Intranet collaboratif et digital workplace : ce que révèle l’étude Arctus 2025

En 2025, 94 % des organisations considèrent leur intranet comme “nécessaire” ou “indispensable”… mais un quart d’entre elles admettent que ses fonctionnalités sont peu ou pas utilisées. Alors, que manque-t-il aux intranets pour pleinement jouer leur rôle ?

Longtemps cantonné à un simple espace documentaire ou à un outil de communication interne, l’intranet s’impose aujourd’hui comme le point de départ de la digital workplace — cet espace numérique qui centralise les contenus, les outils et les services essentiels. Il rend l’information plus accessible, connecte les outils métiers, soutient les démarches RH et incarne la culture d’entreprise.

À l’heure de la saturation des canaux, de la fragmentation des usages et des nouvelles attentes collaborateur, il ne peut plus se contenter d’exister : il doit devenir un environnement de travail à part entière.

C’est ce que révèle l’Observatoire de l’intranet augmenté 2025, mené par Arctus. En interrogeant 568 professionnels issus de plus de 500 entreprises, l’étude confirme ce que beaucoup pressentaient : l’intranet n’est pas dépassé, mais il est à repenser, en profondeur.

La dernière édition de l’Observatoire de l’intranet augmenté, menée par Arctus, donne le ton : l’intranet reste un outil central pour 94 % des organisations, considéré comme “nécessaire” ou “indispensable”. Ce constat, stable depuis plusieurs années, montre que malgré la prolifération des outils (Teams, Drive, messageries instantanées, apps métier…), l’intranet demeure le seul espace transverse de référence pour accéder à l’information et aux services internes.

Mais la pression sur l’intranet augmente. Les collaborateurs attendent une expérience aussi simple, fluide et utile que dans leurs usages personnels. Fini le portail passif ou l’empilement de fonctionnalités mal reliées : l’intranet doit devenir un point d’entrée clair, qui organise l’information, connecte les outils et soutient les missions RH, DSI et communication.

Ce constat, nous le partageons avec nos clients : l’intranet est devenu un hub indispensable pour accéder aux informations et aux services métiers.

Les collaborateurs y retrouvent :

1. Les communications internes,
2. L’annuaire pour contacter facilement un collègue,
3. Les documents de référence à jour,
4. Et des raccourcis vers leurs outils quotidiens.

Quand l’organisation dispose déjà d’un environnement comme Office 365, Teams, SharePoint ou un annuaire LDAP, l’intégration de ces outils est systématique.

L’objectif n’est pas de créer un outil supplémentaire, mais de faire de l’intranet la porte d’entrée centrale et fluide vers tout l’environnement numérique de travail.

Pour mieux comprendre les bases et la mise en place d’un intranet efficace, consultez notre article complet : Intranet collaboratif : définition et mise en place.

2.1 Fonctionnalités : un socle solide, mais trop souvent sous-exploité

Les intranets actuels embarquent les fonctionnalités attendues : actualités (94 %), annuaire (89 %), GED (84 %), accès aux applications (79 %), services pratiques (76 %). Pourtant, un quart des entreprises interrogées jugent ces fonctions peu ou pas utilisées. Preuve qu’une fonctionnalité disponible ne suffit pas : encore faut-il qu’elle soit adoptée.

Pourquoi cet écart ? L’étude met en lumière plusieurs freins : une ergonomie parfois complexe, des contenus mal hiérarchisés, des parcours utilisateurs décousus ou des fonctionnalités mal promues. Cela touche directement la capacité de l’intranet à répondre aux attentes des métiers.

1. Pour les RH, cela souligne l’enjeu de repenser l’onboarding et les services RH dans des logiques simples et mobiles.
2. Pour les communicants, cela rappelle que la visibilité d’un contenu repose autant sur sa forme que sur sa place dans le parcours.
3. Pour les DSI, cela implique de revoir les tunnels d’accès aux applications clés, souvent cachées ou mal organisées.

Il est en effet primordial de s’appuyer sur une solution logicielle modulable, capable d’évoluer dans le temps — mais l’essentiel reste de l’ajuster précisément aux besoins réels de l’organisation.

Dans le cadre de nos accompagnements, nous conseillons toujours de débuter avec une base fonctionnelle claire et précise, en activant uniquement les modules réellement utiles au quotidien. D’autres briques pourront être intégrées progressivement, à mesure que les usages se stabilisent. À l’inverse, vouloir tout activer dès le départ “au cas où” risque de nuire à la lisibilité, de surcharger l’interface et de freiner l’adoption. Un intranet bien conçu, c’est souvent un intranet qui sait prioriser, alléger et évoluer dans le bon tempo.

Et surtout, les intranets les plus adoptés sont ceux qui réussissent à combiner simplicité d’usage, richesse fonctionnelle et pertinence métier.

Découvrez aussi nos 10 astuces pour animer votre intranet et ainsi favoriser l’adoption par vos utilisateurs.

2.2 SharePoint + surcouche : la norme… mais rarement satisfaisante

SharePoint est utilisé comme socle technique par 58 % des intranets. Mais paradoxalement, 51 % des répondants se disent insatisfaits de l’expérience utilisateur proposée. Le constat est sans appel : SharePoint séduit par sa compatibilité avec Microsoft 365, mais déçoit en termes d’ergonomie.

Face à cette limite, la majorité des entreprises s’oriente vers des CMS spécialisés ou des surcouches UX pour pallier les manques. Cette tendance révèle une maturité : les organisations ne cherchent plus à tout internaliser mais à associer robustesse technique et qualité d’expérience.

1. Pour les DSI, cela pose la question du bon niveau de customisation sans complexifier la maintenance.
2. Pour les directions Com, c’est une opportunité de retrouver la main sur la ligne éditoriale, la navigation, et la valorisation des contenus.

2.3 L'IA générative fait timidement son entrée dans les intranets d'entreprise

En 2025, seulement 10 % des intranets intègrent de l'IA générative.Pourtant, 58 % des organisations identifient des cas d’usage pertinents à court terme, principalement autour de deux axes : la génération de contenus éditoriaux (résumés, suggestions de titres, reformulations) et la recherche intelligente (RAG), capable de guider les utilisateurs vers la bonne information, même mal catégorisée.

Mais ce déploiement reste timide. Les freins sont bien identifiés : manque de cadre, incertitudes juridiques, défi de la confidentialité, complexité des intégrations. Ce que montre l’étude, c’est que l’IA n’est pas une fin en soi. Elle devient un accélérateur de performance, si elle est accompagnée, gouvernée, expliquée.

Chez Lively Software, nous faisons le pari d’une IA utile, encadrée et pensée pour les contributeurs métiers. L’enjeu n’est pas de multiplier les effets de style, mais de simplifier la vie des équipes qui animent l’intranet au quotidien, en les aidant à produire mieux, plus vite, et avec plus d’impact.

Les cas d’usage les plus prometteurs que nous accompagnons aujourd’hui :

1. Pour les communicants : génération automatique de résumés d’actualités, reformulation de textes pour en adapter le ton (formel, direct, accessible…), ou encore suggestion de titres engageants.
2. Pour les RH : création assistée de contenus d’onboarding ou d’annonces internes à partir de modèles pré-remplis.
3. Pour les administrateurs fonctionnels : détection automatique des contenus obsolètes, des doublons ou des documents non consultés depuis plusieurs mois, afin de faciliter le nettoyage régulier de l’intranet.

Prenons un cas concret que nous expérimentons avec nos clients : l’analyse automatisée des contenus d’un intranet pour identifier ceux qui méritent d’être mis à jour, archivés ou supprimés. Grâce à l’IA, la plateforme peut suggérer à l’administrateur :

“Ce document n’a pas été consulté depuis 18 mois, existe en deux versions différentes, et mentionne des informations RH datées de 2022. Souhaitez-vous l’archiver ou le mettre à jour ?”

Notre valeur ajoutée chez Lively, c’est d’intégrer ces usages dans une approche 100 % maîtrisée :

1. Un POC IA progressif, structuré par cas d’usage et validé métier par métier.
2. Une gouvernance claire des contenus assistés par IA, avec validation humaine systématique.
3. Une intégration sécurisée et localisée, sans aucun envoi de données à des modèles externes non maîtrisés.
4. Et surtout, une aide à la rédaction qui s’adapte à la tonalité interne de l’organisation, en respectant les règles éditoriales existantes.

Chez Lively, l’IA devient un copilote éditorial, au service de la qualité de l’information, de la simplicité de gestion… et de la pertinence de l’intranet dans la durée.

2.4 L’intranet mobile : levier d’inclusion numérique

43 % des entreprises interrogées comptent une part importante de collaborateurs “non connectés” au quotidien (terrain, production, retail, logistique…). Pourtant, seules 29 % proposent un accès mobile réel à leur intranet. Un recul notable par rapport à 2023 (38 %).

Ce désalignement crée une inégalité d’accès à l’information, à la culture d’entreprise, aux outils RH. Il montre surtout que l’accessibilité mobile n’est toujours pas considérée comme un impératif. Or, c’est précisément pour ces collaborateurs que l’intranet doit jouer son rôle de trait d’union.

1. Pour les RH, c’est un enjeu d’inclusion, d’engagement et de simplification es démarches.
2. Pour les DSI, cela implique un effort de sécurisation ET de simplification : QR code, SSO mobile, ergonomie allégée.

Chez Lively Software, nous constatons que l’application mobile séduit bien au-delà des seuls collaborateurs de terrain. Elle permet aux équipes nomades ou déconnectées — agents en mobilité, techniciens, vendeurs — de recevoir les informations clés en temps réel, directement sur leur téléphone.

Mais ce sont aussi les collaborateurs de bureau qui en tirent profit, notamment grâce aux notifications ciblées ou à la possibilité de consulter l’intranet entre deux réunions, dans les transports ou en télétravail.

Résultat : l’application mobile enregistre des taux d’usage souvent plus élevés que prévu, ce qui en fait un vecteur puissant d’inclusion numérique et de réactivité, pour toutes les strates de l’organisation.

2.5 Gouvernance intranet : facteur clé de succès

Parmi tous les leviers d’efficacité, l’étude montre un lien fort : la gouvernance détermine la qualité perçue. Le score moyen de satisfaction des utilisateurs s’élève à 6,8/10. Mais ce chiffre grimpe à plus de 8/10 dès lors qu’un comité éditorial actif, des indicateurs de pilotage et un plan d’animation sont en place.

La gouvernance n’est pas un supplément optionnel. Elle structure la contribution, garantit la cohérence éditoriale, permet de suivre les performances (KPI de consultation, contribution, adoption mobile) et de réagir rapidement. Un intranet sans gouvernance devient vite obsolète ; un intranet gouverné, même simple techniquement, peut devenir un vrai levier d’engagement collectif.

Pour aller plus loin, découvrez notre article 5 KPIs clés pour la performance de votre intranet, qui détaille les indicateurs incontournables à suivre pour maximiser l’adoption et l’efficacité.

L’Observatoire 2025 ne parle pas de rupture technologique. Il parle de maturité. L’heure n’est plus à la course à la fonctionnalité. Ce que demandent les collaborateurs, c’est de la clarté, de la cohérence, et de la continuité.

Les entreprises efficientes sont celles qui ont fait le tri :

1. Moins de contenus, mieux hiérarchisés.
2. Moins d’accès dispersés, plus de centralisation.
3. Moins d’arborescences figées, plus de logique de parcours.

Pour les métiers RH, DSI ou Com, cela signifie changer de posture : passer de “propriétaire d’un outil” à “orchestrateur d’un environnement de travail numérique utile”.

Dans plusieurs projets récents menés par Lively — notamment dans le secteur immobilier social et au sein d’une collectivité territoriale — un même constat revenait : l’ancien intranet était peu utilisé, mal structuré, et ne répondait plus aux attentes des équipes terrain comme des fonctions support.

Dans ces contextes, les irritants identifiés étaient similaires :

1. Un excès de fonctionnalités activées “par défaut” rendant l’interface confuse.
2. Des informations RH importantes dispersées ou obsolètes.
3. Une absence d’accès mobile empêchant les collaborateurs non connectés (gardien·nes, agent·es, technicien·nes) de suivre la vie de l’organisation.

L’approche déployée avec Lively a permis de reprendre la main :

1. Mise en ligne d’un intranet centré sur l’essentiel : actualités, annuaire, raccourcis personnalisés vers les outils métier.
2. Intégration immédiate à Microsoft 365 (notamment SharePoint) pour éviter la redondance documentaire.
3. Création d’un tableau de bord personnalisé avec accès rapide à la badgeuse, aux plannings, et aux documents RH.
4. Déploiement de l’application mobile avec connexion sans email pro, via QR code ou identifiants simplifiés.

Les résultats ne se sont pas fait attendre :

1. Jusqu’à +63 % de connexions en 3 mois après le lancement.
2. Une adoption rapide du mobile, y compris chez les populations initialement non ciblées.
3. Des retours très positifs des RH et des communicants sur la facilité de gestion des contenus, sans intervention de la DSI.

⇒ Ce type de projet montre qu’un intranet sobre, bien intégré et administrable en autonomie, peut faire toute la différence — surtout lorsqu’il est pensé dès le départ comme un outil utile, pas comme un produit figé.

Cela renforce notre conviction de toujours : l'ergonomie est primordiale. Une solution modulable est un atout majeur, à condition qu'elle se concentre sur l'essentiel, en activant uniquement les fonctionnalités pertinentes au moment opportun.

C’est dans cette logique que nous accompagnons nos clients : les aider à faire les bons choix fonctionnels selon leur contexte, leurs usages, leur maturité numérique. Nous avons ainsi déployé des intranets aussi bien pour des cabinets de conseil technophiles, en attente d’intégrations avancées, que pour des collectivités territoriales où les agents restent peu à l’aise avec les outils numériques.

Dans les deux cas, le curseur fonctionnel doit être ajusté finement, pour garantir à la fois la simplicité d’usage, l’adhésion des équipes et la pérennité du projet.

L’Observatoire Arctus 2025 montre que l’intranet reste solide, mais doit changer de posture. Le modèle à suivre n’est plus celui d’un portail riche, mais d’un environnement utile, piloté, mobile et sobre.

Les organisations les plus avancées ne sont pas forcément les plus outillées, mais les plus cohérentes. Celles qui ont aligné outil, gouvernance, et usages réels.