal de la personnalisation de vos espaces collaboratifs est donc de créer une plateforme adaptée aux besoins et aux profils de chacun des utilisateurs.

Personnalisation des informations reçues : le fondement d’une communication réussie

Afin de profiter au mieux des avantages offerts par l’intranet nouvelle génération, il est indispensable de sélectionner l’information que l’utilisateur recevra. Ainsi, l’administrateur peut déterminer, en fonction des profils, l’information qui sera affichée sur le fil d’actualités.

Certaines informations, telles que les actualités RH, doivent être accessibles facilement par tous les utilisateurs. Néanmoins, d’autres publications sont spécifiques à certains départements : le service communication n’a pas nécessairement besoin d’avoir accès à tous les messages techniques par exemple. Cette segmentation évitera aux utilisateurs d’être noyés sous un flot d’informations.

Certaines actualités peuvent être mises en lumière dès la page d’accueil : la plateforme collaborative sert à fluidifier la circulation de l’information, les actualités générales de l’entreprise doivent donc être accessibles à tous, en un coup d’œil.

La personnalisation peut même aller plus loin : l’utilisateur doit pouvoir s’abonner aux sujets qui l’intéressent. Ainsi, en plus de l’information générale et des actualités de son service, l’utilisateur pourra accéder à d’autres sujets qu’il aura lui-même choisi de suivre.

Personnalisation des outils intégrés : le choix est aux utilisateurs  !

Pour faciliter le travail collaboratif, vous pouvez imposer une présélection des outils à intégrer à votre plateforme collaborative. Outils de visioconférence, de gestion documentaire, de partage de fichiers : afin que tous vos collaborateurs utilisent les mêmes dispositifs, intégrez-les sur votre intranet  ! Leur facilité d’accès encouragera les utilisateurs à les employer.

Par exemple, les salariés de notre client Canal utilisaient WeTransfer malgré le refus de l’entreprise. Grâce à l’intégration de OneDrive dans leur intranet nouvelle génération, cette habitude a rapidement été modifiée. OneDrive est directement connecté à l’annuaire Lively ce qui rend son utilisation d’autant plus ergonomique.

Nous préconisons cependant de laisser à l’utilisateur le choix des outils qu’il souhaite afficher dans son dashboard : il s’agit de son espace personnel, il est donc nécessaire qu’il le prenne facilement en main.

Intégrez automatiquement certains outils qui seront utilisés par tous vos collègues et qui sont utiles à la collaboration (Outlook, Teams, etc.), mais laissez-leur le choix pour les outils plus spécifiques  !

En résumé...

• La personnalisation de votre espace collaboratif permet d’harmoniser votre écosystème digital et d’encourager son utilisation au quotidien

• L’information reçue par les utilisateurs doit être personnalisée au maximum afin de réguler le flot de messages

• Certains outils doivent automatiquement être intégrés à la plateforme pour encourager le travail collaboratif

• L’administrateur doit laisser le choix aux utilisateurs d’intégrer ou non certaines fonctionnalités pour qu’ils puissent accéder plus rapidement à celles qui leur sont réellement utiles