Réinventez l’onboarding de vos nouvelles recrues via votre intranet

L’intégration d’une nouvelle recrue est une phase délicate car ses premières impressions sur l'entreprise restent déterminantes pour la suite. Selon l’ étude de Wynhurst Group , 58 % des nouveaux arrivants ont plus de chances de rester dans l'entreprise pendant plus de 3 ans si le processus d'intégration est bien structuré. Votre intranet devient alors l’outil parfait pour une bonne intégration de vos nouvelles recrues. Il accompagne vos nouveaux collaborateurs dans la découverte des outils, des process, de leurs collègues, ou encore de votre culture d’entreprise.

Voici 5 bonnes pratiques à appliquer pour réussir l'intégration de vos collaborateurs grâce à votre intranet.

1.   Surprenez votre nouvel arrivant avec un kit de bienvenue

Offrez-leur des kits, aussi bien physiques que virtuels. Selon l’étude de Wynhurst Group , 22 % des turnovers se produisent au cours des 45 premiers jours d'emploi, d'où l’importance de leur donner envie de rester dès les premières semaines.

1. Kit physique:

   Souvent dénommé welcome pack, le kit de bienvenue est très apprécié par les nouvelles recrues. Il est constitué de fournitures nécessaires à son travail, mais pas que. Offrez des objets répondant aux valeurs de votre entreprise pour davantage ancrer votre culture dans l’esprit de ce nouveau collaborateur.

2. Kit virtuel:

   C’est également le moment de fournir aux nouveaux arrivants toutes les informations de base, tels que le plan des locaux, les infos RH, les interlocuteurs de référence ou les applications essentielles. Centralisez toutes ces informations sur l’intranet, et indiquez dans votre Welcome Kit comment y accéder. Le kit pourrait contenir des liens intéressants vers votre intranet, les applications métiers, la présentation des équipes et bien d’autres informations.

2.   Familiarisez vos nouvelles recrues avec votre entreprise grâce à l’intranet

L’intranet permet une immersion totale au nouvel arrivant. Il lui fournit toute la documentation nécessaire sur l’histoire de l’entreprise, ses réalisations, ses valeurs, ses missions, ses équipes et ses perspectives. Il est possible, à travers l'intranet, de centraliser tous ces contenus de référence dans un espace unique, facile d’accès pour les nouveaux collaborateurs.

Par ailleurs, l’onboarding doit se faire en douceur. La nouvelle recrue ne doit pas être gavée d’informations, au risque de se perdre dans une masse de données. C’est ce que vous évite l’intranet Lively en vous permettant d’ organiser vos informations.

Il convient donc d’expliquer à la nouvelle recrue, étape par étape, le fonctionnement de la plateforme, les fonctionnalités à sa disposition, les différentes communautés qui la composent ainsi que les personnes ressources à qui s’adresser pour toute question.

De ce fait, elle pourra y aller à son propre rythme pour la suite. En fonction de son temps et de son planning, elle choisira les moments opportuns pour elle, pour surfer sur l’intranet et partir à la découverte de l’entreprise en toute autonomie.

Grâce au droit de publication que vous pourrez lui accorder sur l’intranet, elle pourra aussi faire partie de ceux qui font vivre leur plateforme. Ce qui est une belle preuve d’intégration.

3.   Centralisez sur l’intranet toutes les informations de référence, pour que le nouvel arrivant puisse les retrouver à tout moment.

On trouvera par exemple :

• Les informations pratiques ou administratives, comme ses horaires de travail ou le règlement intérieur ;
• Les événements importants de l’entreprise ;
• Les outils qui lui sont utiles au quotidien ;
• Un annuaire, avec tous les collègues et les interlocuteurs indiqués…

4.   Réservez un accueil chaleureux à la nouvelle recrue grâce à votre intranet

Profitez de votre plateforme collaborative pour annoncer le nouveau collaborateur avant même son arrivée. Les collaborateurs lui réserveront un accueil chaleureux. Commencez par une sympathique publication sur votre intranet :une courte biographie illustrée avec la photo du nouveau collaborateur pour lui souhaiter la bienvenue. Grâce à votre page “nouveaux arrivants”, vous pourrez identifier les collègues récemment recrutés, tout en augmentant la visibilité de votre trombinoscope. Vous pouvez également prolonger l’information grâce à un encart sur votre newsletter en interne avec une rubrique “Ils nous rejoignent !” par exemple.

N’hésitez pas à être plus créatif dans la présentation des nouveaux arrivants. Leurs futurs collègues seront curieux de les connaître davantage. Dites-en un peu plus sur leur parcours, leurs loisirs, leurs nouvelles missions. C’est une approche qui casse certaines barrières et renforce la proximité.

5.   Organisez un événement d’accueil à partir de votre intranet

Toujours dans cette optique de renforcer l’intégration des nouveaux arrivants, organisez un événement en leur honneur que vous pourrez gérer, organiser facilement à partir de votre intranet. Ainsi, une réunion d’équipe dans un format décontracté comme un déjeuner ou un pot d’arrivée serait le moment opportun pour des échanges conviviaux avec la ou les nouvelles recrues.

En résumé

L’onboarding est une étape cruciale après le recrutement d’un nouveau collaborateur car elle détermine sa perception de l’entreprise; c’est donc le moment opportun pour donner une bonne image de celle-ci.

Pour ce faire, n’hésitez pas à offrir à vos nouvelles recrues des kits de bienvenue personnalisés puis une réunion d’équipe dans un cadre décontracté avec leurs nouveaux collègues. C’est une marque d’attention qui les met en confiance et qu’ils vont à coup sûr apprécier.

L’intranet reste un atout majeur dans cette intégration. Lively accompagne pleinement votre nouvelle recrue dans tout le processus d’onboarding. Depuis l’annonce de son arrivée sur la plateforme à son intégration durant les premiers mois, il lui permet une immersion totale dans la vie de l’entreprise. Grâce à l’intranet, la nouvelle recrue a une parfaite connaissance des process, de l’organisation de l’entreprise, de son fonctionnement, mais aussi une identification parfaite de ses collègues grâce au trombinoscope sur la plateforme. L’intranet devient ainsi un levier sur qui accompagne vos nouveaux arrivants dans leur familiarisation avec l’entreprise et la bonne réalisation de leurs missions.