Organisez simplement et efficacement vos événements d’entreprise grâce aux modules
dédiés de votre intranet nouvelle génération.
Lively met à votre disposition des fonctionnalités qui simplifient
chaque étape de votre événement.
De la planification à l’exécution, vos équipes sont
déchargées des tracas logistiques pour se concentrer sur l’essentiel.
Découvrez comment chacune de nos fonctionnalités est conçue pour faciliter la gestion
logistique de vos événements, coordonner vos équipes, gérer vos invitations et
collecter les retours après vos sondages post-événement.
À chaque étape, découvrez nos astuces pour rendre les processus
d'organisation plus simples et transformer vos événements en succès, grâce à votre
intranet.
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Préparez votre événement avec votre intranet nouvelle génération
Vous organisez un événement pour remercier vos équipes de leurs
belles performances ? Votre plateforme de communication interne vous
accompagne dans son organisation ! Créez votre événement depuis votre
intranet et indiquez-y les informations pertinentes telles que l’intitulé de
l'événement -“Team Building 2024” par exemple-, la date, l’heure, la
localisation, l’ordre du jour, et tout autre complément d’information. Tous
ces éléments sont centralisés dans un seul et même espace de l’intranet et
accessibles à tous.
Mettez en valeur votre événement en ajoutant des contenus médias
comme des images d’invitation, des photos ou vidéos de temps forts des
éditions précédentes.
Assurez-vous que tout le monde soit informé de votre événement en le plaçant
“à la Une” dans la bannière d’actualités, avec le message d’annonce de votre
choix : “Plus que quelques jours pour boucler
l’année en beauté ensemble”.
Ces rappels vont contribuer à booster les participations.
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Gérez vos invitations et les participations à votre événement avec Lively
Avec Lively, contrôlez les participations et gérez le suivi.
Lancez vos invitations à partir de la plateforme et suivez les réponses
(je participe/ je ne participe pas). Ces
confirmations d’inscriptions vous aident à être pragmatique sur le terrain.
Vous exportez la liste des participants avec leurs coordonnées, et facilitez
la logistique comme la gestion des repas à prévoir, par exemple. Laissez la
participation libre si les inscriptions se font sur une base de volontariat.
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Faites vos sondages sur votre intranet et co-organisez votre événement
Il est également possible de faire des sondages pour inciter les
participants à co-construire l’événement. Demandez-leur, par exemple, leurs
préférences de dates, leurs choix d’activités… et adaptez votre événement
suivant la vision collective.
Cette démarche garantit la réussite de votre événement comme en témoigne
l’étude de Cap'com en 2018. Cette dernière révèle qu’ “un pilotage participatif, la consultation des
collaborateurs en amont sur leurs attentes et besoins et l’implication
de ces derniers dans le contenu sont des gages de réussite d’un
événement.” Une fois cette phase préparatoire assurée et bouclée,
vous serez sûrs de faire de votre événement un succès.
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Vivez votre événement en temps réel sur votre intranet
Vos collaborateurs à distance peuvent aussi participer à
l’événement grâce à la visio accessible depuis l’intranet. Ils vivront en
temps réel l’événement et pourront même intervenir s’ils le souhaitent.
Au-delà de la couverture et de la diffusion en direct, l’intranet va
enregistrer et sauvegarder les vidéos pour permettre à ceux qui n’ont pas pu
le suivre en direct, de le regarder en replay. Les statistiques de
participation en temps réel pourront être exportées par la suite pour être
analysées au moment du bilan.
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Le post-événement …votre intranet immortalise les temps forts !
Votre événement s’est bien déroulé et terminé, il est temps de
gérer l’après événement.
Cette partie est souvent négligée, et pourtant elle inscrit dans le temps
les moments chaleureux partagés entre collègues. N’hésitez pas à remercier,
depuis votre intranet, vos équipes pour leur participation mais aussi leur
implication.
Prolongez l’événement sur votre intranet en partageant des photos et vidéos
des temps forts et invitez les collaborateurs à partager également leurs
prises. Chacun contribuera ainsi à ce retour en images. Vous pourrez
recueillir les témoignages des uns et des autres et en faire un article
grand format dédié à l’événement et le publier sur votre intranet, créant
ainsi une rétrospective complète de la rencontre.
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Faites le bilan de votre événement et anticipez pour les prochains
Les chiffres que vous avez exportés concernant par exemple le nombre
d’inscrits que vous avez eu initialement, et finalement le nombre de
participants que vous avez eu en direct le jour J, vous permettront
d’analyser le gap ou le surplus pour mieux préparer vos prochains
événements. Un sondage après l’événement est aussi envisageable pour
demander à vos collaborateurs leurs retours sur l’événement. Vous
identifierez ainsi les points de réussite ainsi que les axes à améliorer.
Conclusion
En résumé, votre intranet gère votre événement avant, pendant et après. Il vous offre
les outils et fonctionnalités pour assurer l’annonce de votre événement, gérer les
invitations et participations, susciter l'intérêt général auprès de vos
collaborateurs et les impliquer pour co-construire votre événement.
Votre intranet assure aussi la couverture et la diffusion de votre événement grâce au
direct sur votre application mobile. Vous sauvegardez et immortalisez les moments
forts avec les photos et vidéos prises par vous et les autres collaborateurs.
Pour finir, recueillez les retours de vos collaborateurs grâce aux outils de sondage.
Prêts à créer votre prochain événement ? Rendez-vous sur Lively pour des événements
à succès.
