Assurer la communication interne dans les mairies implique une bonne
coordination des équipes à travers une communication unifiée, des outils fédérateurs
et un espace digital en mobilité.
En effet, dans les mairies, la majeure partie des agents sont sur le
terrain et ont pour certains une maîtrise limitée de l'informatique. Ces agents ont
peu l’occasion de consulter les actualités de la mairie.
Votre défi: leur donner accès à l’information à tout moment, à toute
heure et avec une grande facilité.
L'intranet s’impose de plus en plus comme l’outil idéal pour les mairies: efficace,
mobile et surtout ultra facile à prendre en main. Il assure une communication fluide
entre les décideurs, les agents de l'hôtel de ville et ceux du terrain.
Concrètement
l’intranet centralise toutes les informations dédiées aux services de la
mairie.
I. En quoi l’intranet devient indispensable pour votre mairie ?
L’intranet améliore la communication interne au
sein de votre mairie. Il
centralise l’information, facilite sa circulation, renforce la transparence
et surtout encourage la collaboration entre
les équipes. Ces avantages
accélèrent l’efficacité des agents et restent un atout pour la gestion
municipale.
A. Une centralisation de l’information
Toute l’information interne est
centralisée sur votre intranet. Cet
emplacement centralisé stocke, organise et recherche facilement vos documents.
Les informations officielles sont disponibles en permanence et les actualités de
la
mairie sont diffusées au quotidien. La recherche sémantique, dotée d’une
recherche
avancée qui comprend le sens des mots-clés, vous livre des résultats plus
précis.
Quant à la visionneuse de documents, elle vous aide à prévisualiser vos
documents
sans avoir à les télécharger. Ce qui vous fait gagner du temps !
B. Une collaboration renforcée
La plateforme regroupe les outils
nécessaires aux agents pour mener à bien leur mission.
Vous trouverez par exemple sur l’intranet :
- un annuaire pour répertorier tout le personnel de la mairie
ainsi que leurs contacts;
- un agenda pour plus de visibilité sur les disponibilités de vos
collègues et mieux programmer vos rencontres et réunions;
- un espace de gestion documentaire pour partager des documents avec vos
collègues…
- un organigramme interactif pour visualiser votre structure
organisationnelle.
- des fiches profils pour que vos collaborateurs créent et
personnalisent leurs profils avec des informations pertinentes.
- des badges pour identifier des référents ou des formateurs sur la
plateforme. Si vous rencontrez une difficulté, vous pourrez retrouver ainsi
en un coup d'œil la personne habilitée à vous aider.
Grâce à l’application mobile, les agents sur le terrain ont accès à toute la
documentation et outils de travail nécessaires.
C. Une communication fluidifiée
Votre intranet est le chef d’orchestre de votre communication
interne. Créez des communautés collaboratives, espaces dédiés aux équipes, aux
projets ou à des centres d'intérêts spécifiques. Administration, urbanisme ou
encore domaines culturels et sportifs, chaque service peut avoir un espace dédié
sur l’intranet.
Vos collaborateurs s’abonnent aux communautés qui les intéressent,
échangent des idées et se partagent des documents. L’intranet fait également
office d'un réseau social pour la mairie où chacun peut s’exprimer –avec bien
sûr une validation au préalable du chargé de communication. Les contributeurs
éditent des contenus ou délèguent leur création. Ils partagent facilement
l’information grâce à la large gamme de canevas disponibles.
La plateforme devient le lieu de partage des retours d’expérience sur le terrain,
une boîte à suggestions pour vos agents, un espace d’échanges sur un nouveau
programme.
II. Quels sont les critères d’un intranet adapté à votre mairie ?
L’avantage majeur de Lively est son ergonomie et sa facilité de prise en main :
ainsi, sans maîtrise de l’informatique, chacun de vos agents peut facilement
s’approprier la plateforme. La convivialité de son interface et ses outils
modulaires étant des atouts.
Lively donne un accès instantané à l’information. Vos collaborateurs n’auront plus
besoin d’aller chercher l’information, ils la reçoivent en temps réel et de façon
ciblée. Vos équipes peuvent partager des publications. L’outil de publication Lively
est intuitif et facilite l’interaction entre les équipes de la mairie à l'hôtel de ville et celles sur le terrain.
Grâce à son système d’information ciblée et déléguée, Lively agrège des contenus
hiérarchisés selon les différents services. Certains contenus seront diffusés
exclusivement aux managers ou décideurs, d’autres seront adressés à l’ensemble des
agents. Vous pourrez désigner des modérateurs et mettre en place des workflows de
validation.
Votre plateforme collaborative gère les droits d'accès aux données de manière
sécurisée. Elle intègre un système de sécurité qui garantit la confidentialité des
informations sensibles traitées au sein de votre mairie.
En résumé,
L’intranet devient une nécessité pour toutes les collectivités locales.
Outil collaboratif performant, votre intranet facilite la cohésion et la
communication entre les décideurs, les agents administratifs et ceux du terrain.
L’intranet améliore au quotidien le travail de tous les acteurs de la mairie pour un
un service de qualité.
Lively se démarque particulièrement des autres outils par sa prise en main facile,
son système de sécurité renforcé et la convivialité de son interface.
