Effet miroir : votre Intranet, moteur d’adoption de vos outils numériques

La transition numérique des entreprises est un phénomène qui a débuté à la fin des années 1990. Aujourd’hui, ce processus est en accélération constante, notamment grâce à l’arrivée des services en “cloud”. La crise sanitaire a également agi comme un accélérateur dans l’adoption de ce type de logiciel, en particulier la suite de logiciels offerte par Microsoft, Office 365, ainsi que la Google Workspace. Ainsi, en 2020, 92% des entreprises comptant plus de 1000 employés étaient équipées d’outils cloud. Néanmoins, l’arrivée d’Office 365 ou de la Google Suite peut s’avérer plus compliquée qu’on ne le croit : certains collaborateurs peuvent être réticents à les employer s’ils utilisent déjà des services équivalents. Certaines entreprises, souhaitant implémenter Teams ou Google Meet au sein de tous les services, sont confrontés à des difficultés lorsque les salariés étaient habitués à Slack ou RocketChat.

Mais votre Intranet 2.0 peut devenir un allié de taille pour faciliter l’adoption de nouveaux outils numériques par vos collaborateurs. Nos experts vous livrent toutes les bonnes stratégies à adopter !

Intégration de vos outils collaboratifs à votre Intranet 2.0 : les objectifs

En intégrant la suite cloud de votre choix à votre Intranet 2.0, le premier objectif que vous atteindrez est une harmonisation des outils utilisés par vos collaborateurs. Lorsque vous choisissez d’opter pour un nouvel outil, vous pouvez être certain que nombre de vos collaborateurs auront déjà développé des habitudes d’utilisation sur des outils similaires. Néanmoins, lorsque tous les services n’emploient pas les mêmes, la communication interne peut en pâtir. Par exemple, si certains services utilisent Slack et d’autres Teams, alors la communication instantanée entre différentes équipes devient ardue.

De même, lors de l’intégration d’un nouvel outil, certains collaborateurs prendront rapidement l’habitude de l’utiliser quotidiennement quand d’autres préféreront camper sur leurs habitudes. En regroupant les mêmes outils sur votre plateforme collaborative, vous encouragez l’ensemble des salariés à les employer puisqu’ils sont plus facilement accessibles.

L’ensemble des notifications sont également rassemblées sur une plateforme unique, vos collaborateurs n’auront donc plus besoin d’avoir de multiples fenêtres ouvertes pour suivre l’avancée de leurs différents projets

Si les outils cloud ont l’avantage d’être particulièrement complets, la multiplicité de leurs fonctionnalités peut impressionner les utilisateurs. En premier lieu, il est donc pertinent d’intégrer en priorité les outils essentiels à tous (Gmail ou Outlook, Google Drive ou Sharepoint, Word ou Google doc, etc.) pour que tout le monde puisse se familiariser avec les usages principaux. Par la suite, c’est tout naturellement que les autres fonctionnalités seront adoptées, puisque l’utilisation de ces outils cloud sera ancrée dans les habitudes des salariés.

Les avantages d’une intégration de vos outils sur votre Intranet 2.0

Accompagner l’adoption de vos nouveaux outils cloud par une intégration sur votre Intranet 2.0 a donc pour ambition principale d’harmoniser les outils utilisés au sein de votre entreprise. Néanmoins, d’autres avantages en découlent : les utilisateurs novices y accèderont avec plus de facilité et le travail en équipe sera facilité. De plus, les salariés habitués à l’usage de tels outils pourront devenir de véritables ambassadeurs en accompagnant leurs collaborateurs dans la prise en main de ces outils.

Intégration transparente : encouragez l’adoption de ces outils auprès des utilisateurs novices

En réunissant l’ensemble de vos outils métiers sur une plateforme collaborative intuitive et facile à prendre en main telle que Lively, vous favorisez l’utilisation naturelle de ces logiciels. Ainsi, l’expérience utilisateur est plus agréable puisque tous les outils sont réunis sur une plateforme unique. De même, lorsque vous intégrez Sharepoint ou Google Drive a votre Intranet, l’ensemble de vos documents sont accessibles sur la plateforme. Vos collaborateurs pourront donc les trier, les éditer en live et les associer en un clic à leurs publications sur les espaces de partage Lively.

Une seule fenêtre leur est alors essentielle : celle de leur Intranet. Ils peuvent en effet accéder à leurs documents mais également utiliser les outils de visioconférence intégrés afin de contacter les autres utilisateurs, présents sur l’annuaire Lively. Autant d’avantages qui facilitent la prise en main de l’ensemble des outils de l’entreprise, même pour les utilisateurs les plus novices !

Sélection d’outils pertinents : fluidifier l’accès pour un travail collaboratif optimisé

Cela dit, pour favoriser le travail collaboratif au sein des différentes équipes, il est plus avantageux de ne pas mettre en avant l’ensemble des fonctionnalités proposées par les logiciels cloud. En effet, ils regroupent un nombre considérable d’outils : la mise en avant de l’ensemble des fonctionnalités pourrait donc réduire leur accessibilité. Seuls les outils nécessaires à l’ensemble des collaborateurs doivent être automatiquement intégrés à la plateforme. Pour le reste, Lively propose des espaces personnalisés selon le profil de chaque utilisateur. Grâce à leur dashboard entièrement personnalisable, les salariés peuvent sélectionner eux-mêmes les outils à intégrer, en fonction de la liste disponible. Tous les services n’ont pas nécessairement besoin des mêmes outils : laissez-leur donc le choix parmi ceux proposés par votre entreprise !

Double intégration : favorisez l’adoption de votre Intranet grâce à vos outils

Il arrive que certains employés soient au contraire de réels adeptes d’Office 365 ou de la Google Suite, souvent parce qu’ils ont déjà l’habitude de les utiliser. Dans ce cas, ils risquent de moins se connecter à l’Intranet et donc de ne pas recevoir toutes les informations. Pour ne pas trop perturber leurs habitudes, il est possible de faire venir l’Intranet à eux ! Dans ce cas, la démarche inverse peut également être effectuée en parallèle de l’intégration des outils dans Lively : les publications de l’Intranet peuvent ainsi s’afficher sur Teams !

En résumé...

• Harmonisez les outils numériques utilisés au sein de votre entreprise en les intégrant à votre plateforme collaborative

• Facilitez l’adoption de ces outils en les rendant accessibles en un clic sur une plateforme unique

• Intégrez automatiquement les fonctionnalités utiles à l’ensemble des collaborateurs (Google docs ou Microsoft Word, Google Drive ou Sharepoint, etc.)

• Pour le reste, laissez le choix à vos collaborateurs afin qu’ils créent un espace entièrement personnalisé, qui corresponde à leurs besoins quotidiens.