La digitalisation est un sujet particulièrement d’actualité : les entreprises souhaitent s’équiper rapidement et efficacement d’un environnement digital complet. Cette demande s’est d’autant plus accrue au cours des derniers mois; mais une digitalisation réussie demande une certaine réflexion en amont.
Gérer les nouveaux modes de travail (télétravail), encourager le travail d’équipe, améliorer la productivité des collaborateurs, valoriser sa marque employeur, dynamiser la vie de l’entreprise sont tant de défis relevés par l’Intranet Nouvelle Génération.
La mise en place d’une stratégie de digitalisation en interne nécessite une réflexion en amont autour des quatres piliers suivants: la conduite du changement, le choix du logiciel à utiliser, l’intégration des outils métiers et la sécurité.
La communication, le changement
La digitalisation est un grand changement dans votre entreprise. Il s’agit d’un tournant culturel : impliquez donc vos salariés pour faciliter la réalisation puis l’adoption de votre projet. Pour cela, adaptez votre digitalisation aux besoins de votre entreprise, appuyez-vous sur l’avis des collaborateurs et donc des futurs utilisateurs.
Quels sont leurs besoins ? Quels sont les outils métiers les plus utilisés ? Comment imaginent-ils leur nouvelle plateforme ? Ont-ils des questions sur ces nouveaux outils?
Lively propose une plateforme personnalisable qui se construit sur les priorités de vos salariés, avec une prise en main simplifiée, s’inspirant des gestes du quotidien : l’Intranet en zéro clic. Nous proposons également des formations et un suivi pour que vos collaborateurs utilisent au mieux ce nouveau collègue.
Le choix du logiciel pour votre stratégie de communication interne
L’intranet devient le meilleur allié de votre communication interne. Grâce à un logiciel ergonomique, complet et doté d’une interface simple à utiliser, suscitez naturellement l’engagement des collaborateurs sans nécessiter de formation préalable.
La suite logicielle Lively est simple à utiliser. Ergonomique, avec une interface personnalisable et une prise en main immédiate, elle sera plébiscitée par vos salariés : le taux d’adoption de notre plateforme est 3 fois supérieur à la moyenne. Lively, outil fluide, outil efficace, outil plaisir.
Ce n’est pas tout. Animer votre communication n’a jamais été aussi simple : article, billet d’humeur assorti d’une photo, note concernant un sujet précis... Lively laisse libre court à votre créativité. La consultation du fil d’actualité par l’utilisateur devient une expérience agréable et diverse et ouvre la porte à la réaction et au partage des contenus d’une communauté à l’autre.
L’intégration des outils métiers
Une plateforme interactive, dynamique et attrayante est primordiale, mais pour optimiser l’expérience utilisateur, une centralisation des outils métiers sur une plateforme unique est un réel atout. Ainsi, Lively intègre les outils métiers indispensables et facilite le parcours de travail de vos collaborateurs.
Lively intègre notamment les différents logiciels Microsoft pour obtenir une plateforme de navigation unique qui accompagne vos salariés tout au long de la journée. Connectez vos applications pour obtenir une seule interface utilisateur: créez, modifiez, cherchez et partagez directement sur votre intranet. Avec l’intégration de Teams, le travail collaboratif est encore plus efficace : vous bénéficiez des outils opérationnels tels que la messagerie instantanée, les visioconférences et les tableaux de suivi, avec une gouvernance améliorée par Lively. Vos équipes sont claires, il est facile de naviguer entre les différents projets, d’avoir une vue d’ensemble sur votre travail. Vos documents sont classés selon une arborescence ergonomique et votre communication interne sera relayée directement dans Teams.
Au delà du travail d’équipe, Lively facilite également le quotidien des fonctions supports avec des outils tels que les formulaires près à l’emploi (congés…).
Un logiciel complet et sécurisé
Toute stratégie de digitalisation doit être basée sur des outils fiables, sécurisées et faciles à utiliser. Nous avons mis en place les outils techniques indispensables pour vous garantir la pérennité de votre Intranet :
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L’Active Directory :
La première étape avant la mise en place d’un intranet consiste à effectuer un recensement de l’ensemble des futurs utilisateurs. Cela passe soit par l’installation d’un répertoire informatisé des collaborateurs (Active Directory) soit par le nettoyage et la mise à jour de l’AD existant. Cette mise à jour de l’AD renforce la sécurité, évalue la volumétrie d’hébergement nécessaire au logiciel et enfin permet à chaque collaborateur de disposer d’une fiche personnelle complète et mise à jour. Une gestion des utilisateurs via l’Active Directory permet aussi une optimisation des entrées et sorties des collaborateurs : un nouvel arrivant aura accès à l’intranet dès son premier jour, et un collaborateur quittant la société perdra automatiquement les droits d’accès à l’intranet dès son départ.
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Le Single Sign On (Authentification unique) :
Afin de faciliter l’accès à la page d’accueil de votre intranet, il est nécessaire d’accompagner la mise à jour de l’AD par la mise en place d’un système de Single Sign On (SSO). Ce système permet à l’utilisateur de s’authentifier sur l’ensemble des applications auxquelles il a accès en tapant son mot de passe une seule fois (à l’ouverture de sa session de travail). Le SSO renforce la sécurité en évitant les mots de passe multiples - et donc les post-it autour du poste de travail - tout en facilitant la vie de l’utilisateur qui ne devra s’authentifier qu’une seule fois.
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L’hébergement, la sauvegarde, la restauration :
La mise en place d’un intranet ou d’un réseau social d’entreprise (RSE) nécessite une réflexion autour de ces prérequis techniques. Ainsi, la volumétrie future des utilisateurs permettra de définir la taille, la performance et la localisation des serveurs hébergeant la suite logicielle. Cette dernière doit être sauvegardée régulièrement selon une fréquence prédéfinie, et doit être restaurée de manière fiable et rapide.
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L’interopérabilité :
Le développement de mécanismes d’interopérabilité est nécessaire à l’intégration de la plate-forme dans un environnement informatique existant. La communication avec un système de GED (Gestion des documents) comme google Drive, dropbox, onedrive ou Office365 permettra aux utilisateurs d’accéder homogènement à vos contenus.
Prêt à sauter le pas de la digitalisation, mais des questions persistent ? Demandez un rendez-vous avec notre équipe pour échanger sur votre projet !
