Découvrez nos 10 conseils pratiques pour assurer sa mise en conformité avec le RGPD !

1. CONSEIL : le module “anniversaire”
Il est préférable de ne publier que le jour et le mois, l’année est à éviter.
Les intranets Nouvelle Génération vous permettent de déléguer certaines fonctionnalités de la fiche profil à l’employé : il pourra ainsi lui-même déterminer les informations qui seront visibles dans son espace personnel.

2. CONSEIL : Twitter et Facebook comme LA référence pour les “Félicitations !”
Monique est enceinte ? Mieux vaut lui souhaiter son futur bonheur parental sur les réseaux sociaux que sur l’Intranet.

3. CONSEIL : partager INTELLIGEMMENT un pot de départ
Utiliser un widget de compte à rebours pour informer ses collègues d’un pot de départ est plus envisageable qu’une pancarte dans la salle de réunion qui pourrait porter atteinte au secret professionnel de l’employé.

4. OBLIGATOIRE : la différence entre les informations pro’ et perso’ ?
Distinguer sur la fiche profil les informations personnelles ( anniversaire, naissance à venir, statut marital)  des informations professionnelles ( nom, prénom, mail).

5. DROIT : une information personnelle peut rester … PERSONNELLE !
Les fonctionnalités des Intranets Nouvelle Génération permettent de connecter directement votre Active Directory à l’annuaire digital. Si certains de vos collaborateurs ne souhaitent pas divulguer certaines informations personnelles, faîtes le changement directement sur votre Active Directory.

6. DROIT : vos informations personnelles sont disponibles !
Vous êtes en droit de demander à votre structure toutes les informations personnelles qu’elle possède sur vous.

7. CONSEIL : choisir stratégiquement son délégué aux données personnelles (DPO)
Déléguer la fonction à une personne directement liée aux partages de données personnelles n’est pas une mauvais idée..

Préférer un responsable de communication ou de ressources humaines plutôt que son comptable est une solution la plus adéquates  …

8. RECOMMANDÉ : revoir sa sécurité
Rafraîchir son mot de passe et le complexifier ( y insérer une majuscule, des symboles et des caractères spéciaux) est un gage de sécurité contre d’éventuels piratages.

9. RECOMMANDÉ : consulter notre décryptage du RGPD pour plus de précision
Pour rappel, la facture pour non conformité est lourde ( voir le décryptage du RGPD). Rassurez-vous, l’entrée en vigueur du RGPD le 25 mai ne signifie pas la mise à mort pour les retardataires : vous êtes simplement en proie à une piqûre de rappel du CNIL. Ne procrastinez pas pour une mise en conformité dans les règles.

10. RECOMMANDÉ : la CNIL à votre service
Le CNIL vous vient en aide avec un guide précis sur la mise en conformité en 6 étapes.

11. OBLIGATOIRE : partager les formulaires de consentement
Diffuser rapidement les formulaires de consentement par mail en y acceptant la signature électronique.

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Sources :
Le cabinet d’étude Lecko : https://www.lecko.fr/
CNIL : https://www.cnil.fr/