Observatoire de l’intranet 2021 : quelle transition numérique pour les entreprises ?

Depuis 1999, le cabinet de conseil en transition numérique Arctus analyse chaque année l’évolution de la communication interne digitale dans les entreprises. En 2021, 423 répondants ont permis de décrypter les dernières évolutions en matière de communication interne et de travail collaboratif numérique. Du fait de l’accroissement du télétravail, l’accent a été mis sur la mise en place rapide et efficace d’un service permettant la collaboration à distance. Découvrez notre analyse de cette évolution et nos conseils pour accélérer votre processus de transition numérique grâce à un intranet 2.0.

Les outils numériques internes : des leviers d’efficacité et de communication en entreprise

La crise sanitaire et le développement du télétravail ont largement contribué à l’adoption rapide de nouveaux outils numériques au sein des entreprises. L’année 2021 nous accorde le recul nécessaire pour pouvoir analyser les enjeux principaux d’une telle adoption.

Une amélioration de l’efficacité et de la productivité

D’après l’observatoire de l’intranet Arctus, l’amélioration de l’efficacité est le premier enjeu des outils numériques depuis 2019. L’année 2021 ne fait pas exception : en 2020, les entreprises ont dû s’adapter à une situation inédite, les outils numériques ont donc été le seul moyen de faire perdurer l’activité des salariés. Pour plus de 50% des répondants, le taux d’adoption de ces outils par les salariés est supérieur ou égal à 7/10. Ce chiffre est largement supérieur à l’étude de 2019 (uniquement 31%), il démontre donc que les salariés ont été formés à ces nouveaux outils.

Les intranet nouvelles générations sont de réels alliés dans le quotidien des collaborateurs : ils les accompagnent dans leurs tâches et les encouragent à collaborer. Grâce aux nombreuses fonctionnalités Lively, les utilisateurs retrouvent leurs outils métier les plus utiles en fonction de leur poste, ils peuvent conserver et organiser leurs documents selon l’utilisation qu’ils en font et travailler en équipe grâce aux outils de communication intégrés (Lively call, messagerie instantanée, etc.). Lively répond à l’ensemble de leurs besoins, sur une plateforme unique, afin d’améliorer leur productivité au quotidien !

Une communication interne plus fluide

La fluidification de la communication interne passe à la seconde place des enjeux liés aux outils numériques en 2021 avec une hausse de 7%. Cette croissance n’est pas surprenante puisque les outils numériques se sont révélés être le seul moyen de maintenir une communication interne satisfaisante durant la crise sanitaire. Le travail à distance aurait pu avoir comme conséquence de réduire les échanges au sein des entreprises et entre collaborateurs. Néanmoins, l’adoption rapide d’outils ergonomiques et faciles à prendre en main, tels que l’intranet 2.0 Lively, ont permis de pallier ce manquement.

Au contraire, ils ont même eu pour effet de développer la collaboration entre les différentes équipes : grâce à la recherche avancée et au répertoire des compétences Lively, les salariés ont la possibilité de trouver de l’aide efficacement auprès de leurs collaborateurs. Les messages de la direction prennent également une autre forme : avec l’intranet 2.0, ils ont la possibilité de publier des articles, des vidéos, des images animées… Autrement dit, des contenus plus engageants et agréables à consulter que de simples mails !

Des outils indispensables au bon fonctionnement du télétravail

Si le télétravail était déjà au cœur des discussions en 2019, son implémentation a largement été développée en 2020. Cette étude révèle que les outils numériques ont permis de garantir le lien social malgré le travail à distance. De nombreuses alternatives à la vie de bureau sont disponibles sur l’intranet 2.0 : l’entraide, le partage de connaissances et les réunions d’équipe ont pu être maintenus tout au long de cette période.

L’intranet 2.0 : un allié du quotidien pour le travail collaboratif

L’édition 2021 de cette étude dévoile que l’engagement vis-à-vis des outils numériques est en hausse dans tous les domaines de l’entreprise, aussi bien pour les managers que pour les employés. Ainsi, 80% des managers et 69% des salariés déclarent se sentir très engagés dans l’utilisation des outils numériques : la transformation digitale apparaît donc comme une priorité pour l’ensemble des populations des entreprises. L’atout principal des intranets qui ressort cette année est leur aspect collaboratif : en plus d’intégrer des outils de visioconférence et de chat, l’intranet Lively encourage les salariés à communiquer autrement. Il permet aux collaborateurs n’ayant pas accès à un ordinateur au quotidien de participer véritablement à la communication interne grâce à l’application mobile.

Par exemple, notre client Leclerc Voyage encourage le travail collaboratif entre agences en stimulant la créativité des salariés. En effet, ils organisent régulièrement des concours de vitrines : les collaborateurs postent sur leur application mobile Lively une photographie de leur vitrine et l’ensemble des collaborateurs peut voter avec un j’aime. Ainsi, ces publications participent au partage d’idées tout en ayant une perspective ludique !

Expansion de Teams : vers une valorisation de la communication interne et de la collaboration

De nombreuses entreprises ont adopté l’application Microsoft Teams afin de stimuler la collaboration malgré le télétravail. Ainsi, 72% des répondants déclarent utiliser Teams au quotidien. Si l’application encourage efficacement le travail collaboratif, elle n’a pas pour vocation de développer la diffusion de l’information générale en interne. Pour pallier ce manque, Lively a développé la fonctionnalité Lively for Teams. L’objectif majeur est de créer un écosystème complet de communication interne. En reliant l’application Teams à l’intranet 2.0 Lively, les fonctionnalités de chacun de ces outils se rejoignent pour :

• Fluidifier la circulation de l’information : créez une équipe Teams dédiée à la communication interne et reliez-là à votre intranet Lively afin de recevoir automatiquement les publications Lively sur Teams ! Ainsi, les collaborateurs utilisant Teams au quotidien seront informés de l’actualité de l’entreprise.

• Organiser les documents et gérer les projets : en associant vos équipes Teams à des espaces de partage Lively, vous pourrez trier les documents importants et suivre l’avancée de vos projets sur votre intranet 2.0

L’application Teams et l’intranet Lively deviennent alors deux outils complémentaires qui facilitent et encouragent le travail collaboratif et la communication ! :

L’observatoire de l’intranet 2021 démontre donc que la crise sanitaire a eu pour conséquence de développer la transition numérique des entreprises : les salariés sont aujourd’hui mieux formés à l’utilisation des outils digitaux. En plus d'accroître leur efficacité au quotidien, ils favorisent efficacement le partage d’idées et sont donc des vecteurs de progrès, aussi bien en matière de technologie que de créativité.