Conduite de changements : 6 étapes pour une mise en œuvre réussie !

À l’heure actuelle, la gestion des entreprises passe nécessairement par une adaptabilité accrue aux changements. D’un jour à l’autre, l’environnement professionnel des entreprises peut être amené à évoluer. Que ce soit en termes de dynamiques de marché, de politiques environnementales, d’évolutions technologiques ou de gestion du personnel ; les sociétés doivent impérativement se préparer à toutes les éventualités de changement. Ainsi, une étude Ipsos menée auprès de 1000 salariés démontre que 96% d’entre eux ont connu 2 à 3 changements majeurs au sein de leur entreprise en 2012. Une bonne conduite de changement doit donc être mise en œuvre. Elle consiste à accompagner un projet de réorganisation de l’entreprise afin de s’adapter à un contexte professionnel inédit.

La mise en place de nouveaux outils collaboratifs, notamment un Intranet Nouvelle Génération, fait partie de ces transformations organisationnelles qui se doivent d’être accompagnées. Si l’ensemble de l’entreprise n’est pas impliquée dans cette évolution, des réticences pourraient se pérenniser. Suivez nos conseils pour mettre en œuvre votre stratégie de gestion du changement.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

De nombreux aspects doivent être pris en compte afin d’accompagner un changement dans l’entreprise : la dimension humaine, la culture de l’entreprise et les éventuelles réticences au changement doivent être particulièrement analysées.

Un processus de changement, comprenant plusieurs étapes, doit donc être mis en place afin d’introduire et d’instaurer un changement sur le long terme. Au sein d’un organisme, trois grandes sphères peuvent connaître des changements majeurs :

• L’entreprise : notamment les changements organisationnels, structurels ou un déménagement des locaux ;

• Le travail : modification du temps de travail, de ses modalités ou implémentation de nouveaux outils numériques ;

• L’emploi : entre autres, l’évolution de la masse salariale.

Il est primordial d’impliquer les salariés dans ce processus dès le départ afin de limiter leurs réticences vis-à-vis de ce changement dans leurs habitudes de travail. Lorsque la position des collaborateurs n’est pas prise en compte, ils risquent de rejeter cette nouveauté et de lutter contre sa mise en place, alors même qu’elle vient souvent améliorer leurs conditions de travail.

La mise en place d’un Intranet nouvelle génération, facilitant la circulation de l’information et la communication entre les collaborateurs, équivaut à un changement organisationnel qui se doit d’être accompagné. La première posture à adopter consiste à prendre conscience des craintes des salariés et d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dans le projet, dès le départ. L’implémentation d’un changement est un processus de longue haleine, qui comporte différentes phases, ayant des objectifs précis.

Comment mettre en place une stratégie de changement ?

Les évolutions étant désormais ancrées dans le quotidien des entreprises, la conduite du changement doit faire partie intégrante de la culture de l’entreprise. Son processus doit être encadré du début à la fin par une série d’étapes. Découvrez nos 6 étapes pour implanter efficacement une transformation dans l’entreprise.

Étape 1 : Déterminez précisément votre objectif

Lorsque vous souhaitez faire évoluer les pratiques au sein de votre entreprise, il est primordial que l’ensemble des collaborateurs aient une vision claire de l’impact positif que ces changements auront sur leur travail quotidien.

Définissez donc un objectif central, duquel découlent d’autres ambitions mineures. Ainsi, il vous sera plus aisé de justifier, auprès des salariés réticents, la mise en place de tels changements.

Étape 2 : Analysez la situation actuelle de l’entreprise

Afin d’amener un changement majeur, il est essentiel d’analyser la capacité d’adaptation de votre entreprise. Il vous faut donc étudier sa culture organisationnelle et la réceptivité au changement de vos collaborateurs.

Effectuez également un examen minutieux du changement en question en vous posant les questions suivantes :

• Le changement est-il simple à mettre en place ou va-t-il opérer une rupture radicale avec votre fonctionnement actuel ?

• L’entreprise a-t-elle expérimenté d’autres changements majeurs récemment ?

• Quels sont les avantages de ce changement pour les salariés ?

Ainsi, vous aurez une idée claire des réticences potentielles exprimées par vos collaborateurs et pourrez y faire face plus aisément.

Étape 3 : Communiquez autour de ce changement

Toutes les étapes nécessaires à la mise en place d’un changement doivent être précisément connues par l’ensemble des salariés de l’entreprise. Pour que l’évolution ne donne pas l’impression d’être abrupte, communiquez bien en amont grâce à un plan de communication interne formellement établi.

Les inquiétudes de vos salariés doivent également être prises en compte afin d’apporter des éléments de réponse et de justifier vos choix. Lorsque l’information circule de façon transparente, tous les membres du personnel se sentent concernés par ce changement et donc prêts à l’affronter.

C’est à ce moment-là que votre Intranet Nouvelle Génération entre en jeu : utilisez-le dans le but d’assurer une communication transversale. Faites circuler l’information relative à ce changement et recevez les réactions de vos collaborateurs en temps réel.

Étape 4 : Identifiez vos indicateurs clés de performance

Lorsqu’une évolution majeure est mise en place dans une entreprise, il est nécessaire de la diviser en plusieurs étapes clés. Autrement, le changement risquerait d’être trop soudain pour les salariés. Chaque étape accomplie doit être célébrée et partagée à l’ensemble de l’entreprise afin que le changement apparaisse comme une réelle opportunité de réussite.

Associez à chacune de ces étapes des indicateurs clés de performance, qui ne seront pas nécessairement partagés à tous les niveaux. Ces indicateurs peuvent être chiffrés : nombre de réactions, nombre de réponses obtenues, etc. De cette manière, vous aurez une vision nette des effets de ces étapes sur vos salariés.

Étape 5 : Identifiez les obstacles

Tout changement est accompagné d’une résistance de la part de certains membres de l’organisme. Ils sont généralement prévisibles et doivent être pris en compte dès le départ afin d’être désamorcés au plus vite. Grâce à l’étude de votre culture d’entreprise, vous pourrez identifier les points de difficulté et ainsi préparer vos arguments.

D’autres obstacles imprévisibles peuvent apparaître au cours de ce processus. L’une des erreurs majeures consiste à ne pas les considérer. Écoutez les appréhensions de vos collaborateurs pour pouvoir y répondre et ne pas pérenniser le sentiment de résistance au progrès.

Par exemple, lorsque vous mettez en place un nouvel outil de communication interne numérique, tel qu’un Intranet, les réticences résident généralement dans la crainte d’une utilisation trop complexe. De nombreuses solutions s’offrent à vous pour rassurer les salariés, notamment la mise en place de formations relatives à ce nouvel outil. Il sera ainsi bien connu de tous et adopté en toute sérénité.

Étape 6 : Lorsque c’est nécessaire, opérez des ajustements

Lorsqu’une transformation est amenée au sein d’une entreprise, elle doit avoir des effets positifs sur le travail quotidien des collaborateurs. Le processus de changement doit donc être en constante évolution afin de s’adapter aux imprévus éventuels. Les solutions envisagées avant la mise en place d’un changement ne sont pas toujours optimales et c’est grâce à une communication constante que vous vous en rendrez compte.

Le plan de changement parfait n’existe pas, soyez donc prêts à le modifier tout au long de son processus d’adoption !