Microsoft Teams est un outil incontournable pour la gestion des réunions en
entreprise, particulièrement en période de télétravail ou de travail hybride.
Cependant, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de connaître quelques
astuces pratiques pour optimiser vos réunions. Cet article vous propose 10 astuces
simples et efficaces pour améliorer la gestion de vos réunions sur Microsoft Teams,
augmenter la productivité et favoriser une collaboration fluide au sein de vos équipes.
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Planifiez vos réunions efficacement avec l'intégration Outlook
Une des fonctionnalités les plus utiles de Microsoft Teams est son intégration avec
Outlook. Cela vous permet de planifier des réunions directement à partir de
votre calendrier Outlook et
d'envoyer des invitations Teams avec un simple clic.
En plus de gagner du temps, cette intégration assure que tous les participants reçoivent
les bons liens et informations de réunion.
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Utilisez les canaux pour des réunions récurrentes
Si vous avez des réunions régulières avec une
même équipe ou un même groupe, créez un canal dédié sur Microsoft Teams. Cela
centralise toutes les informations liées à la réunion (agendas, fichiers, discussions)
et simplifie l'accès aux ressources nécessaires pour les participants.
Vous pouvez même programmer des réunions récurrentes sur ce canal, ce qui vous fait
gagner du temps.
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Exploitez les options de gestion de la réunion avant et pendant
Avant chaque réunion, configurez les paramètres de la réunion pour garantir une
gestion fluide. Par exemple, vous pouvez choisir si les participants rejoignent
la réunion automatiquement ou s’ils doivent attendre dans le hall. Pendant la réunion,
l’option "Gérer les participants" vous permet
de contrôler les microphones, d'assigner des rôles de présentateur, et de gérer
l'accès en toute sécurité.
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Enregistrez vos réunions pour un suivi facile
L'enregistrement des réunions est une fonctionnalité clé pour la gestion de vos
projets à long terme. Microsoft Teams permet d’enregistrer vos réunions et de
les stocker dans OneDrive ou
SharePoint, ce qui facilite le suivi des
discussions et la consultation de la réunion en cas d'oubli d’un point important.
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Utilisez les sous-sessions pour les discussions en petits groupes
Les sous-sessions, ou "Breakout Rooms", sont un
excellent moyen de diviser une réunion en groupes de travail plus petits. Vous
pouvez ainsi attribuer des sous-sessions à des groupes de participants pour discuter
de sujets spécifiques, puis revenir à la session
principale pour partager les résultats.
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Activez l'option de transcription pour plus de clarté
La transcription automatique est une fonctionnalité très pratique pour avoir un
résumé écrit des discussions pendant les réunions. Elle permet aux participants de
se concentrer sur les échanges et
d'éviter de prendre des notes. Après la réunion,
la transcription est disponible pour consultation et partage.
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Optimisez l’interface de réunion avec des outils interactifs
Pendant la réunion, il est important de maintenir l'attention des participants.
Microsoft Teams propose plusieurs outils interactifs comme
le partage d'écran, les sondages et les tableaux blancs (Whiteboards).
Utilisez ces fonctionnalités pour rendre vos réunions plus dynamiques et collaboratives.
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Utilisez les raccourcis clavier pour gagner en efficacité
Pour optimiser le temps et faciliter la gestion de la réunion, familiarisez-vous avec
les raccourcis clavier de Microsoft Teams. Par exemple,
"Ctrl + E" pour rechercher des fichiers rapidement ou
"Ctrl + Shift + M" pour activer/désactiver votre
micro. Ces raccourcis vous permettent d’être plus réactif et de mieux contrôler la réunion.
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Planifiez un ordre du jour clair et partagé à l’avance
Avant chaque réunion, il est essentiel de définir un ordre du jour clair et de le
partager avec les participants à l’avance. Cela permet de garder la réunion ciblée
et de garantir que tous les sujets importants sont couverts. Vous pouvez partager
du jour via Teams ou dans l’invitation Outlook.
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Activez les notifications pour ne rien manquer
Pour rester informé de tout changement ou mise à jour concernant la réunion, activez
les notifications sur Microsoft Teams. Vous recevrez des
alertes concernant les réunions programmées, les nouveaux messages et les
mises à jour de documents, ce qui vous permet de rester réactif.
Le module Teams sur notre intranet Lively Software
Pour aller encore plus loin dans l’optimisation de vos réunions et de votre gestion de projets,
Lively Software propose une intégration parfaite avec Microsoft Teams. Le module
Lively for Teams réorganise Teams en centralisant toutes
les informations essentielles pour chaque projet en cours. Vous pourrez retrouver facilement
les membres de l’équipe projet, les documents associés, les outils métiers, ainsi que les
statistiques importantes. Cela vous permet de gagner du temps en ayant toutes les données
à portée de main, sans avoir à jongler entre différentes plateformes.
En utilisant Lively avec Teams, vous bénéficiez non seulement des fonctionnalités classiques
de Teams comme la visioconférence et le chat, mais aussi d’une gestion de projet simplifiée
et plus cohérente. Cette intégration permet de maximiser la collaboration et de garantir que
chaque réunion, qu'elle soit stratégique ou opérationnelle, se déroule de manière fluide et
productive.
Conclusion
L’optimisation des réunions sur Microsoft Teams repose sur une combinaison d’outils et de
bonnes pratiques. En appliquant ces 10 astuces, vous serez en mesure d’organiser des
réunions plus efficaces, d'améliorer la collaboration au sein de vos équipes et de
maximiser votre productivité. Que ce soit pour des réunions ponctuelles ou récurrentes,
ces fonctionnalités sont essentielles pour tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.
