15 astuces Teams pratiques pour améliorer votre communication d’équipe

L’application Teams développée par Microsoft n’a pas pu vous échapper : en effet, son taux d’utilisation a augmenté de 53% entre 2020 et 2021 (source : ZDnet.fr). Cela dit, cette adoption rapide a des conséquences : de nombreuses fonctionnalités restent encore inconnues des utilisateurs. Si, à première vue, la plateforme semble simplement vous permettre de rester en contact avec vos collaborateurs malgré la distance, il ne faut pas s’y méprendre : elle regorge de possibilités ! Découvrez notre sélection des meilleures astuces Teams pour perfectionner votre communication interne.

Améliorez votre productivité grâce à l’application Teams

Au-delà de faciliter les échanges avec vos collègues, l’application Teams met à votre disposition des fonctionnalités qui vous assurent un travail plus efficace. Gardez le contrôle de votre temps grâce à ces astuces Teams !

Marquez des messages comme non lus

Il nous arrive parfois de recevoir un message, de le lire, sans pour autant avoir le temps d’y répondre dans l’immédiat. Soit la réponse attendue est longue, soit elle demande à ce que vous fassiez des recherches et donc que vous quittiez l’activité sur laquelle vous étiez en train de travailler.

Pour éviter de laisser de côté votre projet en cours pour y répondre ou pour vous rappeler de répondre à ce message par la suite, cliquez sur les trois points à droite de ce message et marquez-le comme non lu. Ainsi, la notification visuelle vous rappellera d’y répondre après avoir terminé votre première tâche !

Créez des conversations privées pour communiquer avec un collaborateur ou un groupe

Pour avancer plus rapidement sur un projet et éviter de notifier des collaborateurs non concernés, créez des conversations privées en dehors de vos équipes Teams habituelles. Ainsi, vos messages seront uniquement visibles par les participants de cette conversation et vous pourrez la dédier à une tâche en particulier pour retrouver plus facilement les informations utiles.

Mais comment faire ? Rien de plus simple ! Dans votre onglet “Conversations”, cliquez sur l’icône “Nouvelle conversation” et ajoutez le ou les membre(s).

Lively for Teams

Tirez profit des commandes Teams

La barre de recherche Teams est polyvalente : où que vous vous trouviez dans l’application, retrouvez vos collaborateurs, vos équipes et vos canaux… Mais pas seulement ! Microsoft a développé une liste des tâches les plus fréquentes afin d’y accéder plus rapidement. Tapez simplement votre commande dans la barre de recherche, par exemple : /fichiers pour accéder à vos fichiers récents, /mentions pour voir toutes vos mentions ou encore /enregistrés pour avoir un accès direct à vos messages enregistrés.

Découvrez l’ensemble des commandes disponibles en tapant uniquement “/” dans la barre de recherche, elles sont régulièrement mises à jour.

Utilisez le mode “ne pas déranger”

Lorsque vous souhaitez avancer sur un projet en toute tranquillité, les notifications Teams peuvent être un frein à votre concentration. Pour éviter d’être interrompu, Teams vous offre la possibilité de désactiver toute notification en passant votre statut en mode “ne pas déranger”. Pour ce faire, vous n’aurez qu’à cliquer sur votre profil et à modifier votre statut “Disponible” pour le statut “Ne pas déranger”. Il est possible de l’activer grâce à la commande “/ne-pas-déranger” directement dans la barre de recherche.

Vous souhaitez tout de même être averti lorsque certains de vos collaborateurs vous envoient un message ? Octroyez-leur un accès prioritaire ! Dans vos paramètres de confidentialité, accessibles depuis la fenêtre “Gérer le compte”, ajoutez les contacts que vous souhaitez ajouter à votre liste d’accès prioritaire. Vous recevrez ainsi les notifications de ces contacts malgré l’utilisation du statut “Ne pas déranger”.

Avec Teams, diffusez et retrouvez l’information efficacement

Vous souhaitez que vos messages soient lus à tous les coups par vos collaborateurs ? Voici notre sélection d’astuces Teams à utiliser pour clarifier vos messages et retrouver les informations importantes efficacement.

Enregistrez vos messages

Pour retrouver facilement un message important, cliquez sur les trois points à droite du message et enregistrez-le. Vous pourrez ainsi y accéder directement depuis votre profil en haut à droite de l’interface en cliquant sur l’option “Enregistré” ou encore plus simplement via la barre de recherche en tapant “/enregistré”.

Personnalisez les onglets de vos canaux

L’ensemble des équipes Teams que vous créez disposent de deux onglets automatiques : Publications et fichiers. Cela dit, vous pouvez personnaliser ces onglets et en ajouter selon vos besoins ! Il vous suffit d’entrer sur l’interface de l’équipe en question et de cliquer sur le symbole plus situé à droite des onglets préexistants. De nombreuses possibilités d’onglets s’offrent à vous : d’autres outils Microsoft, des applications tierces… À vous de faire votre choix !

Ajoutez des titres et formatez vos messages

Vous souhaitez qu’un message en particulier soit immédiatement vu par vos collaborateurs ? Attirez leur attention en y ajoutant un titre. En plus de clarifier votre demande, ce titre permettra à votre message de se démarquer des autres.

Lorsque vous rédigez votre message, cliquez sur l’icône “Format” en bas à gauche : la zone de rédaction s’agrandit pour vous permettre de formater votre message. Ajoutez vos titres et sous-titres et appliquez du gras sur les mots importants : votre message sera lu à tous les coups !

Envoyez des messages importants ou urgents

Lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide, Teams vous donne la possibilité de le marquer comme “important” ou “urgent”. Sous le bloc de rédaction de votre message, cliquez sur le point d’exclamation : les deux options apparaissent, vous n’aurez plus qu’à sélectionner celle dont vous avez besoin.

• Lorsque vous déterminez que votre message est “important”, votre interlocuteur recevra votre message précédé de l’indication [Important]

• Si vous marquez votre message comme étant “urgent”, alors votre interlocuteur sera notifié toutes les deux minutes durant vingt minutes.

Épinglez vos équipes et canaux favoris

Pour accéder aux informations importantes plus rapidement, épinglez les équipes et les canaux que vous utilisez le plus souvent. Pour ce faire, entrez dans votre équipe et cliquez sur les trois points horizontaux puis choisissez l’option “Épingler”. De cette manière, l’équipe sélectionnée apparaîtra toujours en haut de votre liste !

Créez une équipe dédiée à l’actualité corporate

En reliant votre intranet à votre application Teams, accédez à toutes les informations et actualités de votre entreprise automatiquement depuis une équipe Teams dédiée. Ainsi, vous ne manquerez plus aucune annonce tout en restant sur votre outil de travail habituel !

Utilisez Teams pour faciliter le partage d’idées en équipes

Comme son nom l’indique, l’application Teams a également pour vocation d’encourager le travail d’équipe. Quelques fonctionnalités sont donc à connaître pour favoriser les échanges et l’entraide.

Partagez des sondages

Vous souhaitez poser une question à une équipe projet afin d’obtenir leur avis ? Simplifiez-leur la tâche en créant un sondage ! Ajoutez simplement l’application Microsoft Form à la barre d’applications située sous la zone de rédaction de votre message. Si elle n’est pas immédiatement disponible, cliquez sur les trois points tout à droite et tapez le nom de cette application dans la barre de recherche qui apparaît.

Vos collaborateurs vous répondront avec plus de simplicité et la vue d’ensemble des résultats vous permettra de prendre votre décision plus rapidement !

Utilisez le mode “ensemble”

Pour avoir une vision plus globale de tous les participants à une réunion en visioconférence, vous pouvez utiliser l’une des fonctionnalités les plus récentes de Teams : le mode “ensemble”. En premier lieu, il vous faudra l’activer dans vos paramètres généraux en cochant la case “Activez l’expérience de réunion”. Une fois cette étape terminée, vous n’aurez plus qu’à cliquer sur vos options lors d’une réunion puis sélectionner le mode “ensemble”.

Les participants apparaissent alors “assis” dans une même pièce, pour une réunion plus conviviale !

Prenez des notes de réunions

Lorsque vous faites des réunions à distance via Teams, il est souvent obligatoire de sélectionner une personne pour qu’elle prenne des notes et les partage à la fin de l’appel. Pour faciliter cette tâche parfois fastidieuse, Teams met à votre disposition l’outil “Notes de réunion” qui permet à tous de retranscrire les éléments importants et de voir instantanément les changements apportés par les autres participants.

Lors de la réunion, choisissez l’option “Autres actions” puis sélectionnez “Prendre des notes”. Un document s’ouvre alors sur l’écran de tous les participants. À la fin de la réunion, vous retrouverez la dernière version de ce document dans les fichiers du canal utilisé !

Utilisez le tableau blanc collaboratif

Pour aller encore plus loin et partager vos idées au cours d’une réunion, vous pouvez simuler l’utilisation d’un chevalet de conférence via Teams ! Dans votre barre d’outils sélectionnez l’option “Partager” puis ouvrez le tableau blanc. Vous pourrez alors annoter, faire des schémas, des tableaux ou des graphiques en les présentant à l’ensemble des participants.

Connectez Teams à votre intranet

Utilisez votre intranet et Teams dans votre gestion de projets : créez une équipe Teams dédiée à un projet et connectez-la automatiquement à un espace de partage Lively. Ainsi, vous pourrez conserver et organiser les informations et documents relatifs à votre projet afin de les retrouver plus efficacement. Partagez à l’ensemble de vos collaborateurs les avancées majeures de votre projet en quelques clics en ajoutant les fichiers Teams les plus pertinents et obtenez leurs réactions en temps réel.

Vous souhaitez découvrir plus d’avantages de Teams connecté à votre intranet et mieux appréhender le fonctionnement de l’intranet Lively ? Faites une demande à nos équipes pour le découvrir en images !