Intranet : définition et mise en place

L’Intranet est devenu l’outil indispensable pour la digitalisation des entreprise et la réussite des projets d’équipe.

Vous souhaitez améliorer la communication interne de votre entreprise ? Promouvoir votre marque employeur ? Faciliter le travail d’équipe ? Gérer les crises internes et externes ? La suite logicielle Lively est l’outil idéal pour répondre à ces besoins : facile à mettre en place, il deviendra rapidement l’assistant digital de vos collaborateurs.

Qu’est ce qu’un intranet ?

Réseau informatique privé, l’intranet est utilisé en entreprise pour diffuser l’information et échanger directement sur la plateforme. Au bureau ou à distance, il facilite les échanges et l’accessibilité aux contenus.

Véritable allié de la communication interne, l’Intranet peut également favoriser le travail d’équipe en choisissant une plateforme collaborative, regroupant les principaux outils de travail de vos salariés.

A quoi sert un intranet pour mon entreprise ?

Pourquoi créer un intranet ?

Disposer d’un intranet en entreprise regroupe plusieurs avantages qui simplifieront grandement la vie de vos collaborateurs :

• Regrouper les outils indispensables des vos collaborateurs :
  les utilisateurs retrouvent sur une même plateforme leurs outils d’organisation, de gestion de projets et de communication. Cela simplifie grandement le quotidien de vos salariés qui retrouvent facilement leurs outils du quotidien, que ce soit depuis le bureau ou en télétravail.

• Centraliser et stocker efficacement vos documents et informations :
  vos collaborateurs pourront ainsi retrouver facilement les contenus souhaités sur la plateforme.

• Diffuser l’information de façon instantanée et pertinente :
  plus de doublons, de mails intempestifs et mal ciblés, vos collaborateurs reçoivent directement l’information qui les concerne.

• Encourager et faciliter le travail d’équipe :
  en optant pour un intranet collaboratif, vous facilitez le travail d’équipe au sein de votre entreprise. Les fonctionnalités de suivi de projets permettent de créer des tableaux de bords pour les membres de l’équipe qui leur donnent accès aux avancées du projet, aux documents nécessaires, à des statistiques de suivi, ainsi qu’à des outils de travail (chat, online meetings, notes partagées…).

Les avantages de l’intranet

L’Intranet est un vrai outil stratégique pour votre entreprise, et permet de gagner en productivité.

Comme vu précédemment, la centralisation des documents permet de limiter la perte de temps dans la recherche dans les bases de données. De plus, fin 2019, on estime à 126 le nombre de mails professionnels envoyés et reçus par jour, ce qui représente une perte de temps considérable pour vos salariés : l’Intranet social permet de limiter ces échanges intempestifs en proposant d’autres solutions comme le chat (messagerie instantanée) et le travail simultané sur les documents. L’Intranet permet également de faciliter les démarches administratives (grâce à la création de templates pré remplis pour les congés, les arrêts maladies…) et donc de diminuer le stress qu’elles engendrent. Enfin, le collaborateur aura accès à l’information de façon pertinente et instantanée ce qui générera un réel gain de temps.

Au delà de la productivité individuelle, l’Intranet engendrera également un gain de productivité collective : vous pouvez sonder directement vos collaborateurs grâce aux différents widgets, travailler en équipe sur les groupes de projets sans multiplier les réunions interminables, créer des événements clairs pour proposer à vos équipes de se réunir quand cela est nécessaire etc.

Enfin, l’Intranet va également permettre d’augmenter le contact entre vos collaborateurs : chacun des employés aura un profil personnel qu’il pourra agrémenter de ses compétences, de ses projets en cours, de ses centres d’intérêts et vos salariés pourront donc plus facilement entrer en contact avec les personnes susceptibles de les aider et/ou de les intéresser.

Qui peut accéder à l’intranet ?

Votre Intranet peut être déployé à l’ensemble de vos collaborateurs. Cependant, lors de la création de la plateforme, vous définirez les différents accès personnalisés (administrateur, éditeur, lecteur…). Ces accès personnalisés permettent de segmenter pertinemment l’information, de limiter le surplus de données, de protéger les informations les plus sensibles. Une équipe d’administrateurs pourra moduler les droits utilisateurs et modérer les contenus. Chaque utilisateur aura ses propres identifiants pour se connecter à son espace. Il retrouvera sur son fil d’actualité les informations qui le concernent, il accèdera facilement à ses différents projets et pourra utiliser la plateforme en fonction de ses droits utilisateurs.

Les étapes de création d’un intranet chez Lively

La définition de votre besoin

La première chose à faire pour mettre en place un Intranet est de créer une équipe interne dédiée au projet pour faciliter les échanges et le regroupement des informations, puis de rentrer en contact avec le prestataire de votre choix.

Cette équipe aura pour première mission de regrouper les besoins de vos collaborateurs : ils sonderont vos différents métiers pour définir ensemble une première liste de fonctionnalités souhaitées. Par exemple, les ressources humaines peuvent avoir besoin d'automatiser certaines démarches en priorité (les congés, les arrêts maladies), l’équipe Intranet se chargera de retransmettre ces besoins.

Pour définir le budget relatif à la mise en place d’un Intranet, différents postes de dépenses entrent en compte :

• Le nombre d’utilisateurs de la plateforme,

• Le choix de l’hébergement : vous avez le choix entre un hébergement interne (on premises) ou dans un cloud (plus cher mais avec une mise en place plus rapide)

• La volonté d’intégration de certaines spécificités techniques comme l’intégration de votre Active Directory ou d’outils collaboratifs externes

Ces différents éléments permettront à votre prestataire de chiffrer votre projet.

Lors de votre premier contact avec celui ci, vous découvrirez la plateforme, et le prestataire vous accompagnera dans la définition de votre besoin et de votre budget. Vous devez donc présenter à votre conseiller Intranet la première liste de vos besoins : il fera le point avec vous sur les fonctionnalités existantes, et sur le coût de celles-ci. N’hésitez pas à présenter toutes vos idées à votre prestataire : vous définirez ensuite ensemble ce qui est réalisable, quelles sont les priorités, etc.

Pour nous présenter vos idées et vos besoins, n’hésitez pas à prendre rendez-vous pour une démo.

Un cahier des charges sera ensuite réalisé, regroupant tous les éléments nécessaires à la validation de votre projet : les priorités, le design, le contexte, les fonctionnalités souhaitées.

Le cadrage

Le prestataire s’appuie sur ce cahier des charges pour vous proposer une première maquette répondant à votre projet. Cette maquette sera la base de travail pour parvenir à une proposition concrète, parfaitement personnalisée, d’un point de vue design, règles d’administration, usages et sécurité. Vous serez sollicités régulièrement pour suivre l’avancée du développement et le commenter.

Cette phase d’ajustement est primordiale pour construire la plateforme qui correspond à votre image.

La création et l’installation de la plateforme

Après la validation de la maquette finale, les développeurs personnalisent la plateforme selon les fonctionnalités souhaitées , la testent et l’ajustent pour vous proposer une version finale prête à l’usage. Cette plateforme, une fois validée par le prestataire et par vos services, sera déployée dans votre entreprise.

La prise en main de votre Intranet

L’investissement dans un Intranet mérite d’être rentabilisé, c’est pourquoi vous avez besoin d’une suite logicielle ergonomique et simple d’utilisation, qui permet une prise en main rapide des fonctions de base. Lors de l’installation, le prestataire proposera à vos équipes des formations rapides, mais aussi des formations plus poussées, pour des utilisateurs experts qui deviendront ambassadeurs de l’Intranet dans votre entreprise. Les ambassadeurs seront ainsi présents pour aider vos équipes à se familiariser à la plateforme, à maximiser l’utilisation de l’intranet et à régler les problèmes de surface. Ils se chargeront également de faire le lien avec les équipes du prestataire en cas de soucis plus importants.

Ces formations permettront à vos salariés de comprendre les intérêts et les enjeux d’une telle plateforme.

Le suivi

Votre Intranet prendra rapidement une place indispensable auprès de vos collaborateurs. Les équipes du prestataire restent présentes pour gérer avec vous les éventuels problèmes, pour rendre vos utilisateurs de plus en plus autonomes et actifs sur la plateforme et pour continuer d’adapter notre logiciel en fonction de vos besoins.

La création d’un Intranet personnalisé, répondant à vos besoins, est donc rapide et permet de proposer à vos collaborateurs une solution de partage, de communication et de travail d’équipe efficace.