Pour faire de votre intranet un puissant levier de communication interne, votre plateforme doit répondre à vos besoins et aux attentes de vos collaborateurs, d’où la nécessité d’impliquer ces derniers dans votre projet intranet. En effet, vos collaborateurs sont les principaux utilisateurs de votre outil collaboratif, ils doivent donc nécessairement participer à la conception de celui-ci. La clef de voûte reste donc la constitution d’une équipe projet performante pour mettre en action leur intelligence collective.
Voici les étapes essentielles pour mener à bien votre projet intranet avec les compétences qu’il vous faut !
I. Définissez les objectifs du projet intranet
l’intranet est un outil pour les services communication, RH et DSI. Chacun de ces services tire profit du même outil collaboratif, sans interférence, avec des actions ciblées et en capitalisant sur des objectifs communs. L’essentiel est que les objectifs et attentes de chacune de vos entités soient préalablement définis lors de la conception du projet avec vos équipes. Une fois vos objectifs listés, vous saurez quelles
fonctionnalités prioriser.
II. Déterminez les membres clés de l’équipe projet
Comme pour tout projet, identifier les parties prenantes est la première étape pour déployer une stratégie bien définie. Il s’agira donc pour votre intranet de sélectionner les compétences nécessaires pour constituer une équipe performante, à même d’accomplir les tâches répertoriées.
La qualité première à rechercher dans votre équipe projet est la motivation. C'est elle qui conditionnera son implication ! Afin d’assurer la performance de votre équipe projet sur tous les plans, pensez à varier les profils. Il vous faudra idéalement un profil IT pour la vision technique et les potentielles intégrations d’outils externes, une expertise en communication qui donnera vie à la plateforme et un profil RH puisque l’Intranet sert également à la gestion des talents.
Songez également à diversifier encore plus cette équipe en intégrant des responsables métiers et des utilisateurs qui exercent sur le terrain. Ces profils pourront mieux vous donner un feedback sur l’utilisation de la plateforme collaborative, ce qui vous évitera certaines erreurs et vous permettra d’améliorer certaines fonctionnalités.
Enfin, vous devriez évaluer la charge de travail de ces ressources mobilisées et vous assurer de leurs disponibilités. Mettez en place une matrice ou une grille d’évaluation pour avoir une vue globale sur les profils disponibles et les tâches à exécuter pour réaliser votre projet d’intranet.
III. Établissez les rôles et les responsabilités pour chaque membre de votre équipe
Après avoir identifié les profils qu’il vous faut, vient l’étape d’organiser les rôles. Choisissez en premier le chef de file : un ou des chef(s) de projet. En général, il est recommandé de former un binôme comme leader du groupe. Ce duo doit refléter un équilibre entre les compétences technique et fonctionnelle.
Pour le reste de votre équipe, vous allez définir les responsabilités de chacun afin d’éviter tout chevauchement ou doublon dans l’exécution des tâches. Chacun avec ses rôles bien clarifiés, l’équipe pourra collaborer, échanger et se soutenir tout au long de la mise en place de votre Intranet.
Ensuite, établissez un dispositif de communication efficace notamment à travers des comités de suivi réguliers du projet. Ces réunions d’évaluation vont permettre d’anticiper sur les points d’amélioration que votre projet intranet va rencontrer durant sa réalisation. Les membres de l’équipe pourront échanger directement sur la résolution de problèmes rencontrés et rester alignés sur toutes les étapes de la collaboration.
IV. Fixez les délais et les échéances du projet
Tout projet a une durée de vie, un début et une fin. Votre équipe projet doit définir un calendrier détaillé des différentes actions, parfois regroupées en cycles d’exécution. De fait, chaque étape sera évaluée sur une durée relative à la disponibilité des compétences affiliées et de la nature des activités à déployer.
Un rétroplanning bien structuré donne de la visibilité sur l’évolution de votre projet ainsi que sur les activités bouclées et celles à venir. C’est aussi un moyen de challenger les membres du groupe dans la livraison de leurs tâches avec des deadlines bien définies.
En fin de compte, le facteur temps est à gérer avec minutie puisqu’il permet d’optimiser vos coûts et d’éviter des retards de livraison de votre projet d’Intranet.
V. Évaluez régulièrement et réadaptez votre démarche
La dernière étape pour bien mener votre projet d’Intranet peut être résumée par “Test and Learn” (Teste et apprends). Elle est une phase importante pour surveiller l’avancement du projet et tester la bonne réussite de votre future solution d’intranet.
En pratique, vous devrez mettre en place des sessions de démonstration pour valider ou invalider les actions réalisées par votre équipe projet. Avec cette démarche, vous aurez la possibilité d’apporter les modifications adaptées au projet au vu des besoins évolutifs ou des orientations du top management.
Conclusion
Si vous voulez déployer une plateforme collaborative performante, commencez par créer un groupe projet performant. Plus votre équipe est qualifiée, mieux le projet sera abouti.
On l’aura compris, réussir un projet intranet nécessite une équipe motivée avec des compétences diversifiées, des rôles bien clairs et des objectifs clairement définis.
Pour gagner en efficacité, vous devez mettre en place des comités de suivi du projet afin de s’assurer du bon avancement des actions à poser. Celles-ci doivent être inscrites dans le temps avec un calendrier offrant une visibilité sur les étapes d’exécution du projet.
Enfin, il vous faudra évaluer et adapter le projet selon ses spécificités pour tester ce qui marche et résoudre les points de blocage.
C’est pourquoi un projet intranet ne peut être réussi qu’avec une “dream team” performante, motivée, capable de situer leurs besoins et leurs objectifs pour leur plateforme.
