Loin d’être une simple tendance, l’intranet s’impose aujourd’hui comme un outil incontournable dans les entreprises. Il n’est plus seulement une source d’informations et de documentation mais aussi un réseau interne.
Découvrons les principales conclusions de
l’étude menée par l’Observatoire de l’Intranet et de la Communication digitale d’Arctus.
L’édition 2023 de l’Observatoire révèle une nette évolution de la perception qu’ont les entreprises de leur intranet. Autrefois considéré comme une boîte aux lettres interne, l’intranet est devenu un outil d'information et de socialisation. Pour cause, 2 entreprises sur 3 constatent que l’intranet occupe une place centrale et reste indispensable à leur fonctionnement quotidien. Toutefois, bien qu’il soit devenu un outil incontournable pour la communication interne, l’étude souligne le fait que l’intranet trouve encore des freins à son adoption.
Que représente aujourd’hui l’intranet pour l’entreprise ? Quels sont ses enjeux et défis ? Quel est le comportement des collaborateurs vis-à -vis de l’intranet ? Comment optimiser l'expérience utilisateur ? Ce sont autant de questions auxquelles l’étude a apporté des réponses. Voici notre synthèse sur le sujet.
1. Un levier d’information et de développement social
Selon l’étude, les principaux enjeux pour les entreprises sont de
fluidifier la communication
interne (69%), d’améliorer la capitalisation et la transmission des savoirs (59%) et d’impacter l’efficacité opérationnelle (59%). A cela s’ajoute une nouvelle donne importante : l’inclusion promue par l’intranet. Plus du tiers des entreprises présentent leur intranet comme un outil classique d’info-com tandis que 27% des entreprises l'identifient comme une plateforme communautaire et collaborative. En effet, pour 59% des répondants, le digital interne est une opportunité de développer le lien social entre collaborateurs.
L’intranet se positionne de plus en plus dans les enjeux stratégiques des entreprises.
La transformation digitale interne intéresse à 82% la direction générale et les managers et à 77%les salariés connectés.
Dans ce sens, seul le quart des entreprises sondées ont lancé une Digital Workplace ou Employee Experience Platform (EXP).
2. Engager plus avec des fonctionnalités collaboratives
L’intranet nouvelle génération demande plus que de l'interactivité, il requiert de
l’engagement.
Les collaborateurs sont de plus en plus engagés avec des fonctionnalités comme le sondage rapide utilisé par le tiers des entreprises ou encore l’onboarding des nouvelles recrues (26%).
Par ailleurs, l’Observatoire a révélé les contenus plébiscités par les entreprises, dont voici le
top5 :
- Actualités (77%)
- Informations froides (58%)
- Vidéos et contenus animés (57%)
- Evénements (53%)
- Newsletters en ligne ou magazines (41%)
Autre fait marquant de ce rapport 2023, les fonctionnalités collaboratives et sociales renforcent leur percée avec une prédominance de l’annuaire, suivis des Likes & commentaires, des espaces collaboratifs, des sondages & quizz, et du fil de discussion.
L’ Observatoire note que les entreprises ont, pour la plupart, déployé respectivement ces grandes fonctionnalités :
- Annuaire d’entreprise / gestion de son réseau
- Likes, partages et commentaires
- Moteur de recherche transverse
- Espace de travail collaboratif
- Sondage, enquête en ligne, quizz
Ces fonctionnalités deviennent progressivement des incontournables sur les plateformes de communication interne.
3. Gouvernance collective, contribution diversifiée
L’intranet n’est plus l'apanage d’une seule équipe. Sa gouvernance, bien que stratégique, nécessite plus d’implication de différents métiers et de contributions plurielles dans les entreprises. Les entreprises s’organisent majoritairement autour d’un comité éditorial (42%), puis en comité opérationnel (34%) et enfin en instance de décision technique (29%) selon l’étude 2023 de l’Observatoire. Ensuite, la moitié des entreprises confient le pilotage de l’intranet au DirCom. Notons également qu’environ 4 entreprises sur 10 attribuent ce rôle à la Direction Générale ou à la DSI. Pour d’autres, un responsable intranet est désigné (38%) ou alors la DRH (25%) s’en occupe.
4. Des contributeurs aux profils divers
Toujours selon l’Observatoire, sur 10 entreprises, les 4 notent une contribution de tous les métiers dans leur intranet. Aussi, 1 entreprise sur 4 confie la gestion et la contribution à la Com/RH avec certains métiers et 19% des entreprises réservent exclusivement la publication à la Com/RH –une toute petite minorité donc. Par ailleurs, l’exploitation des données partagées est un autre enjeu managérial. Les 2/3 des entreprises consultées partagent les données recueillies avec le management, 43% mettent en place des actions correctives et plus du tiers partagent les données avec les contributeurs. Par contre, seules 23% des entreprises vont comparer les KPIs avec les données recueillies.
5. Des évaluations qualitatives et quantitatives fiables grâce aux outils de l’intranet
Dans la même optique, le rapport évoque que 66% des entreprises préfèrent l’évaluation quantitative alors que 46% s’adonnent à l’analyse qualitative de leur intranet. De façon plus détaillée, retenons qu’1 entreprise sur 2 évalue quantitativement les performances de son intranet à travers le nombre de logs. S’en suit une mesure via des sondages et enquêtes en ligne pour le tiers des entreprises, à côté d’une analyse des commentaires, likes et votes en ligne.
La montée en compétences des contributeurs renforce la pertinence de l’intranet. La moitié des entreprises dédie des formations à distance aux contributeurs, 46% forment des communautés d’échanges et le tiers organise des formations présentielles.
6. Des défis structurants malgré les avancées majeures
L’intranet a de beaux jours devant lui, tant pour son adoption que pour la perfection de ses fonctionnalités. Quelques défis sont à relever afin de faire jouer à l’intranet son plein rôle dans la transformation digitale et le développement du lien social dans les entreprises.
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Tout d’abord, l’étude révèle que le principal frein à l’adoption d’un outil digital interne est le manque de temps (48%), suivi par le manque de formation, l’absence de clarté ou de charte de la gouvernance et enfin le manque de compétences numériques.
La mise en place d’un intranet intuitif, adapté à l’appétence informatique de vos collaborateurs, est donc primordiale. Allez à l’essentiel dans votre intranet : la mise en place de fonctionnalités inutiles représentera principalement une perte de temps et de clarté pour vos utilisateurs.
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Ensuite, l’Observatoire note que l’engagement des collaborateurs est plus intense chez la population connectée et surtout chez le top management. Dès lors, le challenge est d’engager les
non-connectés
pour avoir le maximum de collaborateurs autour d’une même plateforme digitale interne. Cette population non connectée de l’entreprise fait principalement face à 2 challenges à savoir un manque de temps pour consulter ou rechercher des informations sur l’intranet et celui lié à des compétences digitales limitées.
C’est pourquoi Lively propose une plateforme avec une expérience d’administrateur simplifiée, même sans aucune compétence en IT, mais aussi une meilleure diffusion de l’information où l’actualité est mise en avant. Vos collaborateurs et même votre administrateur utilisent non seulement
l’intranet sans prérequis en informatique,
mais ils ne se perdent plus dans un flot de données car l’information est ciblée grâce à une bonne gestion de la plateforme. Vos collaborateurs n’auront plus également de difficultés à se connecter grâce à l’application mobile Lively software disponible à partir de leur téléphone.
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Autre point bloquant, l’intranet peine à s’intégrer dans l’architecture numérique des entreprises. Pour la plupart des répondants de l’étude 2023, les rares fonctionnalités qui parviennent à s’intégrer dans l’environnement numérique sont les liens simples vers des applications métiers (67%) et la connexion à une application métier (59%).
Conclusion
En définitive, l’intranet continue sa percée dans l’entreprise comme outil digital interne plébiscité par l’info-com pour davantage renforcer le lien social entre collaborateurs. Il est également noté que la tendance 2023 revient principalement aux actualités, au sondage, à l’annuaire, aux likes et commentaires, un ensemble de fonctionnalités qui visent à booster l’engagement des collaborateurs autour de l’intranet.
Tous les atouts de l’intranet font face à des challenges que les entreprises doivent rapidement relever, entre autres connecter les populations ne disposant pas d’équipements numériques ou encore la non-implication des collaborateurs en raison du manque de temps.
Autant de défis que les métiers Com-RH et DSI devront attaquer pour mieux faire adopter l’intranet comme outil incontournable de la communication interne et de la QVT en entreprise.
Dans certaines entreprises, la pluralité des activités et la présence géographique peuvent rendre certains projets et sites méconnus des collaborateurs. Profitez de cette période estivale pour faire découvrir ces activités et lieux. Optez pour une nouvelle rubrique qui mettra la lumière sur des zones ignorées dans votre entreprise ou alors des personnes ou métiers jusqu'à présent en second plan.
C’est pourquoi il est important avant de lancer votre projet intranet d’
identifier les enjeux, défis
pour réussir votre plateforme, de mettre en place une
stratégie gagnante qui répond à vos besoins et objectifs
, de
réunir les compétences nécessaires dans votre équipe projet
et plein d’autres bonnes pratiques que vous pourrez découvrir sur notre blog afin de réussir votre plateforme collaborative et de communication interne.
