En 2020, les Intranet 2.0 se sont révélés être de véritables alliés pour maintenir le lien social entre les collaborateurs malgré le développement massif du télétravail.
Les résultats de l’Observatoire de l’Intranet,
mené par la cabinet de conseil en transition numérique Arctus, montrent ainsi que le taux d’adoption des fonctionnalités collaboratives et sociales a augmenté de 29% en 2020. L’Intranet n’est donc plus perçu comme un simple outil institutionnel, il est utilisé au quotidien par les collaborateurs pour travailler plus efficacement en équipe et favoriser leur accès à l’information. Cela dit, des stratégies peuvent être mises en place afin de maximiser les interactions sur cet espace de travail numérique. Retrouvez toutes les recommandations de nos experts !
Impliquez vos collaborateurs dans l’utilisation de votre Intranet 2.0
Afin que les collaborateurs puissent s’approprier leur espace de travail numérique et le consulter régulièrement, il est important de les impliquer dans toutes les étapes du projet. En effet, si la plateforme répond parfaitement à leurs besoins, ils seront plus à même de comprendre son intérêt et de l’utiliser au quotidien pour s’informer et collaborer.
Projet intranet : mise en lumière des besoins des collaborateurs
Avant même la mise en production de votre Intranet nouvelle génération, la première étape est de cerner spécifiquement les besoins de vos collaborateurs. Pour ce faire, vous pouvez créer une équipe projet regroupant plusieurs profils de salariés. Ainsi, tous les services de l’entreprise se sentiront représentés et pourront exprimer leurs besoins spécifiques. Il s’agit de la première phase d’appropriation de l’Intranet par tous les utilisateurs qui percevront la volonté de la direction de créer une interface spécifiquement dédiée à leurs usages quotidiens.
L’un de nos clients, E.Leclerc Voyages, a ainsi créé un groupe projet Intranet rassemblant des membres du siège et des collaborateurs présents sur le terrain (en agence ou à la centrale téléphonique). Ils ont ainsi eu l’occasion de discerner l’ensemble de leurs besoins et de créer une plateforme entièrement personnalisée. Le résultat est sans appel : plus de 90% des utilisateurs utilisent leur Intranet quotidiennement !
Nos conseils pour une adoption rapide de votre plateforme collaborative :
Conseil n°1 : Avant le lancement de l’Intranet, créez une campagne de communication interne présentant les avantages et les usages de la plateforme. Vos collaborateurs pourront ainsi se familiariser avec cette dernière avant même qu’elle soit lancée.
Conseil n°2 : Impliquez certains collaborateurs volontaires dans la prise en main de votre Intranet avant qu’il ne soit rendu disponible à tous. Ces ambassadeurs de la plateforme se familiariseront avec son fonctionnement et pourront se l’approprier en apprenant à poster du contenu et à diffuser de l’information. Au lancement de l’Intranet, ils sauront alors le mettre en valeur afin d’encourager l’ensemble des utilisateurs à le prendre en main.
Utilisation de l’intranet : une contribution d’équipe
Une fois que la plateforme est accessible à tous les collaborateurs, donnez-leur une certaine liberté d’utilisation. La publication peut ainsi être partiellement ouverte à tous : grâce aux espaces de partage dédiés, les collaborateurs pourront s’exprimer librement sur certaines parties de l’Intranet. D’autres, au contraire, sont réservées aux publications des responsables communication ou RH. Sur certains espaces, vous pouvez choisir d’ouvrir la contribution à tous sous réserve de validation des contenus par les administrateurs.
Ainsi, des espaces donnant la parole aux utilisateurs peuvent être créés : ils dynamisent la fréquentation de l’Intranet puisque les collaborateurs se sentiront libres de s’exprimer et de partager leur propre expérience.
Nos conseils pour une contribution généralisée des utilisateurs :
Conseil n°1 : Ouvrez des espaces “À vous la parole” ou “Petites annonces” accessibles à tous les utilisateurs pour leur permettre de s’exprimer, de partager des idées et de collaborer efficacement.
Conseil n°2 : Favorisez la publication dans son ensemble en impliquant de nombreux contributeurs. Ainsi, les salariés seront encouragés à publier à leur tour et à s’approprier la plateforme.
Conseil n°3 : Sélectionnez les contributeurs de l’Intranet sur la base du volontariat afin que la publication ne soit pas une contrainte !
Utilisez votre intranet pour mettre en valeur les salariés
Pour encourager vos collaborateurs à interagir sur votre Intranet Nouvelle Génération, rien de tel que de mettre en avant leurs réussites ! Votre plateforme profitera alors d’une dimension conviviale sur laquelle les utilisateurs se sentent valorisés. En mettant en lumière les utilisateurs, vous favorisez également l’entraide et la collaboration puisque les équipes apprendront à mieux comprendre l’activité de chacun. Ainsi, vous pouvez créer un espace de partage dédié au travail des équipes sur lequel vous proposerez chaque mois un article ou une vidéo mettant en avant un service et son activité. Ceci participe à la création d’une culture d’entreprise forte où
l'engagement des collaborateurs est de mise.
En effet, les salariés appréhenderont l’activité globale de l’entreprise de manière optimale en comprenant les missions de chacun des collaborateurs.
Nos conseils pour mettre en place une plateforme valorisante et conviviale :
Conseil n°1 : Créez un espace de partage dédié aux petits et grands succès de votre entreprise et mettez en avant les collaborateurs à l’origine de ces réussites.
Conseil n°2 : Encouragez l’entraide en présentant les équipes et leur activité dans des articles ou des vidéos dédiés.
Créez des publications qui encouragent les interactions
L’Intranet nouvelle génération Lively met à votre disposition
de nombreuses fonctionnalités qui encouragent les interactions numériques.
Par exemple, vous pouvez utiliser les sondages pour demander l’avis de vos collaborateurs sur vos projets futurs.
Ces fonctionnalités ont l’avantage de demander peu d’efforts de la part des collaborateurs pour répondre. De plus, ils sentiront que leur avis est pris en compte et valorisé, ce qui est un point primordial pour développer leur engagement.
D’autres publications collaboratives et engageantes sont disponibles : notamment les concours en ligne. Utilisez votre Intranet pour créer des concours originaux et encouragez vos collaborateurs à interagir. Créez des quizzs, des concours photos et offrez des lots aux vainqueurs. Ainsi, les publications sur l’Intranet sont promues et même récompensées !
Nos conseils pour développer les interactions sur votre Intranet :
Conseil n°1 : Donnez l’exemple en publiant régulièrement des articles, des sondages, des images et des vidéos sur votre Intranet !
Conseil n° 2 : Utilisez des formes de publications variées et engageantes qui encouragent vos collaborateurs à réagir (concours, sondages, comptes à rebours, etc.)
En résumé…
Pour maximiser les interactions sur votre Intranet Nouvelle Génération, impliquez vos collaborateurs dès la mise au point du projet. Prenez en considération leurs attentes et leurs besoins pour créer une plateforme à leur image.
Une fois la plateforme accessible à l’ensemble des collaborateurs, montrez l’exemple en publiant de nombreux contenus divers. Mettez en valeur les utilisateurs et leurs réussites pour créer une interface conviviale sur laquelle il est agréable de communiquer.
Enfin, créez des contenus qui appellent à l’interaction : concours, sondages, comptes à rebours… Vos salariés se sentiront ainsi libres de partager leur opinion !
