Créer votre intranet d'entreprise : 5 étapes

Les Intranets 2.0 regroupent de nombreux avantages pour les salariés : ils centralisent l’information, favorisent les interactions et rassemblent leurs outils métiers. Néanmoins, il est nécessaire de créer une interface unique, qui réponde aux besoins et aux attentes des collaborateurs, afin qu’ils se l’approprient et qu’ils l’utilisent au quotidien. Dès le début du projet, vous avez donc tout à gagner en impliquant l’ensemble des salariés dans la réflexion autour de votre Intranet. Que ce soit en termes de design, de fonctionnalités, d’intégration d’outils et de stratégie : notre équipe vous accompagne dans la construction d’une plateforme 100% personnalisée ! Découvrez les étapes à suivre pour élaborer un Intranet qui deviendra l’outil numérique essentiel au quotidien de votre entreprise.

Étape n°1 : Comprendre les besoins de vos collaborateurs

Lorsque vous souhaitez mettre en place un Intranet nouvelle génération, il est important qu’il puisse répondre aux besoins de l’ensemble des salariés, peu importe leur fonction. Vous pouvez donc fournir à chaque service une plaquette de présentation de l’Intranet et de ses fonctionnalités. Ainsi, vos collaborateurs auront une idée plus précise de ce qu’est un Intranet 2.0 et de ce qu’il permet d’accomplir. Cette plaquette peut être accompagnée d’un rapide questionnaire afin que les salariés puissent exprimer leurs attentes et choisir les fonctionnalités qui leur semblent particulièrement pertinentes. Il vous suffira ensuite de reprendre les idées de vos collaborateurs et de les exprimer à nos équipes pour créer une interface aussi adaptée que possible à leurs attentes. Sans cette plaquette, les salariés risquent de ne pas savoir exactement à quoi s’attendre et donc de rencontrer des difficultés à exprimer clairement leurs besoins. Une fois le projet entamé, constituez une équipe regroupant des membres de différents services, aussi bien au siège que sur le terrain. Tous vos collaborateurs seront ainsi représentés et pourront exprimer leurs envies !

Étape n°2 : Attribuer des rôles et des responsabilités

Une fois l’équipe projet mise en place, chaque membre doit avoir un rôle distinct et des responsabilités précises. En effet, une seule personne ne peut pas avoir à sa charge l’ensemble du projet, puisque tous les départements de l’entreprise doivent être représentés.

Cette équipe devra être constituée de personnes ayant bien compris le fonctionnement de l’Intranet et qui puissent orchestrer toutes les étapes du projet. Lors du lancement du produit, ces salariés deviendront de véritables ambassadeurs de la plateforme. Dès le départ, donnez l’occasion à certains membres de publier du contenu afin que l’Intranet apparaisse tout de suite comme un outil convivial et collaboratif. Les autres salariés seront ainsi plus à même d’en comprendre le fonctionnement et donc de l’utiliser au quotidien !

Étape n°3 : Définir une stratégie d’utilisation

Une fois que certains collaborateurs volontaires commencent à publier du contenu régulièrement, il est nécessaire de définir une stratégie de communication interne pertinente. Il s’agit d’établir un réel plan de communication interne sur lequel seront précisés les types de contenus publiés et la fréquence. Ce plan dépend en grande partie des objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre Intranet. Cela dit, il reste indispensable puisqu’il permet à vos équipes de travailler efficacement et de mettre en lumière les avantages de votre plateforme.

De nombreux contenus seront ainsi publiés dès la mise en place de votre Intranet, ce qui encouragera de nouveaux collaborateurs à se l’approprier et à interagir en ligne.

Étape n°4 : Publier du contenu engageant régulièrement

Dans votre plan de communication interne, il est important d’imaginer des contenus variés et engageants. Par exemple, optez plutôt pour des vidéos afin de partager des conseils d’utilisation de l’Intranet. Il est également primordial de faire appel à des visuels pour attirer l’attention de vos collaborateurs. Ainsi, si les articles sont une bonne manière de partager des actualités ou des informations, ils se doivent d’être rédigés de manière à impliquer réellement les utilisateurs.

Utilisez l’ensemble des publications mis à votre disposition sur l’Intranet Lively : sondages, comptes à rebours, formulaires, concours… L’intégration de tous vos collaborateurs se fera de manière progressive puisque les utilisateurs pourront, dans un premier temps, réagir facilement à vos publications. Ils prendront ainsi l’habitude de se connecter et de recevoir les informations et pourront mieux s’approprier leur espace.

Étape n°5 : Mettez en avant votre histoire et vos valeurs

L’Intranet est un véritable hub de communication interne, il peut donc être utilisé pour transmettre à tous l’histoire et les valeurs de l’entreprise. Une fois que le fonctionnement de l’Intranet est bien appréhendé par tous les utilisateurs, vous avez la possibilité de partager des vidéos, des images et des articles permettant de renforcer votre culture d’entreprise. Ce sont des publications au potentiel d’engagement très fort. Ainsi, un espace de partage dédié à vos valeurs, à vos chiffres clés et à votre histoire peut être créé et mis en lumière dès la page d’accueil de votre plateforme.

De plus, cet espace permettra aux nouveaux arrivants de s'imprégner plus rapidement de vos valeurs et de vos ambitions futures.

Tout au long de votre processus d’adoption, il est nécessaire d’étudier les attentes et le comportement des utilisateurs face à leur Intranet afin de construire un espace à l’image de votre entreprise. Une fois que les utilisateurs ont bien compris le fonctionnement de la plateforme, vous pourrez alors vous en servir comme un véritable porte-parole de votre culture d’entreprise !