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La digitalisation de la communication en entreprise : 3 axes

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La disruption créée par la digitalisation est aujourd’hui clairement identifiée et il appartient à l’entreprise d’y faire face en adoptant une stratégie digitale appropriée. La mise en place d’une stratégie de digitalisation en interne nécessite une réflexion en amont autour des 3 piliers suivants : le choix du logiciel à utiliser, les contraintes de votre système d’information et la mise en place d’une stratégie éditoriale cohérente.

  1. Le choix du logiciel pour votre stratégie de communication interne

    L’application d’une stratégie de digitalisation cohérente passe par le choix d’un logiciel ergonomique, complet et doté d’une interface simple à utiliser. Le logiciel choisi doit pouvoir susciter naturellement l’engagement des collaborateurs sans nécessiter de formation préalable.Le logiciel Lively répond à cette problématique par le biais des atouts suivants :

    Une ergonomie éprouvée : Lively est simple à utiliser. Son ergonomie absolue permet une prise en main immédiate côté pilote, une appétence réelle côté utilisateurs. Son interface est personnalisée en fonction de l’identité visuelle désirée. Lively, outil fluide, outil efficace, outil plaisir.

    Une couverture fonctionnelle complète : La capture de l’information non structurée peut se faire par différents médiums. Cela peut être un article, un billet d’humeur assorti d’une photo, une note concernant un sujet précis, etc. La consultation du fil d’actualité par l’utilisateur devient une expérience agréable et diverse et ouvre la porte à la réaction et au partage des contenus d’une communauté à l’autre.

    Les communautés professionnelles : Les communautés professionnelles constituent le cœur du logiciel Lively. En effet, elles permettent à chaque utilisateur de s’abonner à ses sujets d'intérêts via des communautés et ainsi de disposer d’un fil d’actualité personnalisé.

  2. Les bases techniques d’une stratégie de digitalisation :

    Toute stratégie de digitalisation doit être basée sur des outils fiables, sécurisés et faciles à utiliser. Afin d’atteindre ces prérequis techniques, il est impératif de mettre en place les bases techniques suivantes :

    L’Active Directory : La première étape avant la mise en place d’un intranet consiste à effectuer un recensement de l’ensemble des futurs utilisateurs. Cela passe soit par l’installation d’un répertoire informatisé des collaborateurs (Active Directory) soit par le nettoyage et la mise à jour de l’AD existant. Cette mise à jour de l’AD renforce la sécurité, évalue la volumétrie d’hébergement nécessaire au logiciel et enfin permet à chaque collaborateur de disposer d’une fiche personnelle complète et mise à jour.

    Le Single Sign On (Authentification unique) : Afin de faciliter l’accès à la page d’accueil de votre intranet, il est nécessaire d’accompagner la mise à jour de l’AD par la mise en place d’un système de Single Sign On (SSO). Ce système permet à l’utilisateur de s’authentifier sur l’ensemble des applications auxquelles il a accès en tapant son mot de passe une seule fois (à l’ouverture de sa session de travail). Le SSO renforce la sécurité en évitant les mots de passe multiples - et donc les post-it autour du poste de travail - tout en facilitant la vie de l’utilisateur qui ne devra s’authentifier qu’une seule fois.

    L’hébergement, la sauvegarde, la restauration : La mise en place d’un intranet ou réseau social d’entreprise (RSE) nécessite une réflexion autour de ces prérequis techniques. Ainsi, la volumétrie future des utilisateurs permettra de définir la taille, la performance et la localisation des serveurs hébergeant la suite logicielle. Cette dernière doit être sauvegardée régulièrement selon une fréquence prédéfinie, et doit être restaurée de manière fiable et rapide.

    L’interopérabilité : Le développement de mécanismes d’interopérabilité est nécessaire. La communication avec un système de GED (Gestion des documents) comme google Drive, dropbox, onedrive et même Office365 permettra aux utilisateurs d’accéder de façon homogène à vos contenus. Connectez vos applications pour obtenir une seule interface utilisateur: créez, modifiez, cherchez et partagez directement sur votre intranet.

  3. Enrichir la plate-forme digitale de communication :

    La qualité du contenu publié est primordiale pour la réussite d'un projet intranet. Ce dernier nécessite une réflexion approfondie menée par la direction et le comité projet exécutif. Cette réflexion peut porter sur les axes suivants :

    Une tribune à la direction : L'objectif de base est de diffuser une information corporate. Renforcez le flux de communication Top down de l’organisation et attirez des utilisateurs régulièrement sur le RSE, ils pourront ainsi réagir et partager le contenu publié.

    Structurer et préparer une stratégie éditoriale : Les publications régulières du service de communication interne forgent la stratégie éditoriale. Ces publications prennent la forme d’articles, de photos liées à un événement ou bien de billets d’humeur. Le but de la stratégie éditoriale est de promouvoir la culture d’entreprise au sein de l’intranet et de pousser les collaborateurs à réagir aux publications.

    Créer une dynamique de communication Bottom up : Une stratégie éditoriale réussie permet de dynamiser le RSE et d’augmenter le nombre d’utilisateurs réguliers. Ces derniers réagissent aux différentes publications à travers leurs commentaires et contribuent à leur tour à l’enrichissement de l’intranet. L’espace utilisateur du RSE permet à ce dernier d’accéder et de réagir aux publications liées aux communautés professionnelles auxquelles il est abonné.

Mots-clés : digitalisation, intranet2.0, intranet nouvelle génération, communication, information, entreprise communicante

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