Et si vous rendiez votre intranet tout aussi agréable, intuitif, facile à utiliser que les réseaux sociaux ? Et si vous pouviez profiter d’une expérience d’administrateur simplifiée, même sans aucune compétence en IT ? C'est bien possible avec la plateforme Lively.
En effet, Lively Software est une solution d’intranet dernière génération alignée sur les tendances et exigences du monde digital actuel. Grâce à sa plateforme ergonomique et surtout intuitive, votre chargé de communication interne -ou tout autre administrateur de l’intranet- pourra utiliser et gérer votre plateforme sans la moindre intervention d’une ressource en informatique.
Comment ça se passe, concrètement ?
Choisissez pour vos équipes un intranet facile à comprendre et à utiliser
Avec Lively, vos collaborateurs et même votre administrateur utilisent l’intranet sans prérequis en informatique.
En tant qu'administrateur, vous gérez la plateforme, à votre convenance, sans aucune connaissance en IT. Vous mettez à disposition de vos différentes entités les outils qu’il leur faut en fonction de leurs métiers et caractéristiques, ou alors selon leur lieu d'implantation (site).
Vous avez une nouvelle application en interne, vous souhaitez donner l’accès depuis l’intranet et ainsi la promouvoir pour qu’elle fasse partie des outils de référence ? La “banque d'applications” règle toute la question. Plus qu’un simple raccourci pour avoir accès aux liens utiles, c’est le référentiel des principaux outils de votre entreprise. Vous pouvez même profiler son contenu en fonction des utilisateurs. Ainsi, vous pouvez mettre à la disposition des managers l’outil d’évaluation des collaborateurs, ou encore l’outil de gestion des congés pour tous les utilisateurs.
Affectez les rôles et les accès avec aisance
Lively vous offre une flexibilité dans la gestion des rôles et des contributions de vos collaborateurs : contrôlez qui a accès à quoi, et qui peut publier quoi. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :
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Avec les entités, définissez des groupes d’utilisateurs ayant les mêmes profils, et donc les mêmes droits. Vous pouvez décider par exemple que les collaborateurs d’un site n’auront pas forcément accès à telle ou telle thématique parce que tout simplement, ils n’en ont pas besoin. Ce qui les évite de
se perdre dans un flot d’informations.
- Affinez les droits vers les espaces de publication. Pour cette option, vous pouvez, en tant qu’administrateur, créer différents espaces et gérer les droits de publication. Vous donnez aux collaborateurs l’option de s’abonner eux-mêmes à ces espaces dédiés, ou encore définissez des abonnements par défaut. Vous pouvez, par la même occasion, nommer les contributeurs. Il vous suffira juste de cocher la case dédiée, et c’est parti : les utilisateurs désignés auront les droits de publication. Les collaborateurs peuvent partager des informations, des articles de veille, des publications en fonction de leurs intérêts. La communication interne devient transversale et l’affaire de tous. Vous souhaitez garder la main sur la publication dans certains espaces ? C’est possible, en y définissant des droits utilisateurs restreints.
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des espaces publics (ouverts à tous vos collaborateurs), privés (restreints aux collaborateurs que vous y aurez invités, il peut s’agir d’une équipe travaillant sur un même projet ou encore des membres d’une même entité par exemple) et enfin des espaces secrets (ceux-ci existent sur votre plateforme mais vos collaborateurs ne le verront que si vous les y ajoutez).
Façonnez votre page d’accueil selon l'actualité
Vous avez aussi la main pour gérer l’organisation de votre page d’accueil. Même si vous n'avez pas d'actualités du moment, la page d'accueil peut être réorganisée automatiquement. Comme ça se fait sur les réseaux sociaux, il vous suffit juste d’épingler ou de désépingler votre dernière actu selon votre besoin du moment et la page se réorganise aussitôt. Vous avez une annonce à faire, un widget à afficher ? Il vous est possible d’animer la plateforme en toute autonomie. Vous pouvez en rajouter autant que besoin. Enfin, gérez même l’apparence globale de la plateforme en fonction de vos besoins du moment, en ajoutant simplement des bannières d’actualités ou un fond d’écran temporaire par exemple.
Un annuaire centralisé pour vos différentes sources de données
L’option “annuaire” que vous propose Lively est facile d’utilisation, mais aussi facile à mettre aussi en place par votre administrateur. Une fois que les premiers paramétrages sont faits, l'administrateur peut opérer plusieurs automatisations par lui-même sans avoir besoin d’un service IT. Trois cas de figure peuvent se présenter :
- Votre entreprise a déjà des outils de gestion d'utilisateurs en interne
Que vous utilisez des logiciels comme Lucca, Azure, Workday, un Active Directory ou d’autres outils, vous pourrez récupérer toutes vos données (nom, prénom, fonction, coordonnées,... ainsi que toute autre information) et les intégrer dans l’outil Lively. L'un des avantages de Lively, c’est sa capacité à récupérer toutes ces données et les intégrer dans l’annuaire. Nous mettons en place un script de synchronisation quotidien, qui gère les entrées et sorties des collaborateurs et la mise à jour de leurs données. Lively s’adapte à votre besoin et capitalise également sur votre base de données existante.
- Vous avez déjà un tableau excel avec les données de vos collaborateurs
Même si vous aviez déjà répertorié vos données sur un tableau Excel, la solution Lively pourra toujours les importer, ce qui permettra la création en masse de tous vos utilisateurs.
- Vous n'aviez pas encore d’outils référentiels en interne
Vous n’avez pas encore de service informatique, encore moins d’outils en interne qui servent à référencer vos collaborateurs ? Pas de soucis : Lively va le devenir ! Il pourra, soit intégrer votre base de données, soit gérer directement vos utilisateurs depuis la fonctionnalité de gestion des utilisateurs de l’intranet.
Conclusion
Grâce à la plateforme intuitive et ergonomique de Lively, votre chargé de communication, même sans aucune connaissance en informatique, est autonome dans la gestion de votre plateforme de communication interne : il administre en toute autonomie votre intranet, crée des widgets, gère des communautés, contrôle des droits d’accès, anime des pages et partage des informations. La solution Lively offre une expérience utilisateur simplifiée à tous vos collaborateurs, sans la moindre intervention d’une ressource en informatique.
